fbpx
Logo

Kuidas Unicounti virtuaalkontor toimib?

Adam Rang, Kommunikatsioonijuht

Unicount pakub lihtsaimat võimalust osaühingu registreerimiseks interneti teel. Firma saad registreerida mõne minutiga ID-kaardi, mobiil-ID ja Smart-ID abil. Lisaks asutamisele võid Unicounti iseteeninduses tellida oma ettevõttele ka aadressiteenuse ehk virtuaalkontori.

Unicounti virtuaalkontor on loodud ettevõtjatele, kes eelistavad firma oma kodusele aadressile registreerimise asemel kasutada esindusliku äriaadressi meie büroohoones Veskiposti 2. Selles artiklis selgitame, kuidas virtuaalkontor töötab.

Misasi on virtuaalkontor?

Virtuaalkontor tellimine annab sinu ettevõttele võimalusel kasutada meie kontori aadressi Tallinnas koos mõningate teenustega, mida ettevõtte palgaline sekretäri tavapäraselt teeks. Virtuaalkontori abil saad töötada kõikjalt maailmast, kasutades soliidset Eesti äriaadressi ja usaldusväärne posti vastuvõtmise ja edastamise teenust. Kõik sinu ettevõtte aadressile saadetud pangakaardid ja olulised dokumendid on sinu jaoks kättesaadaval kliendiportaalis või edastatakse sulle füüsiliselt postiga.

Aadressiteenuse tellimine

Unicounti virtuaalkontori teenuse tellimiseks on kolm võimalust. Esiteks uue osaühingu asutamisel Unicounti iseteeninduse kaudu, mis toimib eesti, inglise, vene, prantsuse, hispaania, saksa ja türgi keeles. Teine võimalus on tellida Unicount teenus oma olemasolevale ettevõttele ning seejärel muuta äriregistris firma juriidilist aadressi.

Unicounti teenuste veebis tellimiseks pead olema Eesti kodanik, resident või e-resident. Selle põhjuseks on asjaolu, et meie Kliendiportaali sisselogimiseks on nõutav Eesti isikukoodiga digi-ID olemasolu.

Kui sa elad väljaspool Eestit, siis on Unicounti virtuaalkontori tellimus alati koos kontaktisiku teenusega, vastav teenus on juba linnukesega märgitud. Sinu firma aadressiks saab registreerimise õnnestumisel Veskiposti 2-1002, Tallinn 1038. See aadress on uhiuues Avala Electra büroohoones Tallinnas. Virtuaalkontori aastatellimus maksab 99 € ilma kontaktisikuta või 179 € koos kontaktisikuta mitteresidendist asutajale. Lisandub käibemaks 20%.

Teine võimalus virtuaalkontori tellimiseks on siis, kui sul juba on oma firma, kuid soovid Unicounti virtuaalkontori aadressi kasutama asuda. Sellisel juhu on virtuaalkontori tellimine võimalik aadressil Unicount.eu/et/virtuaalkontor/. See on veelgi lihtsam kui uue ettevõtte registreerimine. Pärast tellimist tuleb sul äriregistris uuendada oma firma juriidilist aadressi. Leiad täpse juhendi Unicounti klienditoe artiklist “Kuidas äriregistris ettevõtte aadressi muuta?

Kolmandaks võimaluseks on olukord, kui soovid mingil põhjusel oma ettevõtte registreerida e-äriregistris või notaris. See sobib ka Unicounti jaoks, kui sa ei vaja täiendavat tuge ja soovite säästa 25 €, mida Unicount peab oma kiireasutamise teenuse eest küsima lisaks riigilõivule, mis on hetkel 265 €. Neid alternatiivseid lahendusi on vaja kasutada ka näiteks siis, kui soovid asutada uue firma mitme osanikuga. Põhjus on selles, et praegune äriregistri API toetab ainult ühe asutajaga kiirasutamist. Aadressi saad oma uuele ettevõttele siiski tellida virtuaalkontori tellimisvormi kaudu. Märgi lihtsalt ära vormil kast “Minu ettevõttel pole veel registrikoodi”, registreerimise õnnestumisel edasta meile oma firma registrikood, et saaksime teenuse aktiveerimisega alustada.

Kui asutad uue ettevõtte e-äriregistri abil, siis leiad siit juhendi, kuidas seda teha koos meie virtuaalkontori teenuse tellimisega: “Kuidas ise ettevõtte registreerimisel kasutada Unicounti aadressi?””

Aadressiteenuse kasutamine

Pärast ettevõtte registreerimist saate juurdepääsu Unicounti Kliendiportaalile. Sisselogimisel kontrollime, et sinu isikukood oleks seotud vähemalt ühe aktiivse virtuaalkontori tellimusega.

Kui sul on mitu ettevõtet, siis kõik need võivad olla Unicounti virtuaalkontori aadressil ja ühtmoodi ligipääsetavad Kliendiportaalist, kuid mitme kasutaja tugi pole veel saadaval, et ühe ettevõtte kontole pääseks ligi erinevad kasutajad.

Teenuse aktiveerimine

Pärast sinu firma registreerimise õnnestumist saad peagi e-kirja, mis palub teil aktiveerida virtuaalkontori teenus. See tähendab, et Unicount peab nüüd koguma sinu ettevõtte ja tegelike kasusaajate kohta rohkem teavet.

Kliendiandmete täitmiseks logi sisse Kliendiportaali, ava menüü Kliendiandmed ja täida nõutud väljad, nagu on näidatud sellel Uniounti andmetega näidisel. Kui oled lõpetanud, klõpsa paremas ülanurgas nuppu “Salvesta”. Andmete salvestamine viib sind automaatselt järgmistele vahekaartidele, kus saad sisestada ettevõtte tegelikud kasusaajad ja laadida üles nende passikoopiad. Siit leiad selle kõige kohta täpsemad juhised “Kuidas ma saan virtuaalkontori teenust aktiveerida?”

Suhtluskeel ja teavitused

Unicount Kliendiportaal, nagu ka ettevõtte asutamise iseteeninduskeskkond, on saadaval eesti, inglise, prantsuse, hispaania, saksa, türgi ja vene keeles. Olenemata sellest, millist keelt sa registreerumisel kasutasid, saad alati lülituda just sulle kõige sobivamale keelele. Suhtluskeele valimine tähendab ka seda, et pärast nupu „Salvesta” klõpsamist muutub Kliendiportaali kasutajaliideses kuvatav keel. Kõik uued Unicounti poolt saadavad sõnumid on sinu poolt valitud keeles, kui vastavad tõlked on olemas.

Teavituste eelistused leiad menüüst “Kasutaja andmed”. Seal saad valida, kas soovid saada Unicounti uudiskirju ja partnerpakkumisi või loobuda neist. Teenuse märguanded ja sissetulevate kirjade teavitused on vaikimisi aktiivsed ja neid ei saa välja lülitada. Ametlikest teadetest ei saa ka loobuda, sest Unicountil on kohustus teavitada kliente kõigist saabunud ametlikest teadetest, näiteks majandusaasta aruannete tähtaegadest, tasumata maksudest või kohtumäärustest.

Kirjade lugemine

Kõik sinu firma virtuaalkontori aadressile toimetatud kirjad avatakse ja skaneeritakse igal tööpäeval. Seejärel laadime skaneeritud kirjad üles Kliendiportaali “Kirjad” menüüsse ja sulle saadetakse e-kirjaga teade uue postisaadetise kohta. Oma kirjade lugemiseks logi sisse Kliendiportaali.

Sinu Kirjade postkastis on kolme eri kategooriat kirju:

Post on sinu ettevõttele adresseeritud postisaadetiste kategooria. See hõlmab ka pangakaardi või tähitud kirja saabumise teateid.

Ametlik on kategooria kõigi Eesti riigiasutuste poolt saadetud sõnumite jaoks, mille Unicount on saanud kas seetõttu, et 14614272@eesti.ee on määratud teie ettevõtte avalikuks e-posti aadressiks, või seetõttu, et kiri oli saadetud Unicountile kui sinu ettevõtte kontaktisikule Eestis. Kõik Unicount kiirasutamise teenuse kaudu kontaktisiku teenusega registreeritud osaühingud on vaikimisi registreeritud Unicounti eesit.ee e-posti aadressiga, et vähendada rämpsposti hulka, mis äriregistris firma registreerimisel saabuma hakkab firma avalikule e-posti aadressile.

Unicount on kõigi virtuaalkontori teenusega seotud sõnumite kategooria, mida Unicount saadab sinu tellimusega seotud infoga.

Kirjade edastamine

Kui sinu ettevõte on saanud postisaadetise, näiteks pangakaardi, võid paluda selle saata edasi oma aadressil Eestis või ka välisriigis. Selleks võid meile lihtsalt teatada kirjast, mida soovid edasi saata, koos aadressiga, kuhu soovid oma kirja edastada.

Unicount kasutab posti edastamiseks Omniva teenust või DHL-i kullerit. Hinnapakkumise saamiseks võid võtta ühendust Unicounti klienditoega. Postikulule lisandub teenustasu 25 eurot, pluss käibemaks. Posti edastamise tasud võetakse sinu salvestatud kaardilt enne posti edastamist. Siit leiad juhendi selle kohta, kuidas Kliendiportaalis pangakaarti lisada või muuta.

Kullersaadetised

Vastavalt Unicounti kasutustingimustele ei võta Unicount vastu ega edasta oma klientidele postiga või kulleriga kohale toimetatud pakke, välja arvatud juhul, kui see on eelnevalt kokku lepitud. Erandiks on kirja formaadis kulleriga kohale toimetatud saadetised, näiteks pangakaardid. Olenevalt kullerfirmast võib juhtuda, et kuller on Avala büroohoonesse sisenedes segaduses, kui ei leia sinu ettevõtte nime. Selleks, et nad sinu tähtsa kirjaga ei lahkuks, on hea Unicounti klienditeenindust eelnevalt teavitada, et annaksime kullerile telefoninumbri vastuvõtulauast kontorisse helistamiseks.

Kuidas aadressiteenuse tellimust pikendada?

Aadressiteenuse tellimuse pikendamine on uskumatult lihtne, kui registreerid makseviisiks oma firma pangakaardi. Unicount pikendab sinu virtuaalkontori tellimust automaatselt järgmiseks 12 kuuks, võttes 7 päeva enne teenuse aegumise kuupäeva järgmise 12 kuu teenustasu. Pead vaid veenduma, et sinu pangakaart või ID-dokument pole aegunud ja Unicount teeb ülejäänu automaatselt. Kui sul pole firma pangakaarti ja sa ei soovi oma erakaarti firma makseteks kasutada, saad oma arve alla laadida menüüst “Tellimuse andmed” ja teha pangaülekande käsitsi. Arved on saadaval 60 päeva enne teenuse aegumise kuupäeva ja oma kehtivat tellimust näed alati Kliendiportaali töölaual.

Kui soovid virtuaalkontori tellimusest loobuda, saad oma teenuse tühistada menüüst “Tellimuse andmed” ning seejärel muuta enne teenuse aegumist äriregistris oma firma juriidilist aadressi ja vajadusel ka kontaktisikut.

Aitäh lugemast!

Selle artikli kirjutas Unicounti kommunikatsioonidirektor Adam Rang. Unicounti virtuaalkontori saad tellida aadressil Unicount.eu.

Alusta juba täna