fbpx
Logo

Unicount sanal ofis hizmeti nasıl çalışır?

Ennur Bilgin, E-Residency üyesi

Unicount, Estonya’da bir şirket kurmanın en basit yoludur. Estonya’da yer alan bir sanal ofis adresiyle birkaç dakika içinde bir şirket kurabilirsiniz. Unicount, bu hızlı kuruluş hizmetini ancak sürece entegre olan sanal ofis ve irtibat kişisi hizmeti sayesinde sunabilmektedir.

Unicount sanal ofis hizmeti, çevrimiçi olarak bir Estonya şirketi kuran e-resident kurucuların ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmıştır, ancak hizmet aynı zamanda şirketleri için profesyonel bir iş adresi tercih eden Estonya vatandaşları ve mukimleri tarafından da kullanılmaktadır. Bu yazımızda sanal ofis hizmetinin nasıl çalıştığını açıklıyoruz.

Sanal ofis nasıl çalışır?

Sanal bir ofis, idari personelinizin bir ofiste potansiyel olarak yapabileceği bazı hizmetlerle birlikte işletmenize Estonya’da fiziksel bir adres verir. Sanal bir ofisle, dünyanın herhangi bir yerinden çalışabilirsiniz ve şirketiniz için güvenilir posta işleme ile Estonya’da kayıtlı bir ofis adresine de sahip olabilirsiniz. Şirket adresinize postalanan tüm banka kartlarınız ve yasal belgeleriniz, çevrimiçi olarak veya fiziksel posta yönlendirme yoluyla size iletilecektir.

Resmi yasal bildirimleri almak için yetkili bir irtibat kişisi atamak, Estonya ticaret kanununun 2018’den beri e-resident kuruculara zorunlu kılınmıştır. Unicount, Estonya devlet kurumlarından tüm resmi iletişimleri almaktan sorumlu irtibat kişiniz olarak hareket etmek için gereken lisansa sahiptir.

Unicount ile sanal bir ofis kaydetmek

Unicount sanal ofis hizmetine abone olmanız için üç durum söz konusudur. Birincisi, İngilizce, Estonca, Fransızca, İspanyolca, Almanca, Türkçe ve Rusça dillerinde sunulan Unicount self-servis hizmeti aracılığıyla yeni bir limitet şirket kurmaktır. İkinci seçenek, mevcut Estonya adresinizden veya Estonya’daki bir sanal ofis hizmet sağlayıcısından Unicount hizmetine geçmektir.

Unicount hizmetlerine çevrimiçi abone olmak için Estonya vatandaşı, mukimi veya e-resident olmalısınız. Bunun nedeni, Müşteri Panosuna erişmek ve Estonya Ticaret Siciline başvuru göndermek için bir Estonya kişisel kimlik koduna (‘isikukood’ olarak bilinir) ve dijital kimliğinize ihtiyacınız olmasıdır.

Estonya dışında ikamet ediyorsanız, Unicount’ın irtibat kişisi hizmetiyle sanal ofis aboneliği sizin için otomatik işaretlenmiştir. Tallinn’deki yepyeni Avala Electra Binasında kayıtlı ofis adresiniz Veskiposti 2-1002 olacaktır. Yıllık abonelik, Estonya’da mukim kurucular için irtibat kişisi ile 179 Euro veya irtibat kişisi olmadan 99 Euro tutarındadır. Estonya mevzuatına göre %20 KDV eklenecektir.

İkinci durum, halihazırda bir Estonya şirketiniz varsa ama Unicount’ın sanal ofis hizmetine geçmek istemenizdir. unicount.eu/tr/virtual-office adresinde Unicount aracılığıyla yalnızca sanal bir ofise abone olmak için ayrı bir süreç vardır. Yeni bir şirket kurmaktan daha basittir. Abone olduktan sonra, şirketinizin kayıtlı adresini ve Estonya Ticaret Sicilindeki irtibat kişisini güncellemeniz gerekir. Unicount SSS’da eksiksiz bir rehber hazırladık: Kayıtlı ofis adresimi ve irtibat kişimi nasıl değiştirebilirim

Üçüncü durum ise şirketinizi herhangi bir nedenle devletin Estonya Ticaret Siciline veya notere kaydettirmeye karar vermenizdir. Ek desteğe ihtiyacınız yoksa ve Unicount’ın hızlı çevrimiçi kuruluş hizmeti için talep etmesi gereken API ücretinden 25 Euro tasarruf etmek istiyor olabilirsiniz. Aslında, başlangıçtan itibaren birden fazla hissedarla şirket kurmaya hevesliyseniz, bu yöntemi tercih etmeniz gerekecek. Bunun nedeni, mevcut Ticaret Sicili API’ının yalnızca tek kuruculu şirket kuruluşlarını desteklemesidir. Bununla birlikte, Unicount’ın sanal ofis kaydı yoluyla alabileceğiniz, Estonya’da kayıtlı bir ofis adresine ve irtibat kişisine ihtiyacınız olacak. Ekibimizin Estonya Ticaret Sicilinde şirket kaydı konusunda size yardımcı olacağını bilmesi için “Şirketimin henüz kayıt kodu yok” kutucuğunu işaretlemeniz yeterlidir.

Yeni bir şirketi ancak Estonya Ticaret Sicilini üzerinden Unicount sanal ofis aboneliği hizmetimizi kullanarak kurmanız için de bir kılavuz hazırladık: “Bir şirket kaydını kendi başıma yaparken Unicount’ın adres ve irtibat kişisi hizmetlerini sipariş edebilir miyim?”

Unicount sanal ofis hizmetini kullanma

Şirketiniz kurulduktan sonra Unicount Müşteri Panosuna erişim kazanırsınız. Oturum açarken e-resident kartı, Smart-ID, kimlik kartı veya Mobile-ID üzerine kayıtlı bulunan kişisel kimlik numaranızın en az bir aktif sanal ofis aboneliğine bağlı olup olmadığını kontrol ederiz. Unicount sanal ofisini kullanan sınırsız sayıda şirketiniz olabilir. Mevcut bir şirketiniz olmadığı sürece, yalnızca şirketiniz kurulup bir kayıt numarası aldıktan sonra giriş yapabilirsiniz.

Hizmet aktivasyonu

Şirketiniz kurulduktan bir süre sonra sanal ofis hizmetini etkinleştirmenizi isteyen bir e-posta alacaksınız. Bu, Unicount’ın size hizmet edebilmesi için artık işiniz ve hissedarlarınız hakkında biraz daha bilgi toplaması gerektiği anlamına gelir. Müşteri verilerini toplama gereklilikleri, Unicount gibi lisanslı hizmet sağlayıcıları düzenleyen Estonya mevzuatından kaynaklanmaktadır.

Müşteri verilerinizi Müşteri Panosuna kaydetmek için, Müşteri Verileri menüsünü açın ve bu örnek ekran görüntüsünde gösterildiği gibi gerekli İş ayrıntılarını Unicount verileriyle doldurun. İşiniz bittiğinde sağ üst köşedeki “Değişiklikleri kaydet” seçeneğini tıklayın. Verileri kaydetmek sizi otomatik olarak şirketin maliklerini ekleyebileceğiniz ve pasaport dosyalarını yükleyebileceğiniz sonraki sekmelere götürür. Bunun nasıl yapılacağını anlattığımız bir rehberimiz var: Sanal ofis hizmetini nasıl aktif hale getirebilirim?

İletişim tercihlerini kaydetme

Unicount Müşteri Panosu tıpkı şirket kurma self-servisi gibi İngilizce, Estonca, Fransızca, İspanyolca, Almanca, Türkçe ve Rusça dillerinde kullanılabilir. Her zaman size en uygun dile geçiş yapabilirsiniz. Tercih ettiğiniz dili seçmek, “Değişiklikleri Kaydet” düğmesini tıkladıktan sonra Müşteri Panosu kullanıcı arayüzünün dilinin değişeceği anlamına gelir. Unicount’ın gönderdiği aşağıdaki tüm e-postalar ve mesajlar, çevirileri varsa o dilde iletilecektir.

İletişim tercihlerini Kullanıcı Profili menüsü altında da bulabilirsiniz. Unicount haber bültenlerini ve ortaklık tekliflerini almak isteyip istemediğinize karar verebilir veya daha önce bunlara kaydolduysanız vazgeçmeyi seçebilirsiniz. Hizmet bildirimleri ve gelen posta bildirimleri varsayılan olarak etkin olacak şekilde işaretlenmiştir ve işaret kaldırılamaz. Unicount’ın, faaliyet rapor son tarihleri, gecikmiş vergi raporları veya resmi gazete yayınları gibi alınan tüm resmi bildirimleri size bildirmek konusunda mütevelli sorumluluğu olduğundan, uygunluk bildirimleri de değiştirilemez.

Postalara erişim

Kayıtlı ofis adresinize gönderilen tüm postalar günlük olarak açılır ve taranır. Unicount daha sonra taranan mektupları Müşteri Panosu mesajları menünüze yükler ve yeni bir posta öğesi hakkında bir e-posta bildirimi alırsınız. Posta öğelerinizi okumak için buradan Müşteri Panosuna giriş yapın.

Mesajlar gelen kutunuzda üç mesaj kategorisi vardır:

Posta, şirketinize gönderilen fiziksel posta öğelerinin kategorisidir. Buna banka kartı teslim alma bildirimleri de dahildir.

Resmi, Unicount’ın aldığı herhangi bir Estonya devlet kurumu mesajının kategorisidir ve bunun nedeni, Unicount eesti.ee e-posta adresini (14614272@eesti.ee) şirketinizin genel e-posta adresi olarak atayarak Unicount istenmeyen e-posta koruma planının bir parçası olmanız veya öğenin Estonya’daki yetkili irtibat kişiniz olarak Unicount’a e-postayla gönderilmesidir. Unicount irtibat kişisi hizmeti dahil olarak Unicount API hizmeti aracılığıyla kurulan tüm şirketler, varsayılan olarak istenmeyen e-posta koruma kapsamına girmektedir.

Unicount, aboneliğinizi aktif tutmak için Unicount’ın gönderdiği tüm sanal ofis hizmetiyle ilgili mesajların kategorisidir.

Unicount ekibi, yetkililerden alınan bir mesajın mahkeme veya vergi dairesi tarafından kullanılan standart bir şablon olduğunu belirlediğinde, Estonca alınan içerik belgelerini net bir şekilde anlamanız için ekstra açıklamalar içeren özel önceden çevrilmiş şablon mesajlar şeklinde iletir. Önceden çevrilmiş tam bir şablon bulunamazsa, alınan mesajı Google Çeviri gibi bir makine çevirisi hizmetini kullanarak her zaman çevirebilirsiniz. Panomuzdaki mesaj görünümünde bir Google Çeviri entegrasyonu da mevcuttur. İletişim tercihleri sekmesinde tercih ettiğiniz kullanıcı dilini seçtikten sonra, yalnızca Unicount self-servis tarafından desteklenen dillerden hiçbiri ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa buna ihtiyacınız olacaktır. Herhangi bir resmi mesajın içeriğini anlayamıyorsanız veya makine çevirisinin doğru olduğundan emin olmak istiyorsanız lütfen Unicount destek ile iletişime geçin.

Posta yönlendirme

Şirketiniz banka kartı gibi postayla gönderilen bir öğe aldığında, bunun Estonya dışındaki konumunuza iletilmesini isteyebilirsiniz. Göndermek istediğiniz ürünü, kullanmak istediğiniz gönderi adresi ile birlikte bize bildirmeniz yeterlidir.

Unicount, postanızı iletmek için Estonya Postası (Omniva) izlenen ve imzalanan hizmeti veya DHL kuryesini kullanır. Bir fiyat teklifi için Unicount desteği ile iletişime geçebilirsiniz. Posta ücretine 25 Euro artı KDV servis ücreti eklenir. Posta yönlendirme ücretleri, yönlendirmeden önce her zaman Stripe aracılığıyla kartınızdan tahsil edilir. Müşteri Panosu aracılığıyla ödeme kartınızı nasıl ekleyeceğinizi veya değiştireceğinizi öğrenmek için lütfen bu kılavuza bakın.

Kurye teslimatları

Hizmet Kullanım Koşullarına göre, Unicount, önceden kararlaştırılmadıkça, Müşterilerine postayla veya kurye ile teslim edilen paketleri almaz veya iletmez. Amazon kayıt onay mektupları ve Wise banka kartları gibi her hafta müşterilerimize kurye ile teslim edilen bazı postalar gelmektedir. Takipli ve imzalı ürünü teslim eden kişiye bağlı olarak Avala ofis binasına girip firma adınızı bulamayınca kafası karışmış olabilir. Önemli bir postanızın teslim edildiğinden emin olmak için Unicount desteğini önceden bilgilendirmeniz iyi olabilir, böylece kuryeye resepsiyondan ofisi araması için bir telefon numarası verebiliriz. Ayrıca, resepsiyon görevlisinin adresin Unicount müşterisine gönderildiğini bilmesi için her zaman Veskiposti 2-1002 adresini kullanın. Suit numarası 1002, yalnızca Unicount sanal ofis müşterilerinin kullanımı içindir.

Sanal ofis aboneliğimi nasıl yenileyebilirim?

Bu, ödeme yöntemi olarak bir banka kartıyla şirket kurduysanız son derecede kolaydır. Unicount, üyelik bitiş tarihinden 7 gün önce yıllık hizmet ücretini alarak sanal ofis aboneliğinizi bir sonraki 12 ay için otomatik olarak yenileyecektir. Tek yapmanız gereken ödeme yönteminizin veya pasaportunuzun süresinin dolmadığından emin olmaktır ve Unicount gerisini otomatik olarak halledecektir. Otomatik Stripe ödemeleri için kayıtlı bir kartınızın olmaması nedeniyle sorun yaşadığınızda, Abonelik menüsünden faturanızı indirebilir ve üyelik yenileme için Unicount’a abonelik ücretini havale edebilirsiniz. Faturalar, üyelik sona erme tarihinden 60 gün öncesine kadar Müşteri Panosunda çıkarılabilir ve mevcut abonelik sürenizi her zaman Panonuzdan görebilirsiniz.

Hizmet sağlayıcınızı değiştirmek istediğinizde, Abonelik menüsünden hizmetinizi iptal edebilir ve ardından abonelik bitiş tarihinden önce Ticaret Sicilindeki kayıtlı ofis adresinizi ve irtibat kişinizi değiştirebilirsiniz.

Okuduğunuz için teşekkür ederiz.

unicount.eu/tr/ adresi üzerinden Unicount aboneliğinizi başlatın!