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So funktioniert das virtuelle Büro von Unicount

Ennur Bilgin, Estonian e-resident

Unicount ist der einfachste Weg, ein estnisches Unternehmen zu registrieren. Sie können in wenigen Minuten ein Unternehmen mit einem virtuellen Büro in Estland anmelden. Unicount kann diesen schnellen Gründungsservice nur dank unseres in den Prozess integrierten virtuellen Büros und Ansprechpartnerservices anbieten.

Das virtuelle Büro von Unicount ist ein maßgeschneiderter Service für e-Residents, die online ein estnisches Unternehmen gründen, wird aber auch von den Bürgern und Ansässigen Estlands als professionelle Geschäftsadresse für ihr Unternehmen genutzt. In diesem Artikel erklären wir, wie das virtuelle Büro funktioniert.

Was ist ein virtuelles Büro?

Mit dem virtuellen Büro erhält Ihr Unternehmen eine physische Adresse in Estland sowie einige der Dienstleistungen, die Ihr Verwaltungspersonal möglicherweise in einem Büro erledigen würde. Dank des virtuellen Büros können Sie von jedem Ort der Welt aus arbeiten und haben dennoch eine estnische Firmenadresse mit zuverlässiger Bearbeitung Ihrer Post. Alle Ihre Bankkarten und juristischen Dokumente, die an Ihre Firmenadresse geschickt werden, erhalten Sie von uns entweder online oder auf dem Postweg.

Das estnische Handelsgesetzbuch schreibt seit 2018 vor, dass ein bevollmächtigter Ansprechpartner für die Entgegennahme amtlicher Zustellungen zu benennen ist. Unicount verfügt über die erforderliche Lizenz, um als Ihr Ansprechpartner für den Empfang aller offiziellen Mitteilungen der estnischen Behörden zu fungieren.

Registrierung eines virtuellen Büros bei Unicount

Es gibt drei Möglichkeiten, ein virtuelles Büro von Unicount zu abonnieren. Die erste Möglichkeit ist die Gründung einer neuen Gesellschaft mit beschränkter Haftung über den Self-Service von Unicount, der auf Deutsch, Englisch, Estnisch, Französisch, Russisch, Spanisch und Türkisch verfügbar ist.

Sie müssen estnischer Staatsbürger, Ansässiger oder e-Resident sein, um die Dienstleistungen von Unicount online abonnieren zu können. Sie benötigen nämlich eine estnische Personenkennziffer („isikukood“) sowie eine digitale ID für den Zugang zu unserem Kunden-Dashboard und die Einreichung von Anträgen beim e-Handelsregister.

Wenn Sie einen Wohnsitz außerhalb Estlands haben, wird das virtuelle Büro und der Ansprechpartnerservice von Unicount automatisch für Sie aktiviert. Die Adresse Ihres eingetragenen Unternehmenssitzes lautet Veskiposti 2-1002 – das brandneue Avala Electra Building in Tallinn. Das Jahresabonnement kostet 199 € inkl. MwSt. und der Ansprechpartner ist kostenlos.

Die zweite Möglichkeit ist, auf das virtuelle Büro von Unicount umzusteigen, wenn Sie bereits ein estnisches Unternehmen haben. Es gibt ein separates Verfahren, um nur ein virtuelles Büro über Unicount unter unicount.eu/de/virtual-office zu abonnieren. Das ist noch einfacher als die Anmeldung eines neuen Unternehmens. Nach dem Abonnement müssen Sie die eingetragene Adresse Ihres Unternehmens und den Ansprechpartner im estnischen Handelsregister aktualisieren. Eine vollständige Anleitung haben wir hier in den Unicount-FAQ zusammengestellt: Wie ändere ich meinen Unternehmenssitz und meinen Ansprechpartner?

Die dritte Möglichkeit besteht darin, dass Sie Ihr Unternehmen in das staatliche e-Handelsregister oder beim Notar eintragen lassen. Es ist natürlich in Ordnung für uns, wenn Sie die zusätzliche Unterstützung nicht benötigen und die 25 € für die API-Gebühr sparen möchten, die Unicount für seinen schnellen Online-Gründungsservice erheben muss. Sie müssen diesen Service ohnehin nutzen, wenn Sie das Unternehmen von Anfang an mit mehreren Gesellschaftern gründen möchten. Der Grund dafür ist, dass die derzeitige Unternehmensregister-API nur die Gründung von Unternehmen durch eine einzige Person unterstützt. Sie benötigen jedoch eine registrierte Unternehmensadresse und einen Ansprechpartner in Estland, den Sie über die Anmeldung des virtuellen Büros von Unicount erhalten können. Setzen Sie einfach einen Haken in das Kästchen „Mein Unternehmen hat noch keine Registernummer“, damit unser Team Ihnen bei der Eintragung des Unternehmens in das e-Handelsregister behilflich sein kann.

Wenn Sie ein neues Unternehmen über das estnische Unternehmensregister gründen und gleichzeitig unseren Ansprechpartnerservice abonnieren möchten, haben wir hier für Sie einen Leitfaden zusammengestellt: „Wie kann ich das virtuelle Büro und den Ansprechpartnerservice von Unicount nutzen, wenn ich eigenständig ein Unternehmen registriere?“

Nutzung des virtuellen Büros von Unicount

Nachdem Ihr Unternehmen registriert ist, erhalten Sie Zugang zum Unicount Kunden-Dashboard. Beim Einloggen überprüfen wir, ob die Personenkennziffer, die Sie mit Ihrer e-Resident-Karte, Ihrer Smart-ID, Ihrem Personalausweis oder Ihrer Mobile-ID erhalten haben, mit mindestens einem aktiven Abonnement für das virtuelle Büro verknüpft ist.

Es können mehrere Abonnements für virtuelle Büros mit Nutzern verknüpft werden, die mehrere Unternehmen in Estland haben, aber es gibt noch keine Unterstützung für mehrere Nutzer, die auf ein und dasselbe Unternehmen zugreifen können.

Aktivierung Ihres Service

Kurz nach der Registrierung Ihres Unternehmens erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, das virtuelle Büro zu aktivieren. Dies bedeutet, dass Unicount nun einige weitere Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Aktionäre sammeln muss. 

Um die Kundendaten zu übermitteln, loggen Sie sich in das Kunden-Dashboard ein, öffnen Sie das Menü „Kundendaten“ und geben Sie die erforderlichen Daten über Ihr Unternehmen ein, wie in diesem Beispiel-Screenshot mit den Daten von Unicount zu sehen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Änderungen speichern“ in der oberen rechten Ecke. Wenn Sie die Daten speichern, werden Sie automatisch zu den nächsten Registerkarten weitergeleitet, wo Sie die wirtschaftlichen Eigentümer des Unternehmens eintragen und ihre Passdateien hochladen können. Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung dazu: Wie kann ich das virtuelle Büro aktivieren?

Speichern von Kommunikationseinstellungen

Das Unicount Kunden-Dashboard ist ebenso wie der Self-Service zur Unternehmensgründung auf Deutsch, Englisch, Estnisch, Französisch, Russisch, Spanisch und Türkisch verfügbar. Unabhängig von der Sprache, in der Sie sich angemeldet haben, können Sie jederzeit zu der Sprache Ihrer Wahl wechseln. Die Auswahl Ihrer bevorzugten Sprache bedeutet, dass sich die Sprache der Benutzeroberfläche des Kunden-Dashboards nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ ändert. Alle folgenden E-Mails und Nachrichten, die Unicount versendet, werden in dieser Sprache verfasst, sofern Übersetzungen vorhanden sind.

Sie finden die Kommunikationseinstellungen auch unter dem Menüpunkt „Benutzerprofil“. Dort können Sie wählen, ob Sie den Unicount-Newsletter und Partnerangebote erhalten möchten oder sich abmelden, wenn Sie zuvor dafür angemeldet waren. Service-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen über eingehende Post sind standardmäßig aktiviert und können nicht deaktiviert werden. Auch die Compliance-Benachrichtigungen können nicht abgewählt werden, da Unicount treuhänderisch dafür verantwortlich ist, Sie über alle erhaltenen amtlichen Mitteilungen zu informieren, z. B. über Fristen für Jahresberichte, überfällige Steuererklärungen oder Veröffentlichungen in Amtsblättern.

Zugriff auf die Post

Alle Postsendungen, die an Ihre registrierte Unternehmensadresse geliefert werden, werden täglich geöffnet und eingescannt. Unicount lädt anschließend die gescannten Briefe in das Nachrichtenmenü Ihres Kunden-Dashboards hoch, woraufhin Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über neue Post erhalten. Um Ihre Post zu lesen, melden Sie sich hier beim Kunden-Dashboard an.

In Ihrem Nachrichteneingang gibt es drei Kategorien von Nachrichten:

Post ist die Kategorie für physische Postsendungen, die an Ihr Unternehmen geschickt wurden. Dazu gehören auch Benachrichtigungen über den Eingang von Bankkarten.

Offiziell ist die Kategorie für alle Mitteilungen von estnischen Regierungsbehörden, die Unicount erhalten hat, entweder weil Sie Teil des Spamschutzprogramms von Unicount sind, indem Sie die E-Mail-Adresse von Unicount 14614272@eesti.ee als Ihre öffentliche Unternehmens-E-Mail-Adresse zugewiesen haben, oder weil die Mitteilung an Unicount als Ihr autorisierter Ansprechpartner in Estland gemailt wurde. Alle Unternehmensgründungen über den Unicount-API-Dienst zusammen mit dem Ansprechpartnerservice von Unicount sind standardmäßig mit dem Spamschutzprogramm ausgestattet.

Unicount ist die Kategorie für alle Nachrichten im Kontext des virtuellen Büros, die Unicount versendet, um Ihr Abonnement aktiv zu halten.

Wenn das Unicount-Team feststellen kann, dass es sich bei einer von den Behörden erhaltenen Nachricht um eine Standardvorlage handelt, die vom Gericht oder vom Finanzamt verwendet wird, werden unsere benutzerdefinierten vorübersetzten Vorlagen mit zusätzlichen Erklärungen verwendet, damit Sie die auf Estnisch verfassten Inhalte verstehen. Wenn keine exakte vorübersetzte Vorlage gefunden wird, können Sie die empfangene Mitteilung jederzeit mit einem maschinellen Übersetzungsdienst wie Google Translate übersetzen. In der Nachrichtenansicht ist auch eine Google Translate-Integration verfügbar. Nachdem Sie Ihre bevorzugte Benutzersprache auf der Registerkarte „Kommunikationseinstellungen“ ausgewählt haben, benötigen Sie diese nur noch, wenn keine der vom Self-Service von Unicount unterstützten Sprachen Ihren Bedürfnissen entspricht. Bitte wenden Sie sich an den Unicount-Support, wenn Sie den Inhalt einer offiziellen Nachricht nicht verstehen oder sichergehen möchten, dass die maschinelle Übersetzung korrekt ist.

Weiterleitung von Post

Wenn Ihr Unternehmen eine Postsendung, z. B. eine Bankkarte, erhalten hat, möchten Sie diese vielleicht an Ihren Standort außerhalb Estlands weiterleiten lassen. Teilen Sie uns einfach mit, welche Sendung Sie an welche Adresse nachsenden möchten.

Unicount nutzt für den Versand den nachverfolgbaren Service gegen Unterschrift der estnischen Post (Omniva) oder den DHL-Kurierdienst. Kontaktieren Sie den Unicount-Support für ein Angebot. Zu den Versandkosten kommt eine Bearbeitungsgebühr von 25 € zuzüglich Mehrwertsteuer hinzu. Die Gebühren für die Weiterleitung der Post werden immer vor der Weiterleitung über Stripe von Ihrer Karte abgebucht. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Zahlungskarte über das Kunden-Dashboard hinzufügen oder ändern können.

Lieferungen per Kurier

Gemäß den allgemeinen Geschäftsbedingungen nimmt Unicount keine per Post oder Kurier zugestellten Pakete entgegen und leitet sie auch nicht an seine Kunden weiter, es sei denn, dies wurde vorher vereinbart. Wöchentlich treffen jedoch einige per Kurier zugestellte Postsendungen bei unseren Kunden ein, z. B. Bestätigungsschreiben für die Anmeldung bei Amazon und Wise-Debitkarten. Es kommt vor, dass die Person, die die nachverfolgbare Sendung gegen Unterschrift zustellt, beim Betreten des Avala-Bürogebäudes verwirrt ist und Ihren Firmennamen nicht findet. Um sicherzustellen, dass der Kurier Ihre wichtige Sendung nicht wieder mitnimmt, sollten Sie den Unicount-Support im Voraus benachrichtigen, damit der Kurier von uns eine Telefonnummer erhält, um das Büro von der Rezeption aus anrufen zu können. Verwenden Sie außerdem immer die Adresse Veskiposti 2-1002, damit die Person am Empfang weiß, dass die Sendung an den Unicount gerichtet ist. Die Suite Nr. 1002 ist ausschließlich für die Unicount-Kunden mit virtuellem Büro bestimmt.

Wie kann ich mein Abonnement des virtuellen Büros verlängern?

Das ist unglaublich einfach, wenn Sie sich mit einer Bankkarte als Zahlungsmittel anmelden. Unicount verlängert Ihr Abonnement des virtuellen Büros automatisch um weitere 12 Monate, wobei die jährliche Servicegebühr 7 Tage vor dem Ablaufdatum berechnet wird. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihre Zahlungsmethode oder Ihr Reisepass nicht abgelaufen ist. Den Rest erledigt Unicount automatisch. Wenn Sie Probleme mit einer abhanden gekommenen Karte für automatische Stripe-Zahlungen haben, können Sie Ihre Rechnung aus dem Menü „Abonnement“ herunterladen und die Gebühr für die manuelle Erneuerung an Unicount überweisen. Die Rechnungen sind 60 Tage vor Ablauf der Laufzeit verfügbar und Sie können Ihren aktuellen Abonnementzeitraum jederzeit im Kunden-Dashboard einsehen.

Wenn Sie den Dienstanbieter wechseln möchten, können Sie Ihren Dienst über das Menü „Abonnement“ kündigen und anschließend Ihre eingetragene Unternehmensanschrift und Ihren Ansprechpartner vor Ablauf der Frist im Handelsregister ändern.

Vielen Dank fürs Lesen!

Dieser Artikel wurde von Adam Rang, Communication Director bei Unicount, verfasst. Die ersten Schritte mit Unicount können Sie auf Unicount.eu machen.