Как работает виртуальный офис Unicount
Вы можете зарегистрировать компанию с юридическим адресом в Эстонии всего за несколько минут. Виртуальный адрес офиса от Unicount создан для использования электронными резидентами, а также гражданами и резидентами Эстонии, которым нужен отдельный юридический адрес для компании. Рассказываем подробнее, как это устроено.
Виртуальный офис — что это?
С подпиской на виртуальный адрес офиса у вашей компании появляется юридический адрес в Эстонии, а также некоторые услуги, которые обычно выполняются персоналом в офисе. Вы можете работать из любой точки мира, и благодаря адресу — обрабатывать входящую корреспонденцию и переадресовывать письма на свой фактический адрес, в электронном виде или физической почтой. Адрес регистрации вашей компании от Unicount — Veskiposti 2-1002 в новом здании Avala Electra, Таллин.
Коммерческий кодекс Эстонии, начиная с 2018 года, предписывает электронным резидентам, владеющих компанией (OÜ), назначать уполномоченное контактное лицо, ответственное за получение официальных уведомлений от государственных органов Эстонии. У Unicount есть лицензия, позволяющая выступать в этой роли и провайдера юридического адреса, ответственного за получение всех официальных обращений.
Регистрация адреса виртуального офиса с помощью Unicount
Существует три варианта подписки на услугу виртуального офиса от Unicount. Первый — это основать новую компанию с ограниченной ответственностью через самообслуживание от Unicount. Доступно на английском, эстонском, французском, испанском, немецком, турецком и русском языках.
Вы должны быть гражданином, резидентом или электронным резидентном Эстонии, чтобы подписаться на наши услуги, поскольку вам нужен эстонский идентификационный код (известный как ‘isikukood’), а также цифровой идентификационный документ для доступа к личному кабинету клиента и подачи заявлений в Бизнес-регистр.
Второй возможный вариант, если у вас уже есть эстонская компания, но вы хотите сменить текущего провайдера на Unicount. Для подписки исключительно на виртуальный офис, без регистрации, есть отдельная упрощенная форма. После покупки нового адреса, вам необходимо обновить юридический адрес вашей компании и/или контактное лицо в Бизнес-регистре. Подробнее в статье как изменить зарегистрированный юридический адрес и контактное лицо.
Третий вариант — регистрация напрямую в государственном Бизнес-регистре или через нотариуса. Вам придется воспользоваться этим вариантом в любом случае, если вы намерены основать с нуля компанию с несколькими акционерами. Дело в том, что наш текущий API поддерживает организации только с одним основателем. Однако вам все ещё будет необходим адрес компании и/или контактное лицо в Эстонии. Выберите «Моя компания ещё не зарегистрирована», чтобы команда Unicount помогла вам с регистрацией компании через регистр.
Использование виртуального офиса от Unicount
После регистрации компании, вы получаете доступ к Панели управления клиента. При авторизации мы проверяем привязан ли ваш персональный идентификационный номер в вашей карте электронного резидента, Smart-ID, ID-карте илиMobil-ID к хотя бы одной активной подписке на виртуальный офис.
Существуют подписки на виртуальный офис от клиентов, у которых есть несколько компаний в Эстонии, но пока что отсутствует многопользовательская поддержка, дающая доступ нескольким пользователям одной компании.
Активация вашей услуги
После успешной регистрации компании, вы получите письмо с приглашением по активации услуг виртуального офиса. Это значит, что Unicount теперь потребуется немного больше информации о вашем бизнесе и акционерах, чтобы обслуживать вас.
Требование о сборе персональных данных исходит из эстонского законодательства, регулирующего деятельность таких лицензированных поставщиков услуг, как Unicount. Для передачи персональных данных авторизуйтесь через Панелья управления, откройте меню Данные клиента и заполните необходимые Данные о бизнесе так, как показано на данном скриншоте с примером данных о Unicount. Когда вы закончите, нажмите «Сохранить изменения» в верхнем правом углу. Сохранение данных автоматически перенесет вас к следующей форме, где вы можете ввести бенефициарных владельцев компании и загрузить изображения паспортов. Как я могу активировать услуги виртуального офиса?
Сохранение предпочитаемых способов связи
Личный кабинет Unicount так же, как и самостоятельное основание компании, доступен на нескольких языках. Не имеет значение какой язык вы использовали для авторизации, вы всегда можете изменить его на подходящий. Выбор предпочитаемого языка означает, что язык пользовательского интерфейса в личном кабинете меняется после нажатия кнопки «Сохранить изменения». Все последующие письма и сообщения, отправляемые Unicount, будут на этом языке при наличии соответствующего перевода.
Вы также можете выбрать предпочитаемые способы связи ниже меню Профиль пользователя. Там вы можете выбрать, хотите ли получать новостную рассылку Unicount и предложения партнеров или отказаться, если вы ранее соглашались. Уведомления об услугах и входящей корреспонденции активны по умолчанию и не могут быть отключены. Уведомления о согласии не могут быть отключены, так как Unicount несёт фидуциарную ответственность за оповещение обо всех полученных официальных уведомлениях, например, крайних сроках подачи годовых отчётов, просроченных налоговых отчётах или официальных публикациях в прессе.
Доступ к корреспонденции
Все отправления, полученные по адресу регистрации компании, вскрываются и сканируются. Затем Unicount загружает отсканированные письма в меню Сообщения в Панели управления и вы получаете уведомление на почту о получении новой корреспонденции. Для прочтения необходимо авторизоваться в личном кабинете здесь.
Есть три категории уведомлений в разделе Сообщения:
Почта — это категория для физических отправлений на адрес вашей компании. Она также включает уведомления о получении банковских карт.
Официальные письма — это категория для писем каких-либо эстонских правительственных органов, которые Unicount получил на адрес почты 14614272@eesti.ee с защитой от спама, либо Unicount получил данное отправление будучи вашим уполномоченным контактным лицом в Эстонии. Все компании используют по умолчанию систему защиты от спама при регистрации через наш API.
Unicount — категория для всех сообщений, связанных с услугами виртуального офиса, которые Unicount отправляет для поддержания вашей подписки активной.
В случае, если команда Unicount обнаружит, что полученное от органов власти письмо содержит стандартный шаблон, используемый судом или налоговой инспекцией, вы можете воспользоваться нашими переведенными шаблонами с дополнительными пояснениями для лучшего понимания содержания документов, полученных на эстонском языке. После выбора предпочитаемого языка пользователя в таблице выбора предпочитаемых способов связи, вам понадобится данная функция только в случае, если ни один из языков, поддерживаемых самообслуживанием от Unicount, не отвечает вашим потребностям. Пожалуйста, свяжитесь со службой поддержки Unicount, если вы не понимаете содержимое каких-либо официальных писем или хотите убедиться в корректности машинного перевода.
Пересылка корреспонденции
В случае, если ваша компания получила такие отправления как банковская карта, вы можете отправить их на ваш текущий адрес за пределами Эстонии. Вы можете просто уведомить нас о предмете, который хотите переслать и сообщить необходимый адрес.
Unicount отправляет письма эстонской почтой Omniva или курьером DHL. Плата за пересылку писем в 30 евро взымается с вашей карты перед отправкой с помощью Stripe. Пожалуйста, прочитайте это руководство, чтобы понять, как добавить или изменить данные карты в личном кабинете.
Курьерские доставки
Согласно условиям пользования, Unicount не принимает почтовые или курьерские посылки за исключением случаев, когда это было заранее согласовано. Несмотря на это, каждую неделю нашим клиентам приходят некоторые посылки, такие как подтверждения подписки на Amazon или дебетовые карты Wise. Чтобы убедиться, что курьер не уйдёт с важным конвертом не обнаружив названия вашей компании в здании Avala, рекомендуем предупредить поддержку Unicount заранее, чтобы мы дали номер телефона курьеру для вызова офиса с ресепшн. Также, всегда используйте адрес Veskiposti 2-1002, чтобы работник ресепшн знал, что это адресовано клиенту Unicount. Номер офиса 1002 предназначен для использования исключительно клиентами виртуального офиса Unicount.
Как я могу обновить подписку на виртуальный офис?
Unicount автоматически обновит вашу подписку на следующие 12 месяцев, списав годовую стоимость услуги за 7 дней до даты окончания подписки. Все, что вам необходимо сделать — это убедиться, что ваш метод оплаты или паспорт не просрочены. В случае проблемы с пропавшей картой, необходимой для автоматической оплаты вы можете скачать ваш инвойс из меню подписки и перечислить сумму на наш счёт вручную. Инвойсы доступны за 60 дней до окончания подписки. Период текущей подписки вы всегда можете посмотреть в личном кабинете.
В случае если вы захотели сменить поставщика услуг, вы всегда можете отменить ваши сервисы в меню подписок и затем изменить юридический адрес и контактное лицо в регистре.
