Sie haben gerade ein neues estnisches Unternehmen registriert, aber bevor Sie den Start Ihres Unternehmens überhaupt der Welt bekannt geben können, erhält Ihr Unternehmen bereits Spam-E-Mails. Dies ist eine häufige Beschwerde unter E-Einwohnern und internationalen Einwohnern Estlands.
Dies liegt daran, dass Ihre Firmen-E-Mail zusammen mit anderen Registerdaten Ihres Unternehmens im E-Business-Register öffentlich aufgeführt ist. Allerdings gibt es hier eine nette kleine Lösung, die von Esten häufig verwendet wird.
Warum erhält mein estnisches Unternehmen Spam?
Einer der Gründe dafür, dass Estland über ein sehr vertrauenswürdiges Geschäftsumfeld verfügt, ist, dass es auch über ein sehr transparentes Geschäftsumfeld verfügt. Viele Details zu estnischen Unternehmen sind im estnischen Unternehmensregister öffentlich aufgeführt, darunter E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Aktionärsdaten.
Daher wird die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Gründung eines Unternehmens angeben, veröffentlicht, sobald Ihr Unternehmen registriert ist. Andere Unternehmen, die Ihnen Spam zusenden möchten, können Ihre Firmen-E-Mail im Unternehmensregister finden.
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass dies nach Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO illegal sein sollte, da es sich möglicherweise um eine persönliche E-Mail-Adresse handelt. Wenn Sie jedoch Ihre persönliche E-Mail-Adresse als E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens angeben, werden diese zu Unternehmensdaten und unterliegen nicht dem Schutz dieser Regeln.
Um dies zu vermeiden, müssen Sie zwei Dinge tun. Wenn Sie jedoch bereits ein estnisches Unternehmen haben, fahren Sie einfach mit dem zweiten und dritten Schritt fort.
Bitte beachten Sie, dass Unicount ab dem 20. Mai 2020 Ihre E-Mail-Adresse nicht mehr an das Unternehmensregister weitergibt, wenn Sie bei der Registrierung eines Unternehmens über Unicount den Kontaktpersonenservice bestellt haben. Sie können sicher sein, dass keine Spam-Mails Ihre bei der Registrierung eingegebene persönliche und geschäftliche E-Mail-Adresse erreichen. Sie können die spamsichere eesti.ee-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens jederzeit im Unternehmensregister einrichten. Bis dahin ist die öffentliche E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens die spamsichere eesti.ee-E-Mail von Unicount (14614272@eesti.ee) und Unicount leitet alle erforderlichen behördlichen E-Mails weiter.
1. Verwenden Sie bei der Registrierung des Unternehmens eine temporäre E-Mail-Adresse.
Der erste Tipp ist ganz einfach und hilft Ihnen, die erste Spam-Welle zu vermeiden.
Wenn Sie Ihr Unternehmen registrieren, verwenden Sie eine temporäre E-Mail-Adresse, nur um den Prozess der Unternehmensgründung durchzuführen. Anschließend können Sie darauf verzichten.
Dies kann jedoch keine dauerhafte Lösung sein. Ihre offiziell aufgeführte Firmen-E-Mail-Adresse muss weiterhin aktiv sein, damit sie für wichtige Korrespondenz mit dem Staat verwendet werden kann. Glücklicherweise verfügen Sie nach der Gründung Ihres Unternehmens über eine neue E-Mail-Adresse, die das Problem perfekt löst – obwohl viele Menschen nicht einmal wissen, dass es sie gibt.
2. Aktivieren Sie Ihre @eesti.ee-Firmenadresse.
Jeder Person, die Teil Estlands ist (als Staatsbürger, Einwohner oder E-Resident), wird eine E-Mail-Adresse zugewiesen, die auf ID-code@eesti.ee endet. Eesti.ee ist die Adresse des estnischen Staatsportals.
Diese E-Mail von Ihnen ist eigentlich nur ein Posteingang, Sie können also keine ausgehenden E-Mails senden, da sie für den Empfang offizieller Korrespondenz vom Staat gedacht ist. Am einfachsten ist es, die E-Mail an Ihre bestehende E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
Auch estnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind juristische Personen. Daher wird jedem estnischen Unternehmen auch eine E-Mail-Adresse „registrycode@eesti.ee“ für die offizielle Korrespondenz des Staates zugewiesen.
Dies ist praktisch, da die E-Mail-Adressen „registrycode@eesti“ nur für den Empfang von E-Mails vom Staat vorgesehen sind und alle anderen Unternehmen, die dort Kontakt mit Ihnen aufnehmen möchten, blockiert werden.
E-Mails mit eesti.ee-Erweiterungen können über das Regierungsportal aktiviert und umgeleitet werden.
Wir haben einen kurzen, Schritt-für-Schritt-Artikel zur Aktivierung von eesti.ee-E-Mails.
3. Ändern Sie Ihre Firmen-E-Mail durch Ihre @eesti.ee-E-Mail-Adresse
Sobald Sie die E-Mail-Adresse von eesti.ee aktiviert haben, müssen Sie als Nächstes Ihre Firmen-E-Mail-Adresse damit ändern.
Melden Sie sich zunächst im E-Business-Register an und wählen Sie unter „My undertakings“ das Unternehmen aus, auf das Sie zugreifen möchten. Anschließend klicken Sie auf „change the data“, um einen neuen Antrag zu starten.
Öffnen Sie die Registerkarte „Contacts“ und klicken Sie auf „Change“, um Ihre Firmen-Mail durch die eesti.ee-Mail Ihres Unternehmens zu ersetzen.
Hier geben Sie Ihre @eesti-E-Mail-Adresse ein:
Nachdem Sie die neue E-Mail eingegeben haben, müssen Sie diese bestätigen, indem Sie auf einen Link klicken, der Ihnen zugesandt wird. Wenn Sie auf den Link klicken, gelangen Sie zu einem Bildschirm mit der Meldung, dass Ihre E-Mail-Adresse bestätigt wurde. Das ist jedoch nicht das Ende des Prozesses!
Nun können Sie im Schritt „Confirmation of the application“ den Antrag mit Ihrer elektronischen Aufenthaltskarte unterschreiben und absenden. Eine Anmeldung mit Smart-ID ist im E-Business-Register derzeit nicht möglich. Anträge zur Änderung der Firmen-E-Mail-Adresse sind kostenlos.
Jetzt kann nur noch der Staat Sie über die im Handelsregister öffentlich aufgeführte E-Mail-Adresse kontaktieren, auch wenn diese an Unternehmen verkauft wird.
Danke fürs Lesen!
Dieser Artikel wurde von Adam Rang, Kommunikationsdirektor bei Unicount, verfasst.
Unicount ist der einfachste Weg, in 5 Minuten ein papierloses EU-Unternehmen zu gründen. Es wird von einer wachsenden Zahl von Bürgern, Einwohnern und E-Einwohnern Estlands genutzt und wir haben jetzt auch einen reinen virtuellen Bürodienst für bestehende estnische Firmeninhaber eingeführt. Erfahren Sie mehr unter Unicount.eu.
