fbpx
Logo
virtual office rental service

Как работает виртуальный офис Unicount

WhatsApp
Adam Rang, Директор по коммуникациям

Unicount — это самый простой способ регистрации эстонской компании. Вы можете открыть компанию за пять минут или меньше, имея адрес виртуального офиса в Эстонии. Unicount может предложить такую быструю услугу по созданию компании только благодаря аренде виртуального офиса и услуге контактного лица, интегрированной в процесс создания компании.

Услуга виртуального офиса Unicount разработана с учетом потребностей учредителей — электронных резидентов, создающих эстонскую компанию онлайн, но ею также пользуются граждане и жители Эстонии, предпочитающие иметь профессиональный бизнес-адрес для своих компаний. В этой статье мы расскажем, как работает услуга виртуального офиса.

Виртуальный офис — что это?

Услуга аренды виртуального офиса предоставляет вашему предприятию офисный адрес в Эстонии с некоторыми услугами, которые в корпоративном офисе потенциально может выполнять оплачиваемый персонал. С помощью виртуального офиса вы можете работать из любой точки мира, но при этом иметь зарегистрированный в Эстонии адрес вашей компании с надежной обработкой почты. Все банковские карты и юридические документы, отправленные по почте на адрес компании, будут доступны онлайн на панели управления клиента или через пересылку почты. Unicount может пересылать ваши почтовые отправления почтой Эстонии и экспресс-службой DHL в любую точку мира.

Требование о назначении уполномоченного контактного лица для получения официальных юридических уведомлений из суда — это то, что коммерческий кодекс Эстонии навязал учредителям электронного резидента в 2018 году. Компания Unicount обладает лицензией, необходимой для выполнения функций контактного лица. Контактное лицо отвечает за получение всех официальных сообщений от государственных органов Эстонии и передачу их в компанию. Начиная с 1 февраля 2023 года назначение контактного лица требуется только в том случае, если вы решили использовать иностранный адрес для своей эстонской компании.

Регистрация адреса виртуального офиса с помощью Unicount

Существует три варианта подписки на услугу аренды виртуального офиса Unicount. Первый вариант — создание новой компании с ограниченной ответственностью через систему самообслуживания Unicount, доступную на английском, эстонском, французском, испанском, немецком, турецком и русском языках.

Чтобы подписаться на услуги Unicount онлайн, необходимо быть гражданином, резидентом или э-резидентом Эстонии. Это связано с тем, что Вам необходим эстонский персональный идентификационный код (isikukood), а также цифровой идентификатор для подписания заявок в электронном бизнесрегистре в качестве члена правления предприятия. Unicount прилагает все усилия, чтобы заставить работать и другие электронные идентификаторы eIDAS, но пока безуспешно.

Unicount предоставляет услуги по созданию компаний только с годовой подпиской на виртуальный офис или контактное лицо. Адрес вашего виртуального офиса в Эстонии будет Veskiposti 2-1002, Tallinn 10138. Он находится в новом здании Avala Electra Building. Стоимость всех годовых подписок составляет 199 евро, включая НДС.

Второй вариант предназначен для тех, кто уже имеет эстонскую компанию, но хочет перейти на услугу аренды виртуального офиса Unicount или нуждается в новом контактном лице. Для подписки на годовую услугу аренды виртуального офиса или контактного лица существуют отдельные регистрационные формы. Это даже проще, чем регистрация новой компании. После оформления подписки необходимо обновить юридический адрес и/или контактное лицо в эстонском бизнес-регистре. Мы подготовили полное руководство по этому вопросу в разделе FAQ по Unicount: Как изменить юридический адрес и контактное лицо?

Третий вариант — для тех, кто хочет по каким-то причинам зарегистрировать компанию в электронном бизнес-реестре или у нотариуса. Мы тоже не против, если Вы не нуждаетесь в поддержке и хотите сэкономить 25 евро на плате за API, которую Unicount должен заплатить в Бизнес-реестр за услугу быстрого создания компании онлайн. На самом деле, если вы хотите создать компанию с несколькими акционерами или эстонскими юридическими лицами в качестве учредителей, вам в любом случае придется воспользоваться услугами Бизнес-регистра.

Причина в том, что существующий API Business Register поддерживает создание компаний только с одним учредителем — физическим лицом. Тем не менее, вам все равно потребуется юридический адрес или контактное лицо в Эстонии, которые вы можете получить с помощью услуги Unicount по регистрации виртуального офиса. Поставьте галочку в поле «У моей компании пока нет регистрационного кода», чтобы наши сотрудники знали, что в случае необходимости они помогут вам с регистрацией компании в э-бизнес регистре.

При создании новой компании в электронном бизнес-реестре вы можете воспользоваться приведенным здесь руководством: «Как использовать сервис адресов и контактных лиц Unicount при самостоятельной регистрации компании?». Вот как выглядит вставка адреса виртуального офиса Unicount в качестве адреса юридического адреса в Эстонии.

Активация подписки

После внесения первого годового платежа вы получаете доступ к Панели Управления клиента и можете вносить обязательные данные о клиенте. Unicount необходимо собрать дополнительную информацию о вашем бизнесе и акционерах, чтобы иметь возможность обслуживать вас. Требования по сбору данных о клиенте вытекают из эстонского законодательства, регулирующего деятельность лицензированных поставщиков услуг, таких как Unicount.

Откройте меню «Данные клиента» на панели управления клиента и заполните необходимые данные о бизнесе. По окончании нажмите кнопку «Сохранить изменения» в правом верхнем углу. Сохранение данных автоматически переводит вас на следующие вкладки, где вы можете добавить бенефициарных владельцев компании и загрузить их паспортные файлы. О том, как это сделать, мы подробно рассказываем здесь: Как подключить услугу «Виртуальный офис»?

Доступ к почте

Все почтовые отправления, доставленные на адрес Вашего юридического адреса, вскрываются и сканируются каждый рабочий день, за исключением государственных праздников Эстонии. Unicount загружает отсканированные письма в меню «Сообщения» Панели клиента, а вы получаете уведомление о новом почтовом отправлении по электронной почте. Для просмотра писем войдите в систему Client Dashboard здесь.

В папке «Сообщения» есть пять категорий сообщений:

Почта
Это общая категория для уведомлений, информирующих о получении почтовых отправлений, адресованных вашей компании. Сюда также относятся любые физические банковские карты, которые мы получили.

Официальные
В эту категорию попадают сообщения от государственных органов Эстонии, которые были получены Unicount либо потому, что вы участвуете в схеме защиты от спама Unicount, назначив адрес электронной почты Unicount eesti.ee 14614272@eesti.ee в качестве публичной почты вашей компании, либо потому, что сообщение было отправлено Unicount как вашему уполномоченному контактному лицу в Эстонии. Все компании, созданные через API-сервис Unicount с помощью сервиса «Контактное лицо Unicount», по умолчанию работают со схемой защиты от спама, если только регистр не потребовал использовать другой e-mail или вы не отказались от этого.

Unicount
Все сообщения, связанные с услугами и продуктами, которые Unicount отправляет, чтобы продолжать обслуживать вас. Сюда входят квитанции о получении заказов, напоминания об оплате, счета-фактуры и запросы на обновление данных клиента.

Бухгалтерия
Если наша команда бухгалтеров отправляет сообщение, связанное с вашей бухгалтерской услугой или заказанным продуктом, вы увидите его в категории «Бухгалтерия». Не забывайте, что с 2023 года вы также можете ответить на любое сообщение команды или отправить сообщение в Unicount для пересылки бухгалтерских документов или любых других конфиденциальных файлов.

Новости
В этом году мы отказались от Mailchimp и теперь бесплатно рассылаем нашим клиентам свежие новости о законодательстве и налогах Эстонии через Dashboard Messages. Выписка в двух словах приходит раз в месяц, если мы находим актуальные новости.

Пересылка почты

При следующем входе в систему мы проверим, что персональный идентификационный номер, указанный на вашей карте э-резидента, Smart-ID, ID-карте или Mobile-ID, связан хотя бы с одной активной подпиской на виртуальный офис. К пользователям, имеющим несколько компаний в Эстонии, может быть подключено несколько подписок виртуального офиса. В Unicount пока нет многопользовательской поддержки, позволяющей разным пользователям получать доступ к панели управления клиентом.

Если Ваша компания получила почтовое отправление, например, банковскую карту, Вы, возможно, захотите переслать его в Ваш офис за пределами Эстонии. Заказать пересылку почты можно на панели управления клиента. По умолчанию почта пересылается на Ваш домашний адрес, хранящийся в Unicount. Если Вам необходимо доставить почту на какой-либо другой адрес, лучше сообщить нам об этом заранее.

Unicount использует для пересылки отслеживаемую и подписанную почту Эстонии (Omniva) или курьерскую службу DHL Express. За услуги почты Эстонии с вашей карты будет списан сервисный сбор в размере 35 евро, включая НДС. Стоимость услуг DHL Express по Европе составляет 85 евро с НДС. Плата за пересылку почтовых отправлений всегда взимается с вашей карты через систему Stripe перед пересылкой. О том, как добавить или изменить платежную карту через Client Dashboard, читайте в этом руководстве.

Курьерские доставки

В соответствии с Условиями предоставления услуг, компания Unicount не получает и не пересылает своим клиентам посылки, доставленные по почте или курьером, за исключением случаев, когда это было оговорено заранее. Тем не менее, каждую неделю нашим клиентам приходят некоторые почтовые отправления, доставленные курьером, например, письма с подтверждением подписки на Amazon или дебетовые карты Wise. В зависимости от того, кто доставляет отслеженное и подписанное отправление, может случиться так, что, войдя в здание офиса Avala, он растеряется и не найдет название вашей компании. Чтобы убедиться в том, что они не уйдут с важным конвертом, целесообразно заранее уведомить службу поддержки Unicount, чтобы мы могли дать курьеру номер телефона для звонка в офис с ресепшена. Кроме того, всегда используйте адрес Veskiposti 2-1002, чтобы администратор знал, что письмо адресовано клиенту Unicount. Номер 1002 предназначен исключительно для клиентов виртуального офиса Unicount.

Доступны пользовательские языки и переводы

Если команда Unicount может определить, что сообщение, полученное от властей, является стандартным шаблоном, используемым судом или налоговой инспекцией, то для понимания официальных документов, полученных на эстонском языке, применяются наши специальные предварительно переведенные шаблоны с дополнительными пояснениями. Если точного шаблона не найдено, вы всегда можете перевести полученное сообщение с помощью службы машинного перевода, например Google Translate. Интеграция с Google Translate доступна и в окне просмотра сообщений. После выбора предпочтительного языка пользователя на вкладке «Параметры коммуникации» он понадобится только в том случае, если ни один из языков, поддерживаемых службой самообслуживания Юниконт, не соответствует вашим потребностям. Если вы не можете понять содержание официального сообщения или хотите убедиться в правильности машинного перевода, обратитесь в службу поддержки Unicount.

Как я могу обновить подписку на виртуальный офис?

Это невероятно просто, если при регистрации в качестве способа оплаты используется банковская карта. Unicount просто автоматически продлит подписку на виртуальный офис на следующие 12 месяцев, сняв плату за годовое обслуживание за 7 дней до истечения срока действия подписки. Все, что вам нужно сделать, — это убедиться, что срок действия вашего платежного средства или паспорта не истек, а остальное Unicount сделает автоматически. При возникновении проблем, связанных с отсутствием карты для автоматических платежей Stripe, вы можете скачать счет из меню «Подписка» и перевести деньги в Unicount для ручного продления. Счета доступны за 60 дней до истечения срока действия подписки, и вы всегда можете посмотреть текущий период подписки на панели клиента.

При желании сменить поставщика услуг вы можете отказаться от услуги в меню «Подписка», а затем до истечения срока действия изменить юридический адрес и контактное лицо в бизнес-реестре.

Благодарим за прочтение!

Эта статья написана Адамом Рангом, директором департамента коммуникаций компании Unicount. Вы можете начать работать с Unicount по ссылке: Unicount.eu.

Начните уже сейчас