Unicount, Estonya’da bir şirket kurmanın en basit yoludur. Estonya’da yer alan bir sanal ofis adresiyle birkaç dakika içinde bir şirket kurabilirsiniz. Unicount, bu hızlı kuruluş hizmetini ancak sürece entegre olan sanal ofis ve irtibat kişisi hizmeti sayesinde sunabilmektedir.
Unicount sanal ofis hizmeti, çevrimiçi olarak bir Estonya şirketi kuran e-resident kurucuların ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmıştır, ancak hizmet aynı zamanda şirketleri için profesyonel bir iş adresi tercih eden Estonya vatandaşları ve mukimleri tarafından da kullanılmaktadır. Bu yazımızda sanal ofis hizmetinin nasıl çalıştığını açıklıyoruz.
Sanal ofis nasıl çalışır?
Sanal bir ofis, idari personelinizin bir ofiste potansiyel olarak yapabileceği bazı hizmetlerle birlikte işletmenize Estonya’da fiziksel bir adres verir. Sanal bir ofisle, dünyanın herhangi bir yerinden çalışabilirsiniz ve şirketiniz için güvenilir posta işleme ile Estonya’da kayıtlı bir ofis adresine de sahip olabilirsiniz. Şirket adresinize postalanan tüm banka kartlarınız ve yasal belgeleriniz, çevrimiçi olarak veya fiziksel posta yönlendirme yoluyla size iletilecektir. Unicount, Estonya Postası ve DHL Express hizmetiyle posta öğelerinizi dünyanın her yerine iletebilir.
Resmi yasal bildirimleri almak için yetkili bir irtibat kişisi atamak, Estonya ticaret kanununun 2018’den beri e-resident kuruculara zorunlu kılınmıştır. Unicount, irtibat kişiniz olarak hareket etmek için gereken lisansa sahiptir. İrtibat kişisi, Estonya devlet kurumlarından gelen tüm resmi iletişimleri almak ve bunları şirkete iletmekten sorumludur. 1 Şubat 2023’ten itibaren, irtibat kişisi yalnızca Estonya şirketiniz için yabancı bir adres seçmeniz durumunda gereklidir.
Unicount ile sanal bir ofis adresi kullanmak
Unicount sanal ofis hizmetine abone olmanız için üç durum söz konusudur. Birinci seçenek, İngilizce, Estonca, Fransızca, İspanyolca, Almanca, Türkçe ve Rusça dillerinde sunulan Unicount self-servis hizmeti aracılığıyla yeni bir limitet şirket kurmaktır.
Unicount hizmetlerine çevrimiçi abone olmak için Estonya vatandaşı, mukimi veya e-resident olmalısınız. Bunun nedeni, şirket yönetim kurulu üyesi olarak e-Ticaret Sicilinde başvuruları imzalamak için dijital kimliğinizin yanı sıra bir Estonya kişisel kimlik koduna (‘isikukood’ olarak bilinir) ihtiyacınız olmasıdır. Unicount, diğer eIDAS elektronik kimliklerinin de çalışması için çok lobi yaptı ancak şimdiye kadar başarılı olamadı.
Unicount, şirket kuruluş hizmetini yalnızca yıllık sanal ofis veya irtibat kişisi aboneliğiyle sağlar. Estonya’daki sanal ofis adresiniz Veskiposti 2-1002, Tallinn 10138 olacaktır ve yeni Avala Electra binasındadır. Tüm yıllık abonelikler KDV dahil 199 Euro’dur.
İkinci seçenek ise halihazırda bir Estonya şirketiniz varsa ama Unicount’ın sanal ofis adresi veya irtibat kişisi hizmetine geçmek istemenizdir. Yıllık sanal ofis veya irtibat kişisi hizmetine abone olmak için ayrı abonelik türleri mevcuttur. Yeni bir şirket kurmaktan daha basittir. Abone olduktan sonra, şirketinizin kayıtlı adresini ve Estonya Ticaret Sicilindeki irtibat kişisini güncellemeniz gerekir. Unicount SSS’da eksiksiz bir rehber hazırladık: Kayıtlı ofis adresimi ve irtibat kişimi nasıl değiştirebilirim
Üçüncü seçenek ise şirketinizi herhangi bir nedenle devletin Estonya Ticaret Siciline veya notere kaydettirmeye karar vermenizdir. Herhangi bir desteğe ihtiyacınız yoksa ve Unicount’un hızlı çevrimiçi kuruluş hizmeti için Ticaret Siciline ödemesi gereken API ücreti 25 Euro’dan tasarruf etmek istiyorsanız bu bizim için de sorun değil. Birden fazla kurucusu olan veya kurucusu Estonya tüzel kişisi olan bir şirket kurmak istediğinizde Ticaret Sicili’ni kullanmanız gerekecektir.
Bunun nedeni, mevcut Ticaret Kaydı API’ının yalnızca tek gerçek kişi hissedar şirket kuruluşunu desteklemesidir. Ancak, yine de Unicount’un sanal ofis kaydı aracılığıyla edinebileceğiniz Estonya’da kayıtlı bir ofis adresine veya bir irtibat kişisine ihtiyacınız olacak. “Şirketimin henüz kayıt kodu yok” kutucuğunu işaretlemeniz yeterlidir, böylece ekibimiz ihtiyaç duymanız halinde e-Ticaret Sicili’nde şirket kurma konusunda size yardımcı olması gerektiğini bilir.
Yeni bir şirketi ancak Estonya Ticaret Sicilini üzerinden Unicount sanal ofis aboneliği hizmetimizi kullanarak kurmanız için de bir kılavuz hazırladık: “Bir şirket kaydını kendi başıma yaparken Unicount’ın adres ve irtibat kişisi hizmetlerini sipariş edebilir miyim?”
Estonya’daki kayıtlı ofis adresiniz olarak Unicount sanal ofis adresinizi girdiğinizde aşağıdaki gibi görünmelidir:
Aboneliğinizi etkinleştirme
İlk yıllık ödemenizi yaptıktan sonra Müşteri Panosuna erişim kazanırsınız ve zorunlu Müşteri Verilerini gönderebilirsiniz. Unicount’un size hizmet verebilmesi için işletmeniz ve hissedarlarınız hakkında daha fazla bilgi toplaması gerekir. Müşteri verilerini toplama gereksinimleri, Unicount gibi lisanslı hizmet sağlayıcılarını düzenleyen Estonya mevzuatından kaynaklanmaktadır.
Müşteri Panosundaki Müşteri Verileri menüsünü açın ve gerekli İşletme ayrıntılarını girin. İşiniz bittiğinde sağ üst köşedeki “Değişiklikleri kaydet” seçeneğine tıklayın. Verileri kaydetmek sizi otomatik olarak şirketin maliklerini ekleyebileceğiniz ve pasaport dosyalarını yükleyebileceğiniz bir sonraki sekmeye götürür. Bunu nasıl yapacağınıza dair bir kılavuzumuz var: Sanal ofis hizmetini nasıl aktif hale getirebilirim?
Postalara erişim
Mesajlar gelen kutunuzda üç mesaj kategorisi vardır:
Kayıtlı ofis adresinize gönderilen tüm postalar günlük olarak açılır ve taranır. Unicount daha sonra taranan mektupları Müşteri Panosu mesajları menünüze yükler ve yeni bir posta öğesi hakkında bir e-posta bildirimi alırsınız. Posta öğelerinizi okumak için buradan Müşteri Panosuna giriş yapın.
Posta, şirketinize gönderilen fiziksel posta öğelerinin kategorisidir. Buna banka kartı teslim alma bildirimleri de dahildir.
Resmi, Unicount’ın aldığı herhangi bir Estonya devlet kurumu mesajının kategorisidir ve bunun nedeni, Unicount eesti.ee e-posta adresini (14614272@eesti.ee) şirketinizin genel e-posta adresi olarak atayarak Unicount istenmeyen e-posta koruma planının bir parçası olmanız veya öğenin Estonya’daki yetkili irtibat kişiniz olarak Unicount’a e-postayla gönderilmesidir. Unicount irtibat kişisi hizmeti dahil olarak Unicount API hizmeti aracılığıyla kurulan tüm şirketler, varsayılan olarak istenmeyen e-posta koruma kapsamına girmektedir.
Unicount, aboneliğinizi aktif tutmak için Unicount’ın gönderdiği tüm sanal ofis hizmetiyle ilgili mesajların kategorisidir.
Muhasebe
Muhasebe ekibimiz muhasebe hizmetinizle veya sipariş ettiğiniz ürünle ilgili bir mesaj gönderdiğinde bunu muhasebe kategorisi altında göreceksiniz. 2023’ten beri ekibin herhangi bir mesajına yanıt verebileceğinizi veya muhasebe belgelerini veya diğer hassas dosyaları iletmek için Unicount’a mesaj gönderebileceğinizi unutmayın.
Bültenler
Bu yıl Mailchimp’ten vazgeçtik ve artık müşterilerimize Pano Mesajları aracılığıyla Estonya yasaları ve vergileri hakkında ücretsiz güncellemeler sağlıyoruz. Bülten özeti, ilgili haberler bulursak ayda bir kez size iletilir.
Posta yönlendirme
Bir dahaki sefere oturum açtığınızda, e-Residency kimlik kartınızda, Smart-ID kaydınızda, Kimlik Kartınızda veya Mobile-ID kaydınızda bulunan kişisel kimlik numaranızın en az bir aktif sanal ofis aboneliğine bağlı olup olmadığını kontrol ederiz. Estonya’da birden fazla şirketi olan kullanıcılara bağlı birden fazla sanal ofis aboneliği olabilir. Unicount’un henüz farklı kullanıcıların Müşteri Panosuna erişmesini sağlamak için çok kullanıcılı desteği bulunmamaktadır.
Şirketiniz banka kartı gibi bir posta öğesi aldığında, bunun Estonya dışındaki konumunuza iletilmesini isteyebilirsiniz. Müşteri Panosundan “Posta yönlendirme” siparişi verebilirsiniz. Postanız Unicount’ta varsayılan olarak kayıtlı ikamet adresinize iletilir. Postanızın başka bir adrese teslim edilmesi gerektiğinde, bize önceden bilgi vermeniz en iyisidir.
Unicount, posta yönlendirme için Estonya Postası (Omniva) takipli ve imzalı hizmeti veya DHL Express kuryesi kullanır. Estonya Postası hizmeti için kartınıza KDV dahil 35 Euro bir hizmet ücreti yansıtılacaktır. Avrupa’daki DHL Express hizmetinin ücreti KDV dahil 85 Euro’dur. Posta yönlendirme ücretleri her zaman yönlendirmeden önce Stripe aracılığıyla kartınıza yansıtılır. Ödeme kartınızı Müşteri Panosu aracılığıyla nasıl ekleyeceğinizi veya değiştireceğinizi öğrenmek için lütfen bu kılavuza bakın.
Kurye teslimatları
Hizmet Kullanım Koşullarına göre, Unicount, önceden kararlaştırılmadıkça, Müşterilerine postayla veya kurye ile teslim edilen paketleri almaz veya iletmez. Amazon kayıt onay mektupları ve Wise banka kartları gibi her hafta müşterilerimize kurye ile teslim edilen bazı postalar gelmektedir. Takipli ve imzalı ürünü teslim eden kişiye bağlı olarak Avala ofis binasına girip firma adınızı bulamayınca kafası karışmış olabilir. Önemli bir postanızın teslim edildiğinden emin olmak için Unicount desteğini önceden bilgilendirmeniz iyi olabilir, böylece kuryeye resepsiyondan ofisi araması için bir telefon numarası verebiliriz. Ayrıca, resepsiyon görevlisinin adresin Unicount müşterisine gönderildiğini bilmesi için her zaman Veskiposti 2-1002 adresini kullanın. Suit numarası 1002, yalnızca Unicount sanal ofis müşterilerinin kullanımı içindir.
Kullanıcı dili ve çevirileri mevcuttur
Unicount ekibi, yetkililerden alınan bir mesajın mahkeme veya vergi dairesi tarafından kullanılan standart bir şablon olduğunu belirlediğinde, Estonca alınan resmi belgeleri kavramanız için ek açıklamalar içeren özel önceden çevrilmiş şablonlarımız uygulanır. Tam olarak önceden çevrilmiş bir şablon bulunamazsa, Google Translate gibi bir makine çeviri hizmeti kullanarak alınan mesajı Pano üzerinden her zaman çevirebilirsiniz. Mesaj görünümünde bir Google Translate entegrasyonu mevcuttur. İletişim tercihleri sekmesinde tercih ettiğiniz kullanıcı dilini seçtikten sonra, yalnızca Unicount self-servisi tarafından desteklenen dillerden hiçbiri ihtiyaçlarınızla uyuşmuyorsa buna ihtiyacınız olur. Herhangi bir resmi mesajın içeriğini anlayamıyorsanız veya makine çevirisinin doğru olduğundan emin olmak istiyorsanız lütfen Unicount desteğiyle iletişime geçin.
Sanal ofis aboneliğimi nasıl yenileyebilirim?
Bu, ödeme yöntemi olarak bir banka kartıyla şirket kurduysanız son derecede kolaydır. Unicount, üyelik bitiş tarihinden 7 gün önce yıllık hizmet ücretini alarak sanal ofis aboneliğinizi bir sonraki 12 ay için otomatik olarak yenileyecektir. Tek yapmanız gereken ödeme yönteminizin veya pasaportunuzun süresinin dolmadığından emin olmaktır ve Unicount gerisini otomatik olarak halledecektir. Otomatik Stripe ödemeleri için kayıtlı bir kartınızın olmaması nedeniyle sorun yaşadığınızda, Abonelik menüsünden faturanızı indirebilir ve üyelik yenileme için Unicount’a abonelik ücretini havale edebilirsiniz. Faturalar, üyelik sona erme tarihinden 60 gün öncesine kadar Müşteri Panosunda çıkarılabilir ve mevcut abonelik sürenizi her zaman Panonuzdan görebilirsiniz.
Hizmet sağlayıcınızı değiştirmek istediğinizde, Abonelik menüsünden hizmetinizi iptal edebilir ve ardından abonelik bitiş tarihinden önce Ticaret Sicilindeki kayıtlı ofis adresinizi ve irtibat kişinizi değiştirebilirsiniz.
Okuduğunuz için teşekkür ederiz!
Bu makale Unicount İletişim Direktörü olan Adam Rang tarafından yazılmıştır. Hizmetlerimize erişim sağlamak için Unicount.eu adresimizi ziyaret edin.
