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Comment fonctionne le service de bureau virtuel Unicount ?

Ennur Bilgin, Estonian e-resident

Unicount est le moyen le plus simple d’enregistrer une société estonienne. Vous avez la possibilité d’enregistrer une société en quelques minutes avec une adresse de bureau virtuel en Estonie. Unicount ne peut offrir ce service de formation rapide qu’à travers son bureau virtuel et son service de personne contact qui est intégré au processus.

Le service de bureau virtuel d’Unicount est conçu pour répondre aux besoins des fondateurs e-résidents qui créent une société estonienne en ligne, mais le service est également utilisé par les citoyens et les résidents d’Estonie, qui préfèrent une adresse professionnelle pour leurs sociétés. Dans cet article, nous expliquons comment fonctionne le service de bureau virtuel.

Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?

Un bureau virtuel permet à votre entreprise d’avoir une adresse physique en Estonie et de bénéficier de certains des services que votre personnel administratif pourrait fournir dans un bureau. Avec un bureau virtuel, vous pouvez travailler de n’importe où dans le monde tout en disposant d’une adresse de siège social estonien pour votre société, avec un traitement fiable du courrier. Toutes vos cartes bancaires et tous vos documents juridiques envoyés à l’adresse de votre société seront mis à votre disposition soit en ligne, soit par le biais d’une réexpédition physique du courrier.

L’obligation de désigner une personne de contact autorisée à recevoir les avis juridiques officiels est une chose que le code de commerce estonien prescrit aux fondateurs e-résidents depuis 2018. Unicount dispose de la licence nécessaire pour agir en tant que votre personne de contact responsable de la réception de toutes les communications officielles des agences gouvernementales estoniennes.

Enregistrement d’une adresse de bureau virtuel auprès d’Unicount

Il existe trois options pour s’abonner au service de bureau virtuel d’Unicount. La première consiste à créer une nouvelle société à responsabilité limitée par le biais du libre-service Unicount disponible en anglais, en estonien, en français, en espagnol, en allemand, en turc et en russe.

Vous devez être citoyen, résident ou e-résident d’Estonie pour vous abonner aux services d’Unicount en ligne. En effet, vous avez besoin d’un code d’identification personnel estonien (connu sous le nom de « isikukood »), ainsi que de votre identifiant numérique pour accéder à notre tableau de bord du client et soumettre des demandes au registre des affaires électroniques.

Si vous résidez en dehors de l’Estonie, l’abonnement au bureau virtuel d’Unicount avec service de personne de contact est déjà coché pour vous. L’adresse de votre siège social sera Veskiposti 2-1002, dans le tout nouveau bâtiment Avala Electra à Tallinn. L’abonnement annuel coûte 179 € avec personne de contact ou 99 € sans personne de contact pour les fondateurs résidents. Une TVA de 20 % sera ajoutée conformément à la législation estonienne.

La deuxième option s’applique lorsque vous avez déjà une société estonienne, mais que vous souhaitez passer au service de bureau virtuel d’Unicount. Il existe une procédure distincte pour s’abonner uniquement à un bureau virtuel par le biais d’Unicount, à l’adresse Unicount.eu/fr/virtual-office. C’est encore plus simple que d’enregistrer une nouvelle société. Après votre inscription, vous devrez mettre à jour l’adresse et la personne de contact de votre société dans le registre des entreprises estoniennes. Nous avons élaboré un guide complet dans la FAQ d’Unicount : Comment changer l’adresse de mon siège social et la personne de contact ?

La troisième option est celle où vous décidez d’enregistrer votre entreprise dans le registre des affaires électroniques de l’État ou chez le notaire pour une raison quelconque. Cela nous convient également si vous n’avez pas besoin de l’assistance supplémentaire et si vous souhaitez économiser 25 € sur les frais d’API qu’Unicount doit facturer pour son service de formation rapide en ligne. En fait, vous devrez l’utiliser de toute façon si vous tenez à établir la société avec plusieurs actionnaires dès le départ. La raison en est que l’API actuelle du registre des entreprises ne prend en charge que les formations à fondateur unique. Cependant, vous aurez besoin d’une adresse de siège social et d’une personne de contact en Estonie, ce que vous pouvez obtenir grâce à l’inscription au bureau virtuel d’Unicount. Il suffit de cocher la case « Ma société ne dispose pas encore de code d’enregistrement » pour que notre équipe sache comment vous aider à enregistrer votre société dans le registre des affaires électroniques

Si vous créez une nouvelle société en utilisant le registre des entreprises estonien, nous avons élaboré un guide sur la manière de procéder tout en utilisant notre service d’abonnement à un bureau virtuel : « Comment puis-je utiliser le service d’adresses et de personnes de contact d’Unicount lorsque j’enregistre moi-même une société ? »

Utilisation du service de bureau virtuel d’Unicount

Une fois que votre entreprise est enregistrée, vous avez accès au tableau de bord du client d’Unicount. Lors de la connexion, nous vérifions que le numéro d’identification personnel figurant sur votre carte d’e-résident, votre Smart-ID, votre carte d’identité ou votre Mobile-ID est lié à au moins un abonnement de bureau virtuel actif.

Plusieurs abonnements de bureaux virtuels peuvent être connectés à des utilisateurs possédant plusieurs sociétés en Estonie, mais il n’existe pas encore de prise en charge multi-utilisateur permettant à différents utilisateurs d’accéder à la même société.

Activation de votre service

Après l’enregistrement de votre société, vous recevrez aussitôt un e-mail vous invitant à activer le service de bureau virtuel. Cela signifie qu’Unicount doit maintenant collecter un peu plus d’informations sur votre entreprise et vos actionnaires pour être en mesure de vous servir. 

Pour soumettre les données du client, connectez-vous au tableau de bord du client, ouvrez le menu Données du client et renseignez les détails de l’entreprise comme indiqué dans cet exemple de capture d’écran avec les données Unicount. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer les modifications » dans le coin supérieur droit. L’enregistrement des données vous conduit automatiquement aux onglets suivants, où vous pouvez insérer les bénéficiaires effectifs de la société et téléverser les fichiers de leur passeport. Nous avons un guide complet ici sur la façon de le faire : Comment puis-je activer le service de bureau virtuel ?

Enregistrement des préférences de communication

Le tableau de bord du client d’Unicount, tout comme le libre-service de création d’entreprise, est disponible en anglais, estonien, français, espagnol, allemand, turc et russe. Quelle que soit la langue que vous avez utilisée pour vous inscrire, vous pouvez toujours passer à la langue qui vous convient le mieux. Lorsque vous sélectionnez votre langue préférée, la langue de l’interface utilisateur du tableau de bord du client change après que vous avez cliqué sur le bouton « Enregistrer les modifications ». Tous les e-mails et messages suivants envoyés par Unicount seront dans cette langue si des traductions sont disponibles.

Vous pouvez également trouver les préférences de communication dans le menu Profil de l’utilisateur. Vous pouvez y choisir de recevoir les lettres d’information d’Unicount et les offres de nos partenaires ou de vous désinscrire si vous vous êtes déjà inscrit à ces services. Les notifications de service et les notifications de courrier entrant sont cochées pour être activées par défaut et ne peuvent pas être décochées. Les notifications de conformité ne peuvent pas non plus être décochées, car Unicount a la responsabilité fiduciaire de vous notifier tous les avis officiels reçus tels que les échéances des rapports annuels, les rapports fiscaux en retard ou les publications au journal officiel.

Accès au courrier

Toutes les correspondances livrées à l’adresse de votre siège social sont ouvertes et scannées quotidiennement. Unicount télécharge ensuite les lettres numérisées dans le menu Messages de votre tableau de bord du client et vous recevez une notification par e-mail concernant une nouvelle correspondance. Pour lire votre correspondance, connectez-vous au tableau de bord du client ici.

Il existe trois catégories de messages dans votre boîte de réception Messages :

Courrier est la catégorie des correspondances physiques adressées à votre entreprise. Elle inclut également les avis d’arrivée de carte bancaire.

Officiel est la catégorie pour tout message d’une agence gouvernementale estonienne qu’Unicount a reçu, soit parce que vous faites partie du programme de protection anti-spam d’Unicount en ayant l’adresse électronique d’Unicount eesti.ee 14614272@eesti.ee assignée en tant qu’adresse électronique publique de votre entreprise, soit parce que l’élément a été envoyé par e-mail à Unicount en tant que personne de contact autorisée en Estonie. Toutes les créations de société réalisées par le biais du service API d’Unicount avec le service de personne de contact d’Unicount sont dotées par défaut du système de protection anti-spam.

Unicount est la catégorie pour tous les messages relatifs au service de bureau virtuel qu’Unicount envoie pour maintenir votre abonnement actif.

Chaque fois que l’équipe d’Unicount peut déterminer qu’un message reçu des autorités est un modèle standard utilisé par le tribunal ou le bureau des impôts, nos modèles personnalisés prétraduits avec des explications supplémentaires sont appliqués pour vous permettre de bien comprendre le contenu des documents reçus en estonien. Si aucun modèle exact prétraduit n’est trouvé, vous pouvez toujours traduire la communication reçue en utilisant un service de traduction automatique tel que Google Traduction. Une intégration de Google Traduction est également disponible dans l’affichage des messages. Après avoir choisi votre langue utilisateur préférée dans l’onglet des préférences de communication, vous n’en aurez besoin que si aucune des langues prises en charge par le libre-service d’Unicount ne correspond à vos besoins. Veuillez contacter le support Unicount si vous ne comprenez pas le contenu d’un message officiel ou si vous voulez être sûr que la traduction automatique est correcte.

Réexpédition de courrier

Lorsque votre société reçoit une correspondance, par exemple une carte bancaire, vous pouvez demander à ce qu’elle soit réexpédiée à votre adresse en dehors de l’Estonie. Il vous suffit de nous communiquer la correspondance que vous souhaitez réexpédier ainsi que l’adresse de réexpédition que vous souhaitez utiliser.

Unicount utilise le service de courrier estonien (Omniva) avec suivi et signature pour l’expédition ou le service de courrier DHL. Vous pouvez contacter le support Unicount pour obtenir un devis. Des frais de service de 25 euros plus TVA sont ajoutés à l’affranchissement. Les frais de réexpédition du courrier sont toujours débités sur votre carte via Stripe avant la réexpédition. Veuillez consulter ce manuel pour apprendre comment ajouter ou modifier votre carte de paiement dans le tableau de bord du client.

Livraisons de courrier

Conformément aux conditions de service, Unicount ne reçoit ni ne réexpédie à ses clients les colis postaux ou livrés par un service de messagerie, sauf si vous en avez convenu au préalable. Il y a cependant quelques correspondances livrées par des coursiers qui arrivent pour nos clients chaque semaine, comme les lettres de confirmation d’inscription à Amazon et les cartes de débit Wise. En fonction de la personne qui livre la correspondance suivie et signée, il se peut qu’elle soit désorientée en entrant dans les bureaux d’Avala et qu’elle ne trouve pas le nom de votre société. Pour s’assurer qu’elles ne partent pas avec votre enveloppe importante, il peut être bon de prévenir le support d’Unicount afin que nous donnions un numéro de téléphone au coursier pour qu’il puisse appeler le bureau depuis la réception. Par ailleurs, utilisez toujours l’adresse Veskiposti 2-1002 pour que le réceptionniste sache qu’elle est adressée au client Unicount. La suite numéro 1002 est réservée à l’usage exclusif des clients du bureau virtuel d’Unicount.

Comment puis-je renouveler mon abonnement au bureau virtuel?

Cela est incroyablement facile lorsque vous vous inscrivez avec une carte bancaire comme mode de paiement. Unicount renouvellera simplement et automatiquement votre abonnement au bureau virtuel pour les 12 prochains mois en prélevant les frais de service annuels 7 jours avant la date d’expiration. Il vous suffit de vous assurer que votre mode de paiement ou votre passeport n’est pas périmé et Unicount fera le reste automatiquement. En cas de problème dû à une carte manquante pour les paiements automatiques Stripe, vous pouvez télécharger votre facture à partir du menu Abonnement et transférer l’argent à Unicount pour le renouvellement manuel. Les factures sont disponibles 60 jours avant l’expiration et vous pouvez toujours voir votre période d’abonnement en cours à partir du tableau de bord du client.

Si vous souhaitez changer de fournisseur de services, vous pouvez résilier votre service dans le menu « Abonnement », puis modifier l’adresse de votre siège social et votre personne de contact dans le registre des entreprises avant la date d’expiration.

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Merci d’avoir lu cet article !

Cet article a été rédigé par Adam Rang, directeur de la communication d’Unicount. Vous pouvez commencer à utiliser Unicount sur Unicount.eu.