Si vous dirigez une OÜ (société à responsabilité limitée) en Estonie, la soumission de vos comptes annuels est une tâche cruciale pour garantir que votre entreprise respecte les lois estoniennes. Votre prestataire de services a probablement commencé à vous bombarder d’avertissements quelques mois avant la date limite réelle pour éviter toute pénalité de dépôt tardif.
Ce guide explique ce que sont les comptes annuels, pourquoi ils sont importants et comment les préparer correctement, afin que votre entreprise conserve une bonne réputation. Les comptes annuels sont des documents publics qui influencent la façon dont les partenaires commerciaux et toute autre personne vérifiant vos finances évaluent votre entreprise.
Qu’est-ce que les comptes annuels ?
Les rapports annuels (ou comptes annuels, comme nous l’expliquons à nos clients, en estonien « aastaaruanne ») sont des soumissions obligatoires d’informations financières pour toutes les entreprises estoniennes. Ces comptes fournissent une image détaillée des activités financières de votre entreprise au cours de l’exercice écoulé et sont accessibles au public gratuitement via le Registre des Entreprises Estonien. La transparence est une valeur clé dans l’environnement commercial estonien, et l’accès public à ces informations renforce la confiance parmi les partenaires commerciaux potentiels, les créanciers et les investisseurs.
Même si votre entreprise n’a pas été active, la soumission des comptes annuels reste essentielle. Cette obligation légale ne consiste pas seulement à éviter les amendes ou la suppression, mais aussi à maintenir la réputation et la conformité de votre entreprise. Vous apprendrez rapidement qu’un comptable qualifié refusera probablement de soumettre vos comptes annuels basés uniquement sur le relevé de compte bancaire. En effet, la loi comptable estonienne exige que vous conserviez tous les documents pendant sept ans après la fin de l’exercice et que toutes les dépenses soient liées à des documents justificatifs. Nous recommandons d’utiliser un bon logiciel de gestion des dépenses en ligne tel qu’Envoice.
De plus, soumettre le rapport annuel rapidement présente des avantages au-delà de la conformité. Par exemple, les dividendes ne peuvent être distribués qu’après la soumission des comptes, donc s’en occuper tôt peut faciliter la planification financière.
Législation estonienne
Le Code de Commerce estonien définit le cadre juridique pour la soumission des comptes annuels. Selon la loi, chaque entreprise enregistrée en Estonie doit soumettre des comptes annuels, qu’elle ait exercé des activités ou non au cours de l’année. La responsabilité incombe aux membres du conseil d’administration de l’entreprise, qui peuvent être tenus personnellement responsables en cas de non-conformité.
Le niveau de détail requis dans les rapports dépend de la taille de l’entreprise :
- Micro et petites entreprises : Peuvent soumettre des rapports simplifiés.
- Entreprises moyennes et grandes : Doivent soumettre des rapports complets, incluant des états financiers supplémentaires et des notes.
Toutes les OÜ estoniennes doivent soumettre leurs comptes annuels au Registre des Entreprises Estonien dans les six mois suivant la fin de l’exercice, ce qui signifie que la plupart des entreprises doivent déposer leurs comptes avant le 30 juin si leur exercice suit l’année civile.
Le non-respect de cette échéance peut entraîner des pénalités, allant d’amendes à la suppression de l’entreprise du Registre des Entreprises. Les membres du conseil d’administration pourraient faire face à des conséquences financières personnelles, y compris des amendes de 200 € à 3200 €.
Que contient les comptes annuels ?
La complexité des comptes annuels varie en fonction de la taille et de la nature de votre entreprise. Les exigences de déclaration sont simplifiées pour les micro et petites entreprises, mais les éléments clés restent constants.
Rapport de gestion
Ce rapport présente les opérations de votre entreprise, y compris les investissements, les activités de développement et tout événement important susceptible d’avoir un impact sur les performances futures. Les rapports de gestion ne sont pas obligatoires pour les micro-entreprises, mais nous suggérons tout de même d’en rédiger un si vous pensez que quelqu’un pourrait s’intéresser aux performances de votre entreprise. Une seule phrase suffit.
Deux états financiers obligatoires
Bilan
Un bilan (appelé « état de la situation financière » dans le Registre e-Business) est un aperçu des actifs, passifs et capitaux propres de votre entreprise à la fin de l’exercice. Par exemple, vos actifs courants peuvent inclure l’argent en banque, les actions cotées en bourse, ou les créances telles que des factures impayées par les clients, et les actifs non courants peuvent être des investissements à long terme ou des propriétés.
Compte de résultat
Un compte de résultat (appelé état des résultats dans le Registre e-Business) montre les revenus et dépenses annuels de votre entreprise, aidant à évaluer la rentabilité. Les revenus moins les dépenses opérationnelles telles que les matières premières et autres dépenses donnent le Résultat d’exploitation (perte). Ajouter les revenus d’intérêts ou autres gains financiers donne le Résultat (perte) avant impôt.
Autres états financiers
Tableau des flux de trésorerie
Un tableau des flux de trésorerie n’est pas obligatoire pour les comptes des micro et petites entreprises. Il présente un aperçu des entrées et sorties de trésorerie dans votre entreprise, couvrant les activités d’exploitation, d’investissement et de financement. C’est une source fiable d’informations pour de nombreux investisseurs pour analyser les actions des entreprises cotées, car il montre au mieux comment se porte l’entreprise. La raison est que le bilan et le compte de résultat des grandes entreprises peuvent inclure de nombreuses opinions subjectives et estimations, comme la façon de comptabiliser les factures de vente que les clients n’ont pas encore payées et pourraient ne jamais payer, la valeur des actifs privés et la façon d’amortir les investissements en capital tels que les machines et les logiciels. La citation qui résume ces choix subjectifs est « La trésorerie est un fait, la comptabilité est une opinion ».
Notes aux états financiers
Les notes fournissent des informations supplémentaires et un contexte aux chiffres financiers et doivent inclure certaines divulgations obligatoires, telles que les politiques comptables obligatoires, les dépenses de personnel et les transactions avec des parties liées. Les transactions avec des parties liées peuvent inclure des prêts aux actionnaires, aux entreprises et aux personnes liées à l’actionnaire ou au directeur, ou des transactions commerciales entre entreprises appartenant aux mêmes actionnaires.
Rapport du commissaire aux comptes
Les grandes entreprises ou celles soumises à des audits obligatoires doivent inclure un rapport de commissaire aux comptes pour vérifier l’exactitude des états financiers.
Comprendre et préparer les comptes annuels
Une bonne préparation de vos comptes annuels commence par la collecte et l’organisation de toutes les données financières pertinentes. Voici comment sont préparés les deux principaux états financiers, en utilisant des exemples pour expliquer des éléments et des calculs spécifiques. Veuillez noter que toutes les valeurs sont toujours indiquées en euros. Si vous détenez ou échangez d’autres devises, vous devez les convertir en euros en utilisant le taux de change à la date du bilan. Les comptes originaux doivent être soumis en estonien, mais vous pouvez produire des copies en anglais en les sélectionnant dans le Registre e-Business.
Compte de résultat (état des résultats)
Ce rapport résume les revenus et dépenses de votre entreprise. Les éléments clés sont revenus, coût des biens vendus, coût de la main-d’œuvre, etc.
Le résultat d’exploitation serait calculé comme les revenus moins toutes les dépenses opérationnelles, donnant un résultat d’exploitation.
Ajouter les revenus/coûts d’intérêt et d’autres éléments liés au financement donne le résultat avant impôt, qui peut être beaucoup plus élevé si vous gagnez des intérêts ou réalisez des gains en capital, ou inversement.
Dans cet exemple de compte de résultat, nous avons une entreprise qui a enregistré (mais peut-être pas encore reçu en banque) une facture de vente de 2500 euros, mais a également enregistré sa première dépense pour le bureau virtuel de moins 199 euros. Le résultat d’exploitation serait donc de 2500 euros moins la première dépense enregistrée, probablement déjà payée par la carte de l’entreprise. Ainsi, le résultat total avant impôt serait de 2500-199=€2301. L’Estonie n’a pas d’impôt sur les sociétés annuel, donc le résultat annuel n’est pas affecté par les impôts.
Bilan (état de la situation financière)
Ce rapport montre ce que possède l’entreprise (actifs), ce qu’elle doit (passifs) et les capitaux propres détenus par les actionnaires. Les éléments clés sont actifs courants et actifs non courants, qui totalisent les actifs totaux.
Capitaux propres inclut le capital social émis et les bénéfices non distribués, et doit être égal à vos actifs totaux moins les passifs. Les passifs peuvent être des prêts aux actionnaires, des dettes de carte de crédit ou des factures impayées de vos fournisseurs.
Dans cet exemple de bilan, nous avons une entreprise avec un capital social libéré de 2500 euros, une facture de vente enregistrée (mais peut-être pas encore reçue en banque) de 2500 euros, et une première dépense pour le bureau virtuel de 199 euros.
Les actifs courants et totaux seraient de 2500 euros en espèces versés sur le compte bancaire de l’entreprise par l’actionnaire pour les actions, plus 2500 euros que le premier client de l’entreprise doit payer moins 199 euros pour la première dépense enregistrée, probablement déjà payée par la carte de l’entreprise.
Donc, le résultat d’exploitation qui équivaut aux bénéfices non distribués dans cet exemple (2500-199=€2301) fera que les capitaux propres totaux sans passifs seront de 2500+2301=€4801. Les capitaux propres représentent simplement la valeur nette de l’entreprise pour ses actionnaires.
Un bilan aide à évaluer la santé financière de votre entreprise. Le conseil d’administration est responsable de maintenir la solvabilité de l’entreprise. Le bilan des comptes annuels est la manière dont le public sait si l’entreprise devient insolvable. Signaler que l’entreprise a des capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social enregistré déclenche la demande du tribunal d’améliorer la solvabilité de l’entreprise en injectant davantage de capital, etc.
Qu’est-ce qui peut mal tourner ?
L’erreur la plus courante est simplement de manquer la date limite de dépôt. Cela peut entraîner des amendes et la suppression de l’entreprise. Mettez en place des rappels et commencez le processus quelques mois à l’avance avec votre comptable. Double-vérifiez tous les chiffres, assurez-vous que vos comptes sont correctement rapprochés et divulguez tous les comptes bancaires à votre comptable. Les relevés bancaires manquants peuvent entraîner la soumission de données erronées au registre, même si votre comptable a fait le meilleur travail possible.
Restez organisé et conservez tous les documents financiers tout au long de l’année pour éviter les difficultés avant la date limite. Envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses pour automatiser le processus et minimiser les erreurs.
En cas de doute, un comptable professionnel peut vous faire gagner du temps et garantir l’exactitude pour ceux qui n’ont pas étudié la fiscalité et la finance d’entreprise en Estonie.
Externaliser ou faire les comptes annuels vous-même
Décider si vous gérez vos comptes annuels vous-même ou si vous externalisez la tâche dépend de plusieurs facteurs, notamment la complexité de votre situation financière et votre niveau de confort avec les normes comptables estoniennes.
Externalisation : Engager un comptable peut vous faire gagner du temps et réduire le stress, surtout si votre entreprise a été active. Les comptables familiarisés avec la loi estonienne s’assureront que tout est fait correctement, vous aidant à éviter les erreurs qui pourraient entraîner des amendes.
Faire soi-même : Si votre entreprise n’a pas été active ou si vos finances sont simples, vous pouvez gérer la soumission en utilisant notre manuel. Cependant, sachez que même des erreurs mineures peuvent constituer une infraction en raison de données erronées soumises, alors procédez avec prudence.
En résumé
Soumettre vos comptes annuels est essentiel pour maintenir la conformité de votre OÜ estonienne. Que vous le fassiez vous-même ou que vous engagiez un comptable, assurer que votre rapport est exact et soumis à temps maintiendra votre entreprise en bon état et évitera des pénalités coûteuses. Consulter un professionnel est toujours une bonne idée si vous êtes incertain.
En suivant ces directives, vous pouvez naviguer en toute confiance dans le processus de rapport annuel et garder votre entreprise sur la bonne voie.
Merci de nous avoir lus !
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