Vous venez d’enregistrer une nouvelle entreprise estonienne, mais avant même de pouvoir annoncer le lancement de votre entreprise au monde, votre entreprise a déjà commencé à recevoir des spams. Il s’agit d’une plainte courante parmi les e-résidents et les résidents internationaux d’Estonie.
Cela se produit parce que l’adresse e-mail de votre entreprise est répertoriée publiquement avec d’autres données de registre de votre entreprise dans le registre du commerce électronique. Cependant, il existe ici une petite solution astucieuse qui est couramment utilisée par les Estoniens.
Pourquoi mon entreprise estonienne est-elle spammée ?
Une partie de la raison pour laquelle l’Estonie bénéficie d’un environnement commercial très fiable est qu’elle dispose également d’un environnement commercial très transparent. De nombreux détails sur les entreprises estoniennes sont répertoriés publiquement dans le registre des entreprises estoniennes, notamment leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone et les données des actionnaires.
Ainsi, l’adresse e-mail que vous soumettez lors de la création d’une entreprise sera rendue publique une fois votre entreprise enregistrée. Les autres entreprises qui souhaitent vous envoyer du spam peuvent trouver l’adresse e-mail de votre entreprise dans le registre des entreprises.
Une idée fausse courante est que cela devrait être illégal au regard des règles de protection des données, telles que le RGPD, car il pourrait s’agir d’une adresse e-mail personnelle. Cependant, si vous soumettez votre adresse e-mail personnelle comme adresse e-mail de votre entreprise, elle devient alors des données d’entreprise et ne sera pas protégée par ces règles.
Pour éviter cela, vous devez faire deux choses. Si vous possédez déjà une entreprise estonienne, passez simplement aux deuxième et troisième étapes.
Veuillez noter qu’à partir du 20 mai 2020, Unicount ne divulgue plus votre adresse e-mail au registre des entreprises si vous avez commandé le service de personne de contact lors de l’enregistrement d’une entreprise via Unicount. Vous pouvez être sûr qu’aucun courrier indésirable n’atteint votre adresse e-mail personnelle et professionnelle insérée lors de l’inscription. Vous pouvez configurer la messagerie eesti.ee anti-spam de votre entreprise dans le registre des entreprises chaque fois que vous le souhaitez. En attendant, l’e-mail public de votre entreprise est l’e-mail eesti.ee anti-spam d’Unicount (14614272@eesti.ee) et Unicount transmet tous les e-mails gouvernementaux nécessaires.
1. Utilisez un e-mail temporaire lors de l’enregistrement de l’entreprise.
Le premier conseil est très simple et vous aidera à éviter la première vague de spam.
Lorsque vous enregistrez votre entreprise, utilisez une adresse e-mail temporaire uniquement pour suivre le processus de création d’entreprise. Vous pourrez ensuite l’abandonner par la suite.
Toutefois, cela ne peut pas être une solution permanente. L’adresse e-mail de votre entreprise officiellement répertoriée doit toujours être active afin de pouvoir être utilisée pour la correspondance importante de l’État. Heureusement, une fois votre entreprise créée, vous disposerez d’une nouvelle adresse e-mail qui résoudra parfaitement le problème – même si beaucoup de gens ne savent même pas qu’elle existe.
2. Activez votre adresse d’entreprise @eesti.ee.
Chaque personne qui fait partie de l’Estonie (en tant que citoyen, résident ou e-résident) se voit attribuer une adresse e-mail se terminant par ID-code@eesti.ee. Eesti.ee est l’adresse du portail de l’État estonien.
Cet e-mail n’est en fait qu’une boîte de réception, vous ne pouvez donc pas envoyer de courrier sortant car il est destiné à recevoir la correspondance officielle de l’État. La chose la plus simple à faire est de le rediriger vers votre adresse email existante.
Les sociétés à responsabilité limitée estoniennes sont également des personnes morales. Ainsi, chaque entreprise estonienne se voit également attribuer une adresse e-mail Registrycode@eesti.ee pour la correspondance officielle de l’État.
C’est pratique car ces adresses e-mail Registrycode@eesti sont conçues pour recevoir uniquement des e-mails de l’État, de sorte que toutes les autres entreprises essayant de vous contacter seront bloquées.
Les e-mails avec les extensions eesti.ee peuvent être activés et redirigés via le portail gouvernemental.
Nous avons un court article étape par étape sur la façon d’activer les e-mails eesti.ee.
3. Changez l’e-mail de votre entreprise avec votre adresse e-mail @eesti.ee
Une fois que vous avez activé la messagerie eesti.ee, la prochaine chose à faire est de modifier la messagerie de votre entreprise avec celle-ci.
Tout d’abord, connectez-vous au registre du commerce électronique et allez dans « My undertakings » pour choisir l’entreprise à laquelle vous souhaitez accéder. Cliquez ensuite sur « change the data » pour démarrer une nouvelle application.
Ouvrez l’onglet « Contacts » et cliquez sur « Change » pour remplacer le courrier de votre entreprise par le courrier eesti.ee de votre entreprise.
C’est ici que vous saisirez votre adresse e-mail @eesti :
Après avoir inséré le nouvel email, vous devrez ensuite le confirmer en cliquant sur un lien qui vous sera envoyé. En cliquant sur le lien, vous accéderez alors à un écran indiquant que votre e-mail a été confirmé. Mais ce n’est pas la fin du processus !
Vous pouvez désormais passer à l’étape « Confirmation of the application » pour signer la demande avec votre carte e-résident et la soumettre. La signature avec Smart-ID n’est actuellement pas possible sur le registre du commerce électronique. Les demandes de changement d’e-mail d’entreprise sont gratuites.
Désormais, seul l’État peut vous contacter via l’adresse e-mail inscrite publiquement au registre des entreprises, même s’il la vend à des entreprises.
Merci d’avoir lu!
Cet article a été rédigé par Adam Rang, directeur des communications chez Unicount.
Unicount est le moyen le plus simple de créer une entreprise sans papier dans l’UE en 5 minutes. Il est utilisé par un nombre croissant de citoyens, de résidents et de e-résidents d’Estonie et nous avons également lancé un service de bureau virtuel réservé aux propriétaires d’entreprises estoniennes existantes. Apprenez-en davantage sur Unicount.eu.
