Chaque entreprise estonienne doit soumettre ses comptes annuels (rapport annuel) au registre du commerce estonien 6 mois après la fin de l’exercice financier. Les comptes annuels des petites entreprises comprennent le bilan de votre entreprise, le compte de résultat et le rapport de gestion sur les activités réalisées avec certaines notes obligatoires telles que les frais de main-d’œuvre et les transactions avec les parties liées. Le rapport est plus simple pour les micro et petites entreprises et comporte moins d’informations obligatoires à divulguer. Même si votre entreprise n’a pas encore commencé à exercer des activités commerciales, soumettre le rapport annuel est la seule chose que vous devez faire pour garantir que votre entreprise et son conseil d’administration respectent les lois estoniennes et ne soient pas sanctionnés.
Gouvernement mécontent
Le sous-secrétaire adjoint du Ministère de la Justice estonien, Viljar Peep, a mentionné dans un communiqué de presse de 2021, que seulement 60 % des personnes morales en Estonie soumettent leur rapport annuel à temps. 20 % le soumettent en retard et 20 % ne le soumettent pas du tout. Ces 20 % derniers agacent le gouvernement estonien depuis un certain temps et maintenant le gouvernement a finalement agi. Le bureau des impôts estonien applique désormais des pénalités pour retard de dépôt aux entreprises non conformes. Le service d’enregistrement du comté de Tartu continue de contrôler les dépôts via le registre électronique des entreprises. Les récentes modifications législatives ont également facilité la procédure de radiation des entreprises qui ne soumettent pas leurs comptes annuels à temps. Votre entreprise peut être radiée trois mois après le dépassement du délai. Un délai supplémentaire de dépôt avec avertissement de suppression est désormais traité automatiquement.
Le coût de la non-conformité
Se conformer à l’exigence de soumission du rapport annuel est quelque chose que de nombreuses petites entreprises ont négligé. La mauvaise nouvelle pour les e-résidents estoniens ayant des entreprises en Estonie avec des rapports annuels en retard est que, à partir de 2022, le tribunal a commencé à envoyer des amendes pour chaque rapport annuel en retard. Ces amendes peuvent finir par être payables par le membre du conseil qui n’a pas respecté l’exigence de soumettre un rapport annuel 6 mois après la fin de l’exercice financier. En 2024, les premières amendes ont commencé à arriver dès le 5 novembre, soit 4 mois de temps supplémentaire sans pénalité imposée.
Pour les entreprises enregistrées via le service API d’Unicount, l’exercice financier est toujours indiqué dans les statuts standards comme une année civile. Cela signifie que la date limite de soumission pour une entreprise enregistrée avant le 1er juillet 2021 est le 30 juin 2022. Les entreprises enregistrées le 1er juillet ou après peuvent soumettre leurs rapports annuels pour les 18 premiers mois étant leur premier exercice financier. Cela signifierait un an plus tard que les entreprises enregistrées le 30 juin 2021.
Les bases du rapport annuel
Le conseil officiel d’Unicount pour tout propriétaire d’entreprise estonienne essayant de comprendre comment préparer et soumettre le rapport annuel de son entreprise a toujours été très simple : engagez un comptable qualifié pour le faire à votre place. Parce qu’Unicount a un grand nombre d’entreprises inactives enregistrées chez nous, nous avons précédemment produit un manuel pour les comptes inactifs afin de le faire vous-même, à vos propres risques. Voici le lien vers le manuel. Les comptes de sociétés inactives sont un terme non officiel ; juridiquement, il s’agit de comptes de micro-entreprises avec des comptes annuels simplifiés qui sont applicables si la société n’a qu’un seul actionnaire personne physique et un membre du conseil d’administration. Veuillez noter qu’officiellement, il n’y a pas de comptes ou d’entreprises inactifs en Estonie, donc vous soumettriez simplement des comptes pour une entreprise qui n’a pas du tout exercé d’activité commerciale.
Comment fonctionnent les amendes ?
Vous recevrez d’abord un avertissement par e-mail avec un nouveau délai pour la soumission. Voici à quoi cela ressemble en estonien. Vous ne le recevrez que si vous avez un e-mail de travail enregistré comme votre e-mail officiel de l’entreprise sur le Registre des Entreprises. Les clients d’Unicount reçoivent normalement ces notifications avec des traductions non officielles sur leur tableau de bord client. Cela s’applique si l’e-mail public de l’entreprise est réglé sur 14614272@eesti.ee pour éviter le spam et pour permettre à Unicount de traiter toutes les notifications e-mail officielles des agences gouvernementales.
Cet avertissement de pénalité est très aimable car il offre 6 mois au conseil pour soumettre le rapport annuel en retard. Nous avons également vu des avertissements vous donnant 15 ou 30 jours pour soumettre un rapport annuel. Après avoir ignoré cet avertissement, vous recevrez bientôt l’amende réelle que le huissier de justice peut faire appliquer en Estonie. Un huissier peut saisir des comptes bancaires personnels et professionnels pour obtenir le paiement de l’amende et des frais de service supplémentaires par l’entreprise ou son membre du conseil.
Voici à quoi ressemble l’amende. Elle inclut les comptes bancaires du Ministère des Finances et vous rappelle que l’amende peut être répétée jusqu’à ce que le rapport annuel soit soumis. Payer l’amende ne signifie pas que vous n’avez plus à soumettre le rapport annuel. Voici un exemple d’amende de 300 euros. Veuillez noter que l’amende peut être de n’importe quoi entre 200 et 3200 euros.
Engager un comptable
Considérant le coût des comptes micro auprès d’un cabinet comptable professionnel, vous paierez probablement plus en amendes que ce que vous auriez payé pour la préparation réelle des comptes dans les délais. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à contacter notre équipe comptable ou à acheter le produit de frais minimums pour les comptes annuels à partir du menu comptable de votre tableau de bord client Unicount pour démarrer le processus de préparation des comptes annuels. Nous évaluerons le volume et vous fournirons un devis supplémentaire si nous ne pouvons pas préparer vos comptes dans le cadre des frais minimums.
Autres conséquences
Si vous êtes membre du conseil d’administration et e-résident estonien et que vous n’avez pas respecté les lois estoniennes, la Police et la Garde frontalière vous interrogeront probablement à ce sujet lorsque vous tenterez de renouveler votre carte d’e-résident. Cela signifie que si vous souhaitez rester e-résident estonien, vous devrez de toute façon soumettre les rapports annuels en retard dans un délai contraint et répondre aux questions directes sur votre non-conformité posées par la police.
Restez informé avec Unicount
Chez Unicount, nous nous engageons à informer nos clients des changements législatifs affectant les e-résidents et les propriétaires d’entreprises estoniens. Nous continuerons de surveiller ces propositions de réformes fiscales et de fournir des conseils sur l’adaptation à la nouvelle structure fiscale. Si vous avez des questions sur ces changements à venir ou si vous avez besoin d’aide pour vous y retrouver dans l’environnement réglementaire estonien, n’hésitez pas à nous contacter.
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Merci de nous avoir lus
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