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Cómo funciona Unicount

Joshua Martin, Service Client

Construir un negocio puede ser difícil, pero crear una empresa puede ser sencillo. Si puede registrar un nombre de dominio para su empresa en un par de minutos, ¿por qué no también su empresa?

Para eso se creó Unicount. Unicount es la forma más sencilla de registrar una empresa estonia. Además, es el modo más fácil de crear una empresa en la UE de forma digital, desde cualquier parte del mundo. En solo 5 minutos. Unicount es utilizada por ciudadanos y residentes de Estonia, pero también por muchas personas en todo el mundo, ya que lo único que necesita es una identificación digital de Estonia, la cual, en caso de ser ciudadano de otro país, se puede conseguir mediante la residencia electrónica.

Si ya tiene una empresa, puede utilizar Unicount para suscribirse a una oficina virtual de Estonia, que incluye un domicilio social y una persona de contacto. Puede obtener más información sobre nuestra suscripción a una oficina virtual aquí.

A continuación, se adjunta una guía sobre cómo establecer una empresa de la UE de forma digital a través de Unicount.

¿Qué es Unicount?

Unicount proporciona la creación de empresas a través de la API del Registro Mercantil de Estonia, así como una oficina virtual y acceso a otros consejos y servicios para gestionar una empresa. Puede utilizar el Registro Mercantil electrónico estatal si quiere, pero Unicount le ofrece todo lo que necesita para completar el proceso, incluyendo más información, más servicios y menos problemas.

Ingmar Vali, el Director del Departamento del Centro de Sistemas de Registro e Información de Estonia, explica que: «Desarrollamos esta API para proporcionar a los proveedores de servicios la oportunidad de desarrollar una mejor experiencia de usuario al combinar servicios públicos y privados».

Somos emprendedores en Unicount y ya hemos creado muchas empresas estonias, por lo que sabemos lo complicado que puede ser en algunas ocasiones. Nos encanta una experiencia de usuario perfecta y nunca dejamos de trabajar para mejorarla.

La única limitación notable es que Unicount se utiliza para establecer una empresa con una persona fundadora física real. Si quisiera tener varios fundadores o un subsidiario para una entidad legal ya existente, necesita utilizar el Registro Mercantil Electrónico, encontrar un notario, o añadir accionistas adicionales después. Le mostraremos cómo hacerlo en este artículo.

Registrar una empresa de la UE de forma digital a través de Unicount

Debe ser ciudadano, residente o residente digital de Estonia para poder utilizar Unicount. Necesita un código de identificación personal estonio (conocido como «isikukood»), así como una identificación digital para acceder. Unicount es compatible con todas las tarjetas de identificación digital estonias (como las que poseen los ciudadanos, residentes y residentes digitales), así como el Mobile-ID o el Smart-ID. De hecho, Unicount es la única forma de registrar una empresa mediante Smart-ID porque incluso el Registro Mercantil Electrónico no es compatible todavía con la identificación electrónica.

Para comenzar, visite Unicount.eu. Encontrará un autoservicio disponible en inglés, estonio, francés, alemán y ruso. Primero verá este cuadro de búsqueda donde puede comprobar si su nombre mercantil está disponible o si hay empresas y marcas estonias ya registradas en la UE.

El precio total para el registro de una empresa mediante Unicount es de 290 €, incluye la tasa estatal de 265 € y la tasa del Registro Mercantil API de 25 €. Unicount no utiliza dinero para su formación porque es justo lo que nos cuesta utilizar la API, pero creemos que merece la pena gracias a su configuración de empresa simple, rápida y fluida, y el pago de las tasas de elaboración corren de nuestra cuenta. El Registro Mercantil no acepta pagos con tarjeta y el envío de dinero a Estonia puede que le cueste dinero.

Su razón social se debe escribir en alfabeto latino y no debe contener caracteres especiales. Como ejemplo, voy a empezar mi propia empresa de venta de manzanas. Voy a llamarla Adam’s Apples.

En  Estonia, una empresa de sociedad limitada se conoce como OÜ, por lo que verá estas letras legales al final de su nombre mercantil, lo que sería el equivalente a «LTD» en otros países.

Introduzco el nombre que prefiera en el recuadro y compruebo que nadie esté utilizando ese nombre, aunque existan algunas empresas con nombres parecidos. En este caso, un juzgado en Estonia necesitaría decidir si existe posibilidad de confusión entre el nombre que ha elegido y los nombres de las empresas o marcas ya existentes. Si se rechaza el nombre, puede volver a solicitar en Unicount un nombre diferente sin coste adicional.

Podría empezar de nuevo mi búsqueda, pero he decidido que no hay motivo de confusión con las otras empresas. Hago clic en «intento registrar este nombre de cualquier modo».

Del mismo modo, puede ver que en el botón de la esquina derecha hay una opción de chat en vivo. Estamos a su disposición cualquier día de la semana si necesita ayuda en este proceso.

El siguiente paso requiere que se autentifique mediante su identificación digital estonia. 

Puede elegir la tarjeta de identificación, el Mobile-ID o el Smart-ID. Si nunca antes ha probado Smart-ID, por qué los residentes electrónicos se registran usan Smart-ID. Para autentificar su identidad se necesita introducir un PIN1 con cualquiera de estos métodos.

En la siguiente pantalla, ya está cumplimentado su código de identificación personal y su nombre, añada los detalles de contacto y la información necesaria sobre su nacionalidad y residencia.

En este caso, yo soy británico y resido en Londres.

A continuación, iré a una pantalla donde tengo que cumplimentar algunos detalles sobre mi nueva empresa. Tan solo la información que es necesaria para el proceso legal.

Necesitará un campo de código de actividad para su negocio, por lo que puede empezar a buscarlo o cogerlo de los códigos más populares en la lista desplegable. A la derecha, también podrá observar la contribución de capital social establecido a nivel mínimo, que es 2.500 €. Esa es la cantidad que necesitará pagar mediante la cuenta bancaria de la empresa a cambio de las acciones. No se preocupe. Se difiere de forma automática, por lo que lo abonará una vez esté dispuesto a obtener dividendos en el futuro. Puede empezar a comerciar y cobrar un sueldo antes, que es lo que hacen la mayoría de los estonios cuando crean una empresa.

También necesita introducir los datos de contacto de su empresa. Tenga en cuenta que la cuenta de correo electrónico de su empresa se va a hacer pública a no ser que se suscriba al servicio de persona de contacto de Unicount. Si es residente y no necesita el servicio de persona de contacto, pero no quiere recibir spam, hemos preparado un truco sencillo para evitarlo, que incluye emplear un correo electrónico temporal, después cámbielo con su nuevo correo electrónico especial proporcionado por el estado eesti.ee (solo acepta correos electrónicos de las direcciones IP del estado). Unicount seguirá necesitando su correo electrónico actual aunque utilice uno temporal durante la formación.

Toda empresa estonia gestionada desde el extranjero necesita un domicilio social y una persona de contacto en Estonia. Si reside fuera de Estonia la suscripción a la oficina virtual de Unicount ya está marcada.

Todas las empresas registradas por Unicount utilizan los mismos Artículos de Asociación estándar, que son perfectos para emprendedores en solitario. Puede cambiar dicha información más tarde en el Registro Mercantil si lo necesita, por ejemplo, si registra o cambia el capital social. 

La siguiente pantalla le indica que confirme todos los detalles introducidos hasta ahora.

Si elige la oficina virtual de Unicount, su domicilio social será Avala Electra Building en Tallin. La suscripción anual cuesta 179 € con persona de contacto, o 99 € sin persona de contacto para fundadores residentes. Se añadirá un 20 % de IVA  de acuerdo a la legislación estonia.

Ahora puede utilizar su identificación digital para firmar su solicitud.

En este paso también puede descargarse toda la solicitud, que contiene los artículos de asociación de su empresa. Puede abrir el contenido con el software DigiDoc del gobierno de Estonia. Una vez esté conforme con todo el contenido, haga clic en «Firmar solicitud», puede firmar de forma electrónica con su PIN2 para cualquier método de identidad digital seleccionado.

El último paso es realizar el pago, el cual se puede realizar de forma sencilla a través de Stripe con Apple Pay, Google Pay y con las tarjetas Mastercard, Amez o Visa. Si tiene una cuenta bancaria estonia, letona o lituana, también puede utilizar un enlace bancario. Una vez su empresa esté registrada, Unicount le emitirá una factura de impuestos. Si paga con tarjeta, Unicount le preguntará si puede comprobar la información de su tarjeta de empresa antes de cargar las cuotas anuales recurrentes, de forma que las pueda pagar su empresa.

¡Hecho! Tardará en realizar todo este proceso el mismo tiempo que tarda en leer este artículo. Recibirá una confirmación inmediata en la que se indica que la solicitud de su empresa se ha registrado y volverá a recibir otra notificación cuando el juzgado la apruebe. Suele tardar un día laborable.

¿Y si solo necesito una oficina virtual?

Puede que ya tenga una empresa estonia, pero quiere cambiarse a la suscripción de oficina virtual de Unicount. Suele suceder cuando los residentes electrónicos ya no tienen que llevar la contabilidad de su proveedor de servicios agrupados actual o porque quieren ahorrar dinero en la factura de su oficina virtual. Algunos residentes electrónicos se registran para una contabilidad inmediata, pero descubren que su volumen comercial es bajo y que se podrían beneficiar más con un mayor enfoque en sus primeras etapas. Por ejemplo, el informe de IVA mensual en Estonia solo es necesario si su empresa gana más de 40.000 € de base imponible en un año natural.

Existe un proceso separado para suscribirse solo a una oficina virtual a través de Unicount en Unicount.eu/en/virtual-office. Es muy sencillo.

A continuación, necesitará actualizar el domicilio social de su empresa y la persona de contacto en el Registro Mercantil de Estonia. Adjuntamos una guía completa con las preguntas frecuentes de Unicount: – ¿Cómo puedo cambiar mi domicilio social y persona de contacto?

Puede decidir también si quiere registrar su empresa en el Registro Mercantil Electrónico Estatal. Esta opción es adecuada si no necesita soporte adicional y quiere ahorrar 25 € de tasa API, la cual Unicount necesita cobrarle por el servicio de formación en línea. De hecho, necesitará utilizarla si quiere establecer la empresa con varios accionistas desde el principio. Sin embargo, necesitará, del mismo modo, un domicilio social y una persona de contacto en Estonia, que se pueden conseguir mediante la suscripción a la oficina virtual de Unicount.

Si está registrando una empresa nueva y utiliza el Registro Mercantil de Estonia adjuntamos una guía para explicar cómo hacerlo utilizando nuestro servicio de suscripción de la oficina virtual: –¿Cómo puedo utilizar el domicilio social y el servicio de persona de contacto de Unicount cuando registro una empresa por mi cuenta?

¡Gracias por leernos!

Este artículo ha sido escrito por Adam Rang, Director de Comunicaciones en Unicount. Puede empezar en Unicount a través de Unicount.eu.