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Comment fonctionne la création de société Unicount

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Adam Rang, Directeur de la communication

Créer une entreprise peut être difficile, mais créer une entreprise devrait être simple. Si vous pouvez enregistrer un nom de domaine pour votre entreprise en quelques minutes, alors pourquoi pas votre entreprise aussi ?

C’est pourquoi Unicount a été créé. Unicount est le moyen le plus simple d’enregistrer une entreprise estonienne. C’est aussi le moyen le plus simple de créer une entreprise européenne sans papier, où que vous soyez dans le monde. Cela ne prend que cinq minutes. Unicount est utilisé par les citoyens et les résidents d’Estonie, mais aussi par un nombre croissant de personnes dans le monde entier, car tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une carte d’identité numérique estonienne, qui peut être obtenue par les citoyens d’autres pays vivant en dehors de l’Estonie grâce à e-Residency.

Et si vous avez déjà une entreprise, vous pouvez toujours utiliser Unicount pour vous abonner à un bureau virtuel en Estonie ou à un service de personne de contact. Vous pouvez en savoir plus sur le fonctionnement du service de bureau virtuel.

Voici donc un guide pour savoir comment créer une entreprise européenne sans papier grâce à Unicount.

Qu’est-ce que-unicount

Unicount propose la création d’entreprise via l’API du registre estonien des entreprises, ainsi qu’un bureau virtuel et une comptabilité avec des conseils et une assistance pour gérer une entreprise en Estonie. Vous êtes invité à utiliser le registre des affaires électroniques de l’État si vous le souhaitez, mais Unicount offre tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le processus, y compris plus de conseils, plus de services et moins de tracas.

Ingmar Vali, le chef du département des registres judiciaires au Centre des registres et des systèmes d’information d’Estonie, explique : « Nous avons développé cette API pour donner aux prestataires de services la possibilité de développer une meilleure expérience utilisateur en combinant les services publics et privés.” L’un des meilleurs exemples en est qu’Unicount a rendu la création d’entreprise disponible en 7 langues par rapport à la disponibilité en 2 langues (estonien et anglais) offerte par le gouvernement.

Nous sommes nous-mêmes des entrepreneurs chez Unicount et nous avons déjà créé de nombreuses entreprises estoniennes à nous deux, nous savons donc à quel point cela peut parfois être difficile. Nous aimons aussi l’expérience utilisateur et nous ne cessons de chercher des moyens de l’améliorer.

La seule limitation notable de l’API est qu’Unicount est destiné à créer une entreprise avec un fondateur qui est un véritable fondateur personne physique. Si vous souhaitez avoir plusieurs fondateurs ou une filiale d’une entité juridique existante en Estonie, vous devrez soit utiliser le registre des entreprises électroniques, trouver un notaire ou ajouter des actionnaires supplémentaires par la suite.

Enregistrement d’une société européenne sans papier via Unicount

Vous devez être citoyen, résident ou e-résident d’Estonie pour pouvoir utiliser le service de création de société d’Unicount. En effet, vous avez besoin d’un code d’identification personnel estonien (appelé « isikukood »), ainsi que de votre identifiant numérique pour l’accès et la signature. Unicount est compatible avec toutes les cartes d’identité numériques estoniennes (telles que celles détenues par les citoyens, les résidents et les e-résidents), ainsi que Mobile-ID et Smart-ID estoniennes.

Pour commencer, visitez Unicount.eu. Le libre-service est disponible en anglais, en estonien, en français, en allemand et en russe. Vous verrez d’abord ce champ de recherche où vous pourrez vérifier si le nom de votre entreprise est disponible ou trop similaire à des entreprises et des marques estoniennes déjà enregistrées dans l’UE.

Le coût total de l’enregistrement d’une entreprise via Unicount est de 290 €, ce qui comprend les frais d’État de 265 € et les frais de l’API Business Register de 25 €. Unicount ne gagne pas d’argent sur votre formation car c’est exactement ce qu’il nous en coûte pour utiliser l’API – mais nous pensons que cela en vaut la peine pour une configuration d’entreprise simple, rapide et fluide – et nous couvrons nous-mêmes les frais de traitement des paiements.

Le nom de votre entreprise doit être écrit en alphabet latin et ne contenir aucun caractère spécial. Par exemple, je vais créer ma propre entreprise de vente de pommes. Je veux donc l’appeler Les pommes d’Adam.

En Estonie, une société à responsabilité limitée est connue sous le nom d’OÜ. Vous verrez donc ces lettres légales à la fin du nom de votre société, qui est l’équivalent de « LTD » dans de nombreux autres pays.

J’ai saisi mon nom préféré dans la case et j’ai découvert que personne d’autre n’utilise ce nom, bien qu’il existe des entreprises portant des noms similaires. Dans ce cas, un greffier du service des greffes devra statuer sur le risque de confusion entre le nom que vous avez choisi et les noms d’entreprises ou de marques déjà existantes. Si le nom est rejeté, vous pouvez faire une nouvelle demande auprès d’Unicount en utilisant un autre nom sans frais supplémentaires.

Je pourrais recommencer ma recherche, mais j’ai décidé qu’il n’y avait pas de raison de confondre ce nom avec ceux des autres sociétés énumérées. J’ai donc cliqué sur « ou enregistrez quand même ce nom ».

À propos, vous pouvez voir dans le coin inférieur droit qu’il y a une option pour le chat en direct. Nous y sommes disponibles tous les jours de la semaine si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour mener à bien ce processus.

L’étape suivante consiste à vous authentifier à l’aide de votre identifiant numérique estonien. 

Vous pouvez choisir votre carte d’identité, votre Mobile-ID ou votre Smart-ID. Si vous n’avez jamais essayé la Smart-ID, alors voici pourquoi les e-résidents s’inscrivent à Smart-ID. Pour authentifier votre identité en ligne, vous devez saisir le code PIN1 avec l’une de ces méthodes.

Sur l’écran suivant, votre nom et votre code d’identification personnel sont déjà remplis, il ne vous reste plus qu’à ajouter vos coordonnées et des informations sur votre citoyenneté et votre résidence.

Pour les besoins de cet exemple, je suis britannique et je vis à Londres.

Ensuite, j’accède à un écran où je dois remplir quelques informations sur ma nouvelle entreprise. Là encore, nous ne prenons que les informations absolument nécessaires à la procédure légale.

Vous aurez besoin d’un code de domaine d’activité pour votre entreprise afin que vous puissiez commencer par le rechercher ou choisir parmi l’un des codes les plus populaires de la liste déroulante. Juste à droite, vous verrez également que votre contribution au capital social est fixée à notre niveau par défaut, qui est de 1 €. C’est le montant que vous devrez verser sur le compte bancaire de votre entreprise en échange de vos actions. Vous pouvez aller aussi bas que 1 centime d’euro ou aussi haut que 50 000 euros. Si vous optez pour le 1 centime, vous devez savoir que la plus petite participation par actionnaire est de 1 centime, vous ne pouvez donc pas ajouter d’actionnaires plus tard sans augmenter votre capital social. Nous avons décrit tout ce que vous devez savoir sur le capital social des sociétés estoniennes.

Vous devrez également entrer les coordonnées de votre entreprise. Gardez à l’esprit que l’adresse e-mail de votre entreprise ne sera pas cotée en bourse à moins que vous ne cochiez la case « Divulguer l’adresse e-mail de mon entreprise au registre ». Chaque société estonienne a besoin d’une adresse de siège social en Estonie ou d’une personne de contact agréée si l’adresse n’est pas en Estonie et que l’objectif est d’être résident fiscal d’un autre pays. À partir du 1er février 2023, il est possible d’enregistrer une société estonienne à une adresse étrangère.

Toutes les entreprises enregistrées par Unicount utilisent le même numéro d’enregistrement. Statuts standard,ce qui est idéal pour les entrepreneurs individuels. Vous pouvez trouver et modifier cette information ultérieurement dans le registre des entreprises si nécessaire, par exemple si vous register ou modifier le capital social.

L’écran suivant vous demande simplement de confirmer tous les détails que vous avez saisis jusqu’à présent.

Si vous avez choisi le bureau virtuel d’Unicount, l’adresse de votre entreprise se trouvera à l’adresse suivante Bâtiment Avala Electra à Tallinn.

Ensuite, vous pouvez utiliser votre identifiant numérique pour signer votre demande.

Vous pouvez également y télécharger votre demande complète, qui contient les statuts de votre entreprise. Vous pouvez ouvrir le conteneur téléchargé avec le logiciel du gouvernement estonien DigiDoc software. Une fois que vous êtes satisfait de tout, cliquez sur « Signer la demande ». Vous pouvez alors apposer votre signature numérique à l’aide de votre code PIN2, quelle que soit la méthode d’identité numérique que vous avez choisie.

La dernière étape consiste simplement à effectuer votre paiement, ce que vous pouvez facilement faire via Stripe avec les cartes Apple Pay, Google Pay et Mastercard, Visa, Amex ou UnionPay. Si vous disposez d’un compte bancaire estonien, letton ou lituanien, vous pouvez également utiliser un lien bancaire. Une fois votre société enregistrée, Unicount vous enverra une facture fiscale. Lors du paiement par carte, Unicount vous demandera de vérifier les informations de votre carte d’entreprise avant de facturer des frais annuels récurrents de bureau virtuel afin que ceux-ci puissent être payés par votre entreprise.

C’est fait ! Et vous pouvez probablement faire tout cela dans le même temps qu’il vous a fallu pour lire cet article. Vous recevrez une confirmation immédiate par e-mail que votre demande d’entreprise a été soumise et nous avons besoin de certaines données client avant que nous soyons autorisés à vous fournir le service de formation. Ensuite, vous serez de nouveau avisé lorsque le tribunal aura approuvé votre demande. Cela prend généralement environ un jour ouvrable si vous soumettez vos données client directement avec votre candidature.

Et si je n’ai besoin que d’un bureau virtuel ?

Vous avez peut-être déjà une entreprise en Estonie, mais vous souhaitez passer à l’abonnement de bureau virtuel d’Unicount. C’est souvent le cas lorsque les e-résidents n’ont plus besoin de la comptabilité de leur fournisseur de services groupés existant ou simplement parce qu’ils veulent économiser de l’argent sur leur facture de bureau virtuel. Certains e-résidents s’abonnent directement à la comptabilité, mais découvrent ensuite que leurs volumes d’échanges sont suffisamment faibles pour ne pas avoir besoin d’une comptabilité mensuelle et qu’ils pourraient bénéficier d’une approche plus légère dans les premiers temps. La déclaration mensuelle de TVA en Estonie, par exemple, n’est nécessaire que si votre entreprise a effectué plus de 40 000 € de fournitures imposables au cours d’une année civile.

Il existe une procédure distincte pour s’abonner uniquement à un bureau virtuel par le biais d’Unicount à l’adresse suivante Unicount.eu/en/virtual-office. C’est pourtant tout aussi simple.

Ensuite, vous devrez mettre à jour l’adresse et la personne de contact de votre entreprise dans le registre des entreprises estoniennes. Nous avons élaboré un guide complet ici, dans Unicount. FAQ: ‘Comment changer l’adresse de mon siège social et la personne à contacter ?’

Vous pouvez également décider d’enregistrer votre entreprise dans le registre des entreprises en ligne de l’État. Cela nous convient également si vous n’avez pas besoin d’une assistance supplémentaire et si vous souhaitez économiser 25 € sur les frais d’API qu’Unicount doit facturer pour son service de création rapide en ligne. En fait, vous devrez l’utiliser de toute façon si vous souhaitez créer une entreprise avec plusieurs actionnaires dès le départ. Cependant, vous aurez toujours besoin d’une adresse de siège social ou d’une personne de contact en Estonie, que vous pouvez obtenir grâce à l’abonnement au bureau virtuel d’Unicount.

Et si vous créez une nouvelle entreprise mais en utilisant le Estonian Business Register alors nous avons mis en place un guide ici sur la façon de le faire tout en utilisant notre service d’abonnement au bureau virtuel : ‘comment puis-je utiliser le service d’adresse et de contact d’unicount lorsque j’enregistre moi-même une société ?’

Merci d’avoir lu

Cet article a été rédigé par Adam Rang, directeur de la communication chez Unicount. Vous pouvez commencer à travailler avec Unicount à l’adresse suivante Unicount.eu.