Enregistrer une société en ligne en cinq minutes
Unicount permet aux e-résidents estoniens de créer une société dans l’UE depuis n’importe où dans le monde, sans avoir à se déplacer. Suivez les instructions de cet article pour enregistrer une société en ligne en cinq minutes ou moins.
Si vous n’êtes pas encore un e-résident estonien, apprenez comment devenir un e-résident afin que vous puissiez enregistrer votre entreprise en ligne via le Unicount web app. L’application peut être utilisée pour enregistrer un propriétaire unique (personne privée) et des sociétés à administrateur unique en Estonie.
Après avoir lu cet article, vous devriez pouvoir enregistrer une entreprise en ligne en cinq minutes ou moins. Si vous avez réussi à le faire encore plus rapidement, dites-le-nous et nous partagerons volontiers votre histoire avec d’autres fondateurs envisageant d’enregistrer une entreprise via l’application Web Unicount.
Cinq étapes simples pour enregistrer une entreprise en ligne :
1. Trouvez un nom pour votre entreprise
2. Choisissez le domaine d’activité principal
3. Préparez votre candidature en ligne
4. Payer par carte bancaire
5. Soumettez vos données client
1. Trouver un nom pour votre entreprise
Tout comme un bébé, votre entreprise a également besoin d’une bonne réputation pour rendre les parents fiers. Vous devez trouver un bon nom en utilisant l’alphabet latin (désolé, aucun caractère spécial n’est autorisé, à l’exception de ceux de l’alphabet estonien : Š, Ž, Õ, Ä, Ö, Ü). Sachez que le nom de votre entreprise doit être unique et clairement identifiable ; il ne peut y avoir de chevauchement avec des sociétés existantes et des marques déposées.
Il est facile de vérifier si le nom de votre entreprise souhaité est disponible en accédant à l’application Web Unicount qui compare votre nom aux noms commerciaux et aux marques déposées estoniennes.
Lorsque vous recherchez le nom parfait, vous constaterez peut-être que nous avons trouvé des noms commerciaux ou des marques commerciales similaires ou correspondants. Un résultat correspondant signifie que le même nom est enregistré et que vous avez très peu de chances d’obtenir ce nom pour votre entreprise. Les noms et marques en conflit seront affichés sous le champ de recherche.
Vous pouvez procéder à la création d’une société même en cas de noms ou de marques contradictoires, mais nous ne vous conseillons pas de le faire. Un refus vous sera envoyé par courrier électronique sous forme de résolution judiciaire rédigée en estonien. Si le nom de votre société a été rejeté par le tribunal, vous pouvez modifier la demande de création de société en ligne via Unicount et la soumettre à nouveau gratuitement sous un nouveau nom dans le délai imparti par le tribunal.
2. Choisissez le domaine d’activité principal (EMTAK)
Choisir votre principal domaine d’activité pourrait être la deuxième partie la plus difficile de l’enregistrement d’une entreprise auprès d’Unicount. La Classification estonienne des activités économiques (EMTAK) est la version estonienne de la classification statistique internationale harmonisée NACE des activités économiques dans l’Union européenne. EMTAK constitue la base permettant de déterminer le type d’activités de votre entreprise et constitue une source importante de statistiques pour le gouvernement estonien et l’UE.
Vous verrez dans l’application Web Unicount qu’il est facile de sélectionner le domaine d’activité dans une liste déroulante des choix les plus populaires des e-résidents estoniens. Si vous avez besoin de rechercher des codes supplémentaires, veuillez consulter la liste complète des codes EMTAK avec une fonction de recherche de texte. Vous pouvez ensuite saisir votre code préféré dans le champ de l’application Web Unicount.
Vous ne pouvez choisir qu’une seule activité qui correspond le plus à votre source de revenus prévue. Il n’y a aucune restriction sur l’activité dans d’autres zones que celle que vous avez sélectionnée. Fait amusant : vous ne pouvez pas réellement modifier votre code EMTAK dans le registre des entreprises, mais vous pouvez déclarer vos sources réelles de revenus dans votre rapport annuel. Le principal domaine d’activité sera automatiquement déterminé en fonction de l’activité générant le plus de revenus.
Veuillez garder à l’esprit que certaines zones sont soumises à des exigences particulières et nécessitent des licences d’activité spécifiques. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici.
3. Préparez votre candidature en ligne
Après avoir trouvé un bon nom pour votre entreprise et un domaine d’activité économique approprié (code EMTAK), il est temps de vous connecter à l’application Unicount !
Connectez-vous à l’application Web Unicount avec votre carte d’identité numérique de résident électronique ou l’application mobile estonienne Smart-ID. Vous aurez besoin d’un lecteur de carte à puce et d’un système d’exploitation compatible avec un navigateur pris en charge avec un plugin eID spécifique lors de l’utilisation de la carte. Après vous être connecté, vous commencez sur la page des informations personnelles. Étant donné que vous avez utilisé un eID pour vous connecter, Unicount connaît déjà votre nom et votre numéro d’identification personnel estonien. Le nom que nous affichons est normalement le même que celui imprimé sur votre carte de résident électronique, à moins que votre nom complet sur votre passeport comporte des symboles différents et des noms supplémentaires qui ne nous sont pas disponibles sur votre certificat eID. Ensuite, vous devez modifier votre nom manuellement pour éviter une erreur lorsque nous vérifions votre nom dans le registre de la population estonienne.
Si vous n’avez pas encore de carte de résident électronique estonienne et que vous souhaitez utiliser votre eID européenne, nous ne pouvons malheureusement toujours pas prendre en charge ces identités électroniques compatibles eIDAS. Le problème est que l’API du registre des entreprises estonien permet uniquement l’enregistrement avec un code d’identité personnel estonien. Même si nous implémentons la prise en charge eIDAS pour l’authentification et la connexion à notre application Web, nous ne pourrons pas préparer la candidature pour vous si la requête du registre de population échoue.
4. Payer par carte bancaire
Lorsque vous avez terminé avec succès les étapes précédentes et signé numériquement la demande dans l’application Web Unicount, vous atteindrez la page de paiement. Assurez-vous d’utiliser un code promo si vous en avez un ! Cela vous donne une réduction sur les frais d’abonnement annuel du premier bureau virtuel.
Vous pouvez payer les frais d’enregistrement de l’entreprise et d’abonnement annuel au bureau virtuel en effectuant un paiement sécurisé Stripe avec votre carte VISA, MasterCard ou American Express. Unicount émettra une facture officielle lorsque votre entreprise sera enregistrée. Les frais de l’État pour la création d’une société anonyme en ligne s’élèvent à 265 euros et Unicount les paiera pour vous.
Vous remarquerez probablement qu’Unicount vous permet d’enregistrer une entreprise en ligne sans apporter d’apport en capital. Le Code de commerce estonien stipule formellement qu’il doit être déposé avant l’enregistrement, mais cela est impossible pour les e-résidents qui n’ont pas accès au système bancaire estonien qui prend en charge les comptes de démarrage de pré-enregistrement. Nous expliquons dans cet article tout ce que vous devez savoir sur le capital social des sociétés anonymes estoniennes.
La fourchette du capital social autorisé est de 0,01 à 50 000 euros. Dans l’application Unicount, nous avons fixé le montant par défaut à 1 euro. Vous pouvez le payer sur le compte bancaire de l’entreprise une fois l’enregistrement approuvé et après avoir réussi à ouvrir un compte bancaire professionnel.
5. Soumettez vos données client
Unicount est un fournisseur de services de fiducie et d’entreprise réglementé en Estonie et doit collecter et stocker les données des clients conformément à la loi estonienne AML. Cela signifie que nous devons identifier les représentants et les bénéficiaires de l’entreprise avant de pouvoir transmettre votre demande au registre des entreprises estonien. Vos données client ne sont transférées à aucun tiers, sauf si Unicount est légalement obligé de le faire.
Que se passe-t-il une fois la candidature soumise ?
Une fois votre demande et vos données client approuvées par l’équipe de conformité d’Unicount, nous transmettons votre demande au service d’enregistrement du tribunal du comté de Tartu via l’API du registre des entreprises estonien. Le tribunal examinera la demande et prendra la décision d’enregistrer l’entreprise ou d’exiger des modifications à la demande. Cela prend généralement environ un jour ouvrable, après quoi une notification vous est envoyée via l’e-mail Unicount et le tableau de bord client. C’est pourquoi vous devez toujours utiliser une adresse e-mail fonctionnelle lorsque vous remplissez des données.
Si votre demande initiale est rejetée, c’est probablement parce que le nom de votre entreprise est trop similaire à un autre nom de société ou à une autre marque enregistrée. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez réessayer avec un nom différent sans aucun frais supplémentaire.
Il est bon de savoir que toutes les entreprises doivent publier une adresse e-mail officielle au registre pour recevoir les notifications des agences gouvernementales. Unicount ne publie cependant pas votre e-mail dans le registre des entreprises afin d’éviter que vous soyez spammé plus tard. Au lieu de cela, nous le remplaçons par notre propre courrier électronique sans spam et tous les courriers électroniques officiels envoyés à votre entreprise sont transférés vers votre tableau de bord client. Vous pouvez également activer votre propre e-mail eesti.ee sans spam, mais cela signifie qu’Unicount ne sera pas en mesure de vous alerter si vous avez manqué des e-mails importants.
Adresse du bureau virtuel et services de personne à contacter
Chaque entreprise estonienne doit avoir une adresse de siège social ou une personne de contact agréée en Estonie. Unicount permet uniquement d’enregistrer des entreprises via notre application Web avec un abonnement annuel à un bureau virtuel ou à une personne de contact. Nous proposons aux fondateurs des abonnements de bureau virtuel pour l’adresse du siège social en Estonie ou un service de personne de contact lorsque vous préférez avoir une adresse du siège social en dehors de l’Estonie. Pour souscrire à ces services annuels récurrents, il vous suffit d’accepter les conditions de service avant le paiement. Les deux services ont le même prix de 199 TTC par an et après souscription, vous avez accès au Tableau de bord Client.
Le seul rôle d’une personne de contact est d’agir en tant que messager, et il n’existe aucun droit légal de signer ou de décider quoi que ce soit au nom de votre entreprise. En tant que fondateur, vous êtes l’unique propriétaire et membre du conseil d’administration de votre entreprise.
Comment ouvrir un compte bancaire ?
Une fois votre entreprise enregistrée, vous souhaiterez probablement ouvrir un compte IBAN UE pour effectuer des paiements et recevoir des commissions pour votre travail. En tant qu’e-résident, vous pouvez demander un compte bancaire professionnel dans une banque estonienne, ouvrir un compte professionnel auprès d’une société de technologie financière telle que Wise ou ouvrir un compte bancaire professionnel dans votre banque locale. La dernière option entraînera probablement une demande de présentation de documents papier notariés concernant votre entreprise. Nous avons entendu dire que c’est ainsi que le reste du monde fonctionne encore en dehors de l’Estonie 🙂
Vous avez d’autres questions ?
Veuillez consulter notre section de questions fréquemment posées ici ou contacter notre équipe de support client en ligne.
