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¿Cómo funciona el servicio de oficina virtual de Unicount?

Ennur Bilgin, Estonian e-resident

Unicount es la forma más sencilla de registrar una empresa estonia. Puede registrar una empresa en pocos minutos con una dirección de oficina virtual en Estonia. Unicount solo puede ofrecer ese servicio de formación rápida gracias a nuestro servicio de oficina virtual y persona de contacto que está integrado en el proceso.

El servicio de oficina virtual de Unicount está diseñado para satisfacer las necesidades de aquellos residentes fundadores electrónicos que estén creando una empresa estonia en línea, pero el servicio también es utilizado por ciudadanos y residentes de Estonia, que prefieren una dirección comercial profesional para sus empresas. En este artículo, explicamos cómo funciona el servicio de oficina virtual.

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual le da a su negocio una dirección física en Estonia con algunos de los servicios que su personal administrativo podría hacer en una oficina. Con una oficina virtual, puede trabajar desde cualquier parte del mundo, teniendo todavía una dirección de la oficina registrada en Estonia para su empresa con procesamiento de correo confiable. Todas sus tarjetas bancarias y documentos legales enviados por correo a la dirección de su empresa estarán disponibles para usted, ya sea en línea o a través de reenvío de correo físico.

El requisito de designar a una persona de contacto autorizada para recibir notificaciones legales oficiales es algo que el código comercial de Estonia prescribe a los residentes fundadores electrónicos desde 2018. Unicount tiene la licencia necesaria para actuar como su persona de contacto responsable de recibir todas las comunicaciones oficiales de los organismos gubernamentales de Estonia.

Registrar una dirección de oficina virtual con Unicount

Hay tres opciones para suscribirse al servicio de oficina virtual de Unicount. En primer lugar, a través de la creación de una nueva sociedad mercantil por medio del autoservicio de Unicount disponible en inglés, estonio, francés, español, alemán, turco y ruso.

Debe ser ciudadano, residente o e-residente de Estonia para suscribirse a los servicios Unicount en línea. Esto se debe a que necesita un código de identificación personal estonio (conocido como isikukood), así como su identificación digital para acceder a nuestro Panel de Clientes y enviar solicitudes al Registro de e-Business.

Si reside fuera de Estonia, la suscripción a la oficina virtual de Unicount con servicio de persona de contacto ya está marcada para usted. Su dirección de oficina registrada será Veskiposti 2-1002, en el nuevo edificio Avala Electra en Tallin.

La segunda opción es cuando usted ya tiene una empresa estonia, pero quiere cambiar al servicio de oficina virtual de Unicount. Hay un proceso separado para suscribirse solo a una oficina virtual a través de Unicount en Unicount.eu/en/virtual-office. Es incluso más simple que registrar una nueva compañía. Después de suscribirse, tendrá que actualizar la dirección registrada de su empresa y la persona de contacto en el Registro de Empresas de Estonia. Preparamos una guía completa aquí en la FAQ de Unicount: ¿Cómo puedo cambiar la dirección registrada de mi oficina y la persona de contacto?

La tercera opción es cuando usted decide registrar su empresa en el Registro de e-Business del estado o notario por alguna razón. Eso también está bien para nosotros si no necesita el soporte adicional y quiere ahorrar 25€ para la tarifa de API que Unicount tiene que cobrar por su servicio de formación en línea rápida. De hecho, tendrá que usarlo de todos modos cuando esté dispuesto a establecer la empresa con varios accionistas desde el principio. La razón es que la API de registro de negocios actual solo admite formaciones de fundadores individuales. Sin embargo, aún necesitará una dirección de oficina registrada y una persona de contacto en Estonia, que puede obtener a través del registro de la oficina virtual de Unicount. Simplemente marque la casilla «Mi empresa no tiene código de registro todavía» para que nuestro equipo sepa que lo ayudará con el registro de la empresa en el Registro de e-Business.

Elaboramos una guía para cuando usted esté creando una nueva empresa, pero esté utilizando el Registro de Empresas de Estonia, en esta guía le hablaremos sobre cómo hacer eso mientras se sigue utilizando nuestro servicio de suscripción de oficina virtual: «¿Cómo puedo utilizar la dirección de Unicount y el servicio de persona de contacto al registrar una empresa por mi cuenta? “

Usando el servicio de oficina virtual de Unicount

Después de que su empresa está registrada, usted obtiene el acceso al Panel de Control del Cliente de Unicount. Al iniciar sesión comprobamos que el número de identificación personal que tiene en su tarjeta de residente electrónico, Smart-ID, ID-card o Mobile-ID está vinculado a al menos una suscripción activa de la oficina virtual.

Pueden haber varias suscripciones de oficina virtual conectadas a usuarios que tienen varias empresas en Estonia, pero no hay soporte multiusuario disponible para que diferentes usuarios accedan a la misma empresa.

Activando su servicio

Después de que su empresa se registre, pronto recibirá un correo electrónico que le pedirá que active el servicio de oficina virtual. Esto significa que Unicount ahora necesita recopilar más información sobre su negocio y sus accionistas para poder servirle.

Para enviar el registro de los datos del cliente al Panel de Control del Cliente, abra el menú Datos del Cliente y complete los detalles de negocio requeridos como se muestra en este ejemplo de una captura de pantalla con datos de Unicount. Cuando haya terminado, haga clic en «Guardar cambios» en la esquina superior derecha. Guardar datos automáticamente lo lleva a las siguientes pestañas donde puede insertar los propietarios beneficiosos de la empresa y subir sus archivos de pasaporte. Tenemos una guía completa sobre cómo hacerlo: ¿Cómo puedo activar el servicio de oficina virtual?

Guardar las preferencias de comunicación

Al igual que la formación de la empresa, el autoservicio está disponible en inglés, estonio, francés, español, alemán, turco y ruso. No importa cuál idioma utilizó para inscribirse, siempre se puede cambiar al idioma que más le convenga. Al seleccionar el idioma preferido, el idioma de la interfaz de usuario del Panel de Control del Cliente cambia después de hacer clic en el botón «Guardar cambios». Todos los siguientes correos electrónicos y mensajes que Unicount envía estarán en ese idioma si las traducciones están disponibles.

También puede encontrar las preferencias de comunicación en el menú “Perfil de usuario”. Allí puede elegir si desea recibir boletines de noticias de Unicount y ofertas de socios u optar por no recibirlos si se ha registrado anteriormente. Las notificaciones de servicio y las notificaciones de correo entrantes se marcan para que estén activas de forma predeterminada y no se pueden quitar. Las notificaciones de cumplimiento tampoco se pueden dejar sin marcar porque Unicount tiene la responsabilidad fiduciaria de notificarle todos los avisos oficiales recibidos, como los plazos de los informes anuales, los informes de impuestos atrasados o las publicaciones oficiales del boletín.

Acceso al correo

Todos los artículos de correo enviados a su dirección de oficina se abren y escanean diariamente. Luego, Unicount sube cartas escaneadas en el menú Mensajes del Panel de Control del Cliente, y usted recibe una notificación por correo electrónico sobre un nuevo correo. Para leer sus artículos de correo, inicie sesión en el Panel de control del Cliente aquí.

Hay tres categorías de mensajes en su bandeja de entrada de mensajes:

Correo es la categoría para los artículos de correo físico dirigidos a su empresa. Esto también incluye avisos de llegada de tarjetas bancarias.

Oficial es la categoría para cualquier mensaje de la agencia gubernamental estonia que Unicount ha recibido, ya sea porque usted es parte del esquema de protección de spam Unicount por tener Unicount eesti.ee dirección de correo electrónico 14614272@eesti.ee asignado como correo electrónico público de su empresa, o porque el artículo fue enviado por correo electrónico a Unicount como su persona de contacto autorizada en Estonia. Todas las fundaciones de empresas a través del servicio de API Unicount con el servicio de persona de contacto Unicount, vienen con el esquema de protección contra spam por defecto.

Unicount es la categoría para todos los mensajes relacionados con el servicio de oficina virtual que Unicount envía para mantener su suscripción activa.

Siempre que el equipo Unicount pueda determinar que un mensaje recibido de las autoridades es una plantilla estándar utilizada por el tribunal o la oficina de impuestos, nuestras plantillas personalizadas pre-traducidas con explicaciones adicionales se proveen para que usted obtenga una comprensión clara de los documentos de contenido recibidos en estonio. Si no se encuentra una plantilla pre-traducida exacta, siempre puede traducir la información recibida utilizando un servicio de traducción automática como Google Translate. También hay una integración de Google Translate disponible en la vista de mensajes. Después de elegir su idioma de usuario preferido en la pestaña de preferencias de comunicación, solo lo necesitará si ninguno de los idiomas proporcionados por el autoservicio Unicount coincide con sus necesidades. Póngase en contacto con el soporte de Unicount si no puede entender el contenido de cualquier mensaje oficial o desea asegurarse de que la traducción automática es correcta.

Reenvío de correo

Siempre que su empresa haya recibido un artículo enviado por correo, como una tarjeta bancaria, es posible que desee enviarlo a su ubicación fuera de Estonia. Puede simplemente notificarnos el artículo que desea reenviar junto con la dirección de reenvío que desea utilizar.

Unicount utiliza el servicio de seguimiento y firma de Estonian Mail (Omniva) para reenvío o mensajería DHL. Puede ponerse en contacto con el soporte de Unicount para obtener una cotización. Se añade un cargo por servicio de 25 euros más IVA al franqueo. Las tarifas de reenvío de correo siempre se cargan en su tarjeta a través de Stripe antes del reenvío. Por favor, consulte este manual para saber cómo agregar o cambiar su tarjeta de pago a través del Panel de Control del Cliente.

Entregas por correo

De acuerdo con los Términos de Servicio, Unicount no recibe ni reenvía paquetes enviados o enviados por mensajería a sus clientes, excepto cuando se haya acordado previamente. Sin embargo, hay algunos artículos de correo entregados por mensajería que llegan a nuestros clientes cada semana, como cartas de confirmación de registro de Amazon y tarjetas de débito de Wise. Dependiendo de la persona que entrega el artículo rastreado y firmado, puede que se confundan al entrar en el edificio de oficinas de Avala y que no encuentren el nombre de su empresa. Para asegurarse de que no se vayan con algún sobre importante, sería recomendable notificar al soporte de Unicount con antelación para que le demos un número de teléfono al mensajero para llamar a la oficina desde la recepción. Además, siempre use la dirección Veskiposti 2-1002 para que el o la recepcionista sepa que está dirigida al cliente Unicount. El número de suite 1002 es únicamente para el uso de clientes de oficinas virtuales de Unicount.

¿Cómo puedo renovar mi suscripción a la oficina virtual?

Esto es increíblemente fácil al registrarse con una tarjeta bancaria como método de pago. Unicount simplemente renovará automáticamente su suscripción de oficina virtual durante los próximos 12 meses, mediante el cobro de la tarifa de servicio anual, 7 días antes del día de vencimiento. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de que su método de pago o pasaporte no haya expirado y Unicount hará el resto automáticamente. Cuando esté en problemas debido a la falta de una tarjeta para los pagos automáticos de Stripe, puede descargar su factura desde el menú de suscripción y transferir el dinero a Unicount para la renovación manual. Las facturas están disponibles 60 días antes del vencimiento y siempre puede ver su período de suscripción actual desde el Panel de Control del Cliente.

Siempre que desee cambiar de proveedor de servicios, puede cancelar su servicio desde el menú de Suscripción y luego cambiar su dirección de la oficina registrada y persona de contacto en el Registro de Empresas antes de la fecha de vencimiento.

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¡Gracias por leer!

Este artículo fue escrito por Adam Rang, Director de Comunicaciones de Unicount. Puede comenzar con Unicount en Unicount.eu.