Der Aufbau eines Unternehmens kann schwierig sein, aber dessen Gründung sollte unkompliziert sein. Das Registrieren einer Domain ist in wenigen Minuten möglich, warum sollte das Registrieren Ihres Unternehmens mehr Zeit in Anspruch nehmen?
Aus diesem Grund wurde Unicount ins Leben gerufen. Unicount ist der einfachste Weg, ein estnisches Unternehmen zu registrieren. Es ist auch der einfachste Weg, ein europaweites Unternehmen papierlos zu gründen. Und zwar in nur fünf Minuten. Unicount wird von den Bürgern und Einwohnern Estlands, aber auch von immer mehr Menschen auf der ganzen Welt genutzt, denn alles, was Sie brauchen, ist ein estnischer digitaler Ausweis, den auch Bürger anderer Länder, die außerhalb Estlands leben, über die e-Residency erhalten können.
Und wenn Sie bereits ein Unternehmen haben, können Sie Unicount weiterhin verwenden, um sich für ein virtuelles Büro in Estland oder einen Ansprechpartnerdienst anzumelden. Sie können mehr darüber lesen, wie der virtuelle Büroservice funktioniert.
Hier finden Sie eine Anleitung zur Gründung eines papierlosen EU-Unternehmens über Unicount.
Was ist Unicount?
Unicount bietet die Unternehmensgründung über die API des estnischen Unternehmensregisters sowie ein virtuelles Büro und Buchhaltung mit Tipps und Unterstützung für die Führung eines Unternehmens in Estland. Sie können selbstverständlich auch das staatliche E-Business-Register nutzen, aber Unicount bietet Ihnen alles, was Sie für den Abschluss des Gründungsprozesses brauchen, inklusive mehr Beratung, zusätzlichen Service und weniger Hürden.
Ingmar Vali, Leiter der Abteilung Unternehmensregister im estnischen Centre of Registers and Information Systems, erklärt: „Wir haben diese API entwickelt, um für Dienstleister, durch die Kombination öffentlicher und privater Dienste, ein besseres Nutzererlebnis zu schaffen.“ Eines der besten Beispiele dafür ist, dass Unicount die Unternehmensgründung in 7 Sprachen zur Verfügung gestellt hat, verglichen mit den 2 (Estnisch und Englisch), die die Regierung anbietet.
Wir, hier bei Unicount, sind selbst Unternehmer und haben bereits viele estnische Unternehmen gegründet, sodass wir wissen, wie schwierig sich dies manchmal gestalten kann. Außerdem schätzen wir eine gelungene Nutzererfahrung und arbeiten ständig daran, diese zu verbessern.
Die einzige bemerkenswerte Einschränkung der API besteht darin, dass Unicount für die Gründung eines Unternehmens mit einem Gründer gedacht ist, der ein echter Gründer einer natürlichen Person ist. Wenn Sie mehrere Gründer oder eine Tochtergesellschaft einer bestehenden juristischen Person in Estland haben möchten, müssen Sie entweder das E-Business-Register verwenden, einen Notar suchen oder nachträglich weitere Gesellschafter hinzufügen.
Registrierung eines papierlosen EU-Unternehmens über Unicount
Sie müssen ein Bürger, Einwohner oder E-Resident von Estland sein, um den Firmengründungsservice von Unicount nutzen zu können. Das liegt daran, dass Sie einen estnischen persönlichen Identifikationscode (bekannt als „isikukood“) sowie Ihre digitale ID für den Zugriff und die Unterschrift benötigen. Unicount ist mit allen estnischen digitalen ID-Karten (wie denen von Bürgern, Einwohnern und E-Residenten) sowie mit der estnischen Mobile-ID und Smart-ID kompatibel.
Um zu beginnen, besuchen Sie die Website Unicount.eu. Die Benutzeroberfläche ist in Deutsch, Englisch, Estnisch, Französisch, Spanisch, Türkisch und Russisch verfügbar. Als Erstes sehen Sie das Suchfeld, in dem Sie prüfen können, ob Ihr Firmenname verfügbar ist oder einem bereits in der EU eingetragenen estnischen Unternehmen oder Warenzeichen zu ähnlich ist.
Die Gesamtkosten für die Eintragung eines Unternehmens über Unicount betragen 290 €, einschließlich der Verwaltungsgebühr von 265 € und der API-Gebühr für das Unternehmensregister von 25 €. Unicount verdient an der Gründung Ihrer Firma nicht, denn die genannten Kosten entsprechen genau den Kosten, die uns für die Nutzung der API entstehen – aber wir sind der Meinung, dass es sich für eine einfache, schnelle und reibungslose Firmengründung lohnt – und wir finanzieren uns anschließend über die Gebühren für die Zahlungsabwicklung selbst. Das Unternehmensregister akzeptiert keine Kartenzahlungen und die Überweisung von Geld nach Estland könnte Sie etwas Geld kosten. Das Handelsregister akzeptiert keine Kartenzahlungen und die Überweisung nach Estland kann Sie etwas Geld kosten.
Ihr Firmenname muss im lateinischen Alphabet geschrieben sein und darf keine Sonderzeichen enthalten. Ein Beispiel: Ich möchte ein Unternehmen gründen, das Äpfel verkauft. Also möchte ich es Adam’s Apples nennen.
In Estland wird eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung als OÜ bezeichnet, sodass Sie diese juristischen Buchstaben am Ende Ihres Firmennamens sehen werden, dies entspricht der „GmbH“ oder „Ltd“ in vielen anderen Ländern.
Ich habe meinen gewünschten Namen in das Feld eingegeben und festgestellt, dass niemand sonst diesen Namen verwendet, obwohl es einige Unternehmen mit ähnlichen Namen gibt. In diesem Fall müsste ein Gerichtsschreiber der Abteilung Gerichtsregister darüber entscheiden, ob eine Verwechslung zwischen Ihrem gewählten Namen und bereits bestehenden Firmen- oder Markennamen zu befürchten ist. Wenn der Name abgelehnt wird, können Sie über Unicount einen neuen Antrag mit einem anderen Namen stellen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.
Ich könnte erneut mit meiner Suche beginnen, aber ich habe beschlossen, dass es keinen hinreichenden Anlass für eine Verwechslung mit den anderen aufgeführten Unternehmen gibt. Also habe ich auf „ODER VERSUCHE DIE REGISTRIERUNG TROTZDEM“ geklickt.
In der unteren rechten Ecke gibt es übrigens eine Option für den Live-Chat. Wir sind dort werktags erreichbar, falls Sie zusätzliche Hilfe bei diesem Vorgang benötigen.
Im nächsten Schritt müssen Sie sich mit Ihrer estnischen digitalen ID authentifizieren.
Sie können Ihre ID-Karte, Ihre Mobile-ID oder Ihre Smart-ID verwenden. Wenn Sie Smart-ID noch nie ausprobiert haben, erfahren Sie hier, warum sich E-Residents für die Smart-ID anmelden. Zur Authentifizierung Ihrer Identität müssen Sie bei jeder dieser Methoden die PIN1 eingeben.
Auf dem nächsten Bildschirm sind Ihr Name und Ihr persönlicher Identifikationscode bereits ausgefüllt und Sie müssen nur noch Ihre Kontaktdaten und Informationen über Ihre Staatsangehörigkeit und Ihren Wohnsitz hinzufügen.
Im Rahmen unseres Fallbeispiels bin ich Brite und lebe in London.
Im Anschluss werde ich auf eine Seite weitergeleitet, auf der ich einige Angaben zu meinem neuen Unternehmen machen muss. Aber auch hier gilt, dass wir nicht mehr Informationen erfassen, als für das rechtliche Verfahren unbedingt erforderlich sind.
Sie benötigen einen Tätigkeitscode für Ihr Unternehmen, damit Sie zunächst danach suchen oder einen der beliebtesten Codes in der Dropdown-Liste auswählen können. Gleich rechts sehen Sie auch, dass Ihre Stammkapitaleinlage auf unseren Standardwert von 1 € eingestellt ist. Das ist der Betrag, den Sie als Gegenleistung für Ihre Aktien auf das Bankkonto Ihres Unternehmens einzahlen müssen. Sie können jedoch so niedrig wie 1 Cent oder so hoch wie 50 000 Euro gehen. Wenn Sie sich für den 1-Cent entscheiden, sollten Sie wissen, dass die Mindestbeteiligung pro Aktionär 1-Cent beträgt, sodass Sie später keine Aktionäre hinzufügen können, ohne Ihr Aktienkapital zu erhöhen. Wir haben alles beschrieben, was Sie über das Aktienkapital estnischer Unternehmen wissen müssen.
Sie müssen auch Ihre Firmenkontaktdaten eingeben. Denken Sie daran, dass Ihre Firmen-E-Mail-Adresse nicht öffentlich aufgeführt wird, es sei denn, Sie aktivieren das Kontrollkästchen „Meine Firmen-E-Mail an das Register weitergeben“. Jedes estnische Unternehmen benötigt eine eingetragene Firmenadresse in Estland oder einen zugelassenen Ansprechpartner, wenn die Adresse nicht in Estland liegt und das Ziel darin besteht, in einem anderen Land steuerlich ansässig zu sein. Ab dem 1. Februar 2023 ist es möglich, ein estnisches Unternehmen an einer ausländischen Adresse zu registrieren.
Alle bei Unicount registrierten Unternehmen verwenden die gleiche Standardsatzung, was ideal für Einzelunternehmer ist. Sie können dies später im Handelsregister finden und bei Bedarf ändern, z. B. das Aktienkapital oder die Aktionärsrechte ändern.
Auf der nächsten Seite werden Sie aufgefordert, alle bisher eingegebenen Daten zu bestätigen.
Wenn Sie sich für das virtuelle Büro von Unicount entschieden haben, befindet sich Ihre eingetragene Firmenadresse im Avala Electra Building in Tallinn.
Anschließend können Sie Ihren Antrag mit Ihrer digitalen ID unterschreiben.
Hier können Sie auch Ihren vollständigen Antrag herunterladen, der die Satzung Ihres Unternehmens enthält. Sie können den heruntergeladenen Ordner mit der DigiDoc-Software der estnischen Regierung öffnen. Wenn Sie mit allem zufrieden sind, klicken Sie auf „Antrag unterzeichnen“ und unterschreiben Sie den Antrag mit Ihrer PIN2 für die von Ihnen gewählte Methode der digitalen Identität.
Der letzte Schritt besteht einfach darin, Ihre Zahlung vorzunehmen, was Sie ganz einfach über Stripe mit Apple Pay, Google Pay und Mastercard-, Visa-, Amex- oder UnionPay-Karten tun können. Wenn Sie ein estnisches, lettisches oder litauisches Bankkonto haben, können Sie auch eine Bankverbindung verwenden. Nachdem Ihr Unternehmen registriert ist, stellt Unicount Ihnen eine Steuerrechnung aus. Wenn Sie per Karte bezahlen, fordert Unicount Sie auf, die Informationen Ihrer Firmenkarte zu überprüfen, bevor wiederkehrende jährliche Gebühren für virtuelle Büros erhoben werden, damit diese von Ihrem Unternehmen bezahlt werden können.
Geschafft! Und Sie können all dies wahrscheinlich in etwa der gleichen Zeit erledigen, die Sie zum Lesen dieses Artikels benötigt haben. Sie erhalten eine sofortige E-Mail-Bestätigung, dass Ihre Unternehmensbewerbung eingereicht wurde, und wir benötigen einige Kundendaten, bevor wir Ihnen den Gründungsservice anbieten dürfen. Sie werden dann erneut benachrichtigt, wenn das Gericht Ihrem Antrag stattgegeben hat. Dies dauert normalerweise etwa einen Werktag, wenn Sie Ihre Kundendaten direkt mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
Was ist, wenn ich nur ein virtuelles Büro benötige?
Vielleicht haben Sie bereits ein estnisches Unternehmen, möchten aber zum Unicount-Abonnement für virtuelle Büros wechseln. Das ist häufig der Fall, wenn E-Residents die Buchhaltung ihres bisherigen Komplettanbieters nicht mehr benötigen oder einfach nur Geld bei ihrer Virtual-Office-Rechnung sparen wollen. Einige E-Residents melden sich gleich für die Buchhaltungsdienste an, stellen dann aber fest, dass ihr Handelsvolumen gering genug ist, um keine monatliche Abrechnung zu benötigen, und dass sie in der Anfangsphase von einem weniger aufwendigen Ansatz profitieren könnten. Eine monatliche MwSt.-Berichterstattung ist in Estland beispielsweise erst dann erforderlich, wenn Ihr Unternehmen in einem Kalenderjahr mehr als 40.000 € an steuerpflichtigen Einnahmen erzielt.
Es gibt ein separates Verfahren, um nur ein virtuelles Büro über Unicount unter Unicount.eu/de/virtual-office zu abonnieren. Das ist genauso einfach.
Im Anschluss daran müssen Sie die eingetragene Adresse Ihres Unternehmens und die Ansprechperson im estnischen Unternehmensregister aktualisieren. Wir haben hier in den Unicount-FAQ eine vollständige Anleitung zusammengestellt: Wie ändere ich meine eingetragene Firmenadresse und Ansprechpartner?
Sie können sich auch dafür entscheiden, Ihr Unternehmen über das E-Business-Register des Landes zu registrieren. Wir verstehen, wenn Sie die zusätzliche Unterstützung nicht benötigen und die API-Gebühr von 25 € sparen möchten, die Unicount für seinen schnellen Online-Gründungsservice erhebt. Tatsächlich müssen Sie diesen Service ohnehin nutzen, wenn Sie die Gesellschaft von Anfang an mit mehreren Gesellschaftern gründen wollen. Sie benötigen jedoch eine eingetragene Firmenadresse oder eine Ansprechperson in Estland, die Sie mit dem Abonnement des virtuellen Büros von Unicount erhalten.
Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, aber das estnische Unternehmensregister nutzen möchten, haben wir hier einen Leitfaden zusammengestellt, wie Sie dies tun können, ohne auf unseren Abonnementservice für virtuelle Büros verzichten zu müssen: Wie kann ich den Adress- und Ansprechpartnerservice von Unicount nutzen, wenn ich ein Unternehmen selbstständig anmelde?
Vielen Dank fürs Lesen!
Dieser Artikel wurde von Adam Rang, Kommunikationsdirektor bei Unicount, verfasst. Auf unicount.eu können Sie loslegen.
