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Cómo funciona Unicount

Ennur Bilgin, E-Residency üyesi

Construir un negocio puede ser difícil, pero comenzar una empresa debe ser simple. Si puede registrar un nombre de dominio para su empresa en pocos minutos, entonces ¿por qué no su empresa también?

Por eso se creó Unicount. Unicount es la forma más sencilla de registrar una empresa estonia. También es la forma más sencilla de crear una empresa de la UE sin papel desde cualquier parte del mundo. Se tarda solo cinco minutos. Unicount es utilizado por los ciudadanos y residentes de Estonia, pero también un número creciente de personas en todo el mundo porque todo lo que necesita es una identificación digital estonia, que puede ser obtenida por los ciudadanos de otros países que viven fuera de Estonia a través de e-residencia.

Y si ya tiene una empresa, puede utilizar Unicount para suscribirse a una oficina virtual en Estonia, que incluye una dirección registrada y una persona de contacto. Puede leer más sobre nuestra suscripción a la oficina virtual aquí.

Así que aquí hay una guía para cómo establecer una empresa de la UE, sin papel, a través de Unicount.

¿Qué es Unicount?

Unicount proporciona la creación de empresas a través de la API del Registro de Empresas de Estonia, así como una oficina virtual y acceso a otros consejos y servicios para la gestión de una empresa. Si lo desea, puede utilizar el registro de empresas electrónico del estado, pero Unicount ofrece todo lo que necesita para completar el proceso, incluyendo más orientación, más servicios y menos problemas.

Ingmar Vali, Jefe del Departamento de Registros Judiciales del Centro de Registros y Sistemas de Información de Estonia, explica: «Hemos desarrollado esta API para dar a los proveedores de servicios la oportunidad de desarrollar una mejor experiencia de usuario combinando servicios públicos y privados.»

Somos emprendedores aquí en Unicount y ya hemos creado muchas empresas estonias juntos, así que sabemos lo difícil que puede ser a veces. También nos encanta la buena experiencia de usuario y nunca dejamos de trabajar en formas de mejorarla.

La única limitación notable es que Unicount es para establecer una empresa con un fundador, que es una persona física real fundadora. Si desea tener varios fundadores o una subsidiaria de una entidad jurídica existente, tendrá que usar el Registro de Empresas Electrónico, encontrar un notario o agregar accionistas adicionales después. Le mostraremos cómo hacerlo en este artículo.

Registro de una empresa de la UE sin papel a través de Unicount

Debe ser ciudadano, residente o residente electrónico de Estonia para poder usar Unicount. Esto se debe a que necesita un código de identificación personal estonio (conocido como ‘isikukood’), así como su identificación digital para el acceso. Unicount es compatible con todas las tarjetas de identificación digital de Estonia (como las que tienen los ciudadanos, residentes y residentes electrónicos), así como con Estonian Mobile-ID o Smart-ID. De hecho, Unicount es la única manera de registrar una empresa a través de Smart-ID porque incluso el registro electrónico de empresas no es compatible con ese método eID todavía.

Para empezar, visite Unicount.eu. Encontrará autoservicio disponible en inglés, estonio, francés, español, alemán, turco y ruso. Primero, verá este cuadro de búsqueda donde puede comprobar si el nombre de su empresa está disponible o es demasiado similar a las empresas estonias y a las marcas comerciales ya registradas en la UE.

El costo total de registrar una empresa a través de Unicount es de 290€, lo que incluye la cuota estatal de 265€ y la tarifa API de registro de empresas de 25€. Unicount no gana dinero en su formación porque esto es exactamente lo que nos cuesta usar la API – pero creemos que vale la pena para una configuración de la empresa simple, rápida y tranquila – y luego cubrimos las tarifas de procesamientode pagos nosotros mismos. El Registro de Empresas no acepta pagos con tarjeta y transferencias de dinero a Estonia podría costar algo de dinero.

El nombre de su empresa debe estar escrito en el alfabeto latino y no contener caracteres especiales. Como ejemplo, voy a empezar mi propia empresa de venta de manzanas. Así que quiero llamarla Adam’s Apples.

En Estonia, una sociedad limitada se conoce como OÜ, por lo que verá esas letras legales al final del nombre de su empresa, que es el equivalente a ‘LTD’ en muchos otros países.

“Introduje mi nombre preferido en la caja de búsqueda y descubrí que nadie más está usando ese nombre, aunque hay algunas compañías con nombres similares.” En este caso, un juez de Estonia tendría que decidir si es probable que haya confusión entre el nombre elegido y los nombres de las empresas o marcas comerciales que ya existen. Si el nombre es rechazado, puede aplicar de nuevo a través de Unicount usando un nombre diferente sin costo adicional.

“Podría comenzar mi búsqueda de nuevo, pero he decidido que no hay ninguna causa razonable para la confusión con las otras empresas enlistadas aquí.” Haga clic en ‘intenta registrar este nombre de cualquier modo’.

Por cierto, se puede ver en la esquina inferior derecha que hay una opción para el chat en vivo. Estamos disponibles todos los días de la semana si necesita ayuda adicional a través de este proceso.

El siguiente paso requiere que se autentique usando su identificación digital estonia.

Puede elegir su tarjeta de identificación, su Mobile-ID o su Smart-ID. Si nunca ha probado Smart-ID, entonces Por qué los residentes electrónicos se están registrando para Smart-ID. La autenticación de su identidad requiere que ingrese PIN1 con cualquiera de estos métodos.

En la siguiente pantalla, su nombre y código de identificación personal ya están completos, entonces solo tiene que añadir los datos de contacto y la información sobre su ciudadanía y residencia.

Para los propósitos de este ejemplo, soy británico y vivo en Londres.

Después de esto, voy a ser llevado a una pantalla donde tengo que llenar algunos detalles sobre mi nueva empresa. Una vez más, no tomamos más información de la que es absolutamente necesaria para el proceso legal.

Necesitará un campo de código de actividad para su negocio para que pueda comenzar a buscar eso o elegir uno de los códigos más populares en la lista desplegable. Justo a la derecha, también verá que su aportación de capital social se establece en el nivel mínimo, que es de 2.500€. Esa es la cantidad que tendrá que pagar en la cuenta bancaria de su empresa a cambio de sus acciones. Pero no se preocupe. Esto también se aplazará automáticamente para que usted solo tenga que pagar una vez que esté listo para sacar dividendos en el futuro. Sin embargo, ya puede comenzar a negociar y cobrar un salario antes de eso, que es lo que la mayoría de los estonios hacen al iniciar sus empresas.

También tendrá que introducir los datos de contacto de su empresa. Tenga en cuenta que la dirección de correo electrónico de su empresa se va a publicar a menos que se suscriba al servicio de persona de contacto de Unicount. Si usted es un residente y no necesita el servicio de persona de contacto, pero no quiere correo no deseado entonces armamos un simple truco para evitar eso aquí, que incluye el uso de un correo electrónico temporal y luego cambiarlo con su nuevo correo electrónico especial proporcionado por el estado eesti.ee después (que solo acepta correos electrónicos de las direcciones IP del estado). Unicount todavía necesitará su correo electrónico real, aunque utilice uno temporal durante la formación.

Toda empresa estonia gestionada desde el extranjero necesita una dirección registrada y una persona de contacto en Estonia. Si reside fuera de Estonia, la suscripción a la oficina virtual de Unicount ya está marcada.

Todas las empresas registradas a través de Unicount utilizan el mismo estándar de Estatutos, que es ideal para los empresarios en solitario. Usted puede encontrar y cambiar eso más adelante en el Registro de Empresas si es necesario, como si registrara o cambiara el capital social.

La siguiente pantalla simplemente le pide que confirme todos los detalles que ha introducido hasta ahora.

Si eligió la oficina virtual de Unicount, su dirección de la empresa registrada será Veskiposti 2-1002 en el nuevo edificio Avala Electra en Tallin.

Luego, puede usar su identificación digital para firmar su solicitud.

Aquí también puede descargar su solicitud completa, que contiene los estatutos de su empresa. Puede abrir el contenedor descargado con el software DigiDoc del gobierno estonio. Una vez que esté satisfecho con todo, haga clic en ‘Firmar solicitud’ y luego puede firmarlo digitalmente usando su PIN2 para cualquier método de identidad digital que haya elegido.

El paso final es simplemente hacer su pago, el cual puede hacer fácilmente a través de Stripe con Apple Pay, Google Pay y Mastercard, Amex o tarjetas Visa. Si tiene una cuenta bancaria estonia, letona o lituana, también puede utilizar un enlace bancario. Después de que su empresa esté registrada, Unicount le emitirá una factura de impuestos. Al pagar con tarjeta, Unicount le pedirá que revise la información de su tarjeta de empresa antes de cobrar las tarifas anuales recurrentes para que su empresa pueda pagarlas.

¡Hecho! Y usted puede hacer probablemente todo esto en el mismo tiempo que le tomó leer este artículo. Usted recibirá una confirmación inmediata de que su solicitud de empresa ha sido presentada, entonces se le notificará de nuevo cuando la corte lo haya aprobado. Esto suele tardar aproximadamente un día hábil.

¿Y si solo necesito una oficina virtual?

Es posible que ya tenga una empresa estonia, pero desea cambiar a la suscripción de oficina virtual de Unicount. Ese es a menudo el caso cuando residentes electrónicos ya no requieren la contabilidad de su proveedor de servicios incluido o simplemente porque quieren ahorrar dinero en su factura de la oficina virtual. Algunos residentes electrónicos se inscriben para la contabilidad de inmediato, pero luego descubren que sus volúmenes comerciales son lo suficientemente bajos como para no necesitar una contabilidad mensual y que podrían beneficiarse más de un enfoque más ágil en sus primeras etapas. La declaración mensual del IVA en Estonia, por ejemplo, solo es necesaria después de que su empresa gane más de 40.000€ de ingresos imponibles en un año natural.

Hay un proceso separado para suscribirse solo a una oficina virtual a través de Unicount en Unicount.eu/en/virtual-office. Es igual de simple.

Después de eso, tendrá que actualizar la dirección registrada de su empresa y la persona de contacto en el Registro de Empresas de Estonia. Armamos una guía completa aquí en el FAQ de Unicount: ‘¿Cómo cambio mi dirección de la oficina registrada y persona de contacto?’

También puede decidir registrar su empresa en el Registro de Empresas electrónico del estado. Eso está bien para nosotros también si no necesita el soporte adicional y quiere ahorrar 25€ para la tarifa de API que Unicount tiene que cobrar por su rápido servicio de formación en línea. De hecho, tendrá que usarlo de todos modos si está dispuesto a establecer la empresa con varios accionistas desde el principio. Sin embargo, necesitará una dirección de domicilio y una persona de contacto en Estonia, que se pueden obtener a través de la suscripción a la oficina virtual de Unicount.

Y si va a establecer una nueva empresa, pero utilizando el Registro de Empresas de Estonia, le mostraremos a continuación, una guía sobre cómo hacer eso mientras se sigue utilizando nuestro servicio de suscripción de oficina virtual: ‘¿Cómo puedo utilizar el servicio de dirección y persona de contacto Unicount al registrar una empresa por mi cuenta?’

¡Gracias por leer!

Este artículo fue escrito por Adam Rang, Director de Comunicaciones de Unicount. Puede comenzar con Unicount en Unicount.eu.