Lorsque nous travaillons avec des fondateurs d’entreprises estoniennes, les mêmes questions liées aux dépenses professionnelles se posent après l’enregistrement de leur entreprise estonienne. Nous avons rassemblé cet article avec les dépenses estoniennes les plus typiques déductibles de l’impôt sur le revenu que vous devriez connaître en tant que propriétaire d’entreprise et membre du conseil d’administration d’une entreprise.
Les fondateurs e-résidents qui n’embauchent pas de comptable professionnel pourraient manquer les avantages et les opportunités qui leur sont offerts par la législation fiscale estonienne parce qu’ils n’ont tout simplement pas suffisamment de connaissances.
La bonne nouvelle est que le fait d’avoir des dépenses professionnelles déductibles d’impôt n’est pas lié au chiffre d’affaires de votre entreprise. Certaines entreprises peuvent ne pas être rentables pendant des années lors du développement de leurs produits et services. La meilleure nouvelle est qu’un membre du conseil d’administration a droit à des dépenses professionnelles déductibles de l’impôt sur le revenu estonien similaires à celles d’un employé d’une entreprise rémunéré mensuellement.
Les dépenses professionnelles raisonnables qui sont nécessaires à l’exercice de votre entreprise peuvent être traitées comme des dépenses d’entreprise dans la plupart des cas et ne donnent donc pas lieu à l’impôt sur les sociétés. Nous avons essayé de les trier en groupes pour vous permettre de trouver plus facilement les articles que vous recherchez. Nous devons préciser que cet article a été préparé à des fins d’information uniquement et qu’il n’est pas destiné à fournir et ne doit pas être invoqué pour des conseils fiscaux, juridiques ou comptables.
Dépenses hors taxes liées au bureau
Chaque entreprise est autorisée à disposer d’un bureau et à supporter toutes les dépenses nécessaires liées à la location, à l’achat et à la rénovation d’un bureau. Les dépenses typiques sont le loyer du bureau, les coûts des services publics tels que l’électricité, l’eau et le chauffage, le nettoyage, l’assurance, la sécurité, etc. Les frais du bureau à domicile peuvent également être compensés dans un certain rapport, mais c’est quelque chose que vous devez d’abord synchroniser avec votre comptable pour être au courant. terrain sûr.
Dans votre bureau, vous avez probablement également besoin de mobilier de bureau, comme des bureaux, des chaises, des étagères, des armoires, des lampes, des rideaux, des tapis, des coffres-forts, etc. Les articles coûteux peuvent être dépréciés par votre comptable mensuellement ou annuellement pour éviter que le capital social de votre entreprise ne tombe en dessous du minimum requis de 2500 euros. Cela doit être fait conformément aux politiques comptables que l’entreprise doit soumettre avec le premier rapport annuel. Cependant, les micro-entreprises n’ont pas besoin de soumettre de politiques comptables et les principes comptables locaux généralement reconnus s’appliquent (GAAP estoniens).
Les franchises fiscales sur les fournitures de bureau vont du papier toilette, des serviettes et des produits de nettoyage jusqu’au loyer d’un distributeur d’eau ou d’une machine à café. Les dépenses de bureau peuvent également comprendre des stylos, du papier, des calendriers, des trousses de premiers soins, des journaux, des revues, des livres d’affaires, des frais de port et des décorations de bureau raisonnables.
Veuillez noter que le fait d’avoir un bureau physique dans un autre pays que l’Estonie peut entraîner des implications fiscales locales en fonction des règles applicables dans votre pays de localisation.
Dépenses liées aux télécommunications et à l’informatique
Que vous ayez un bureau ou non, votre entreprise peut payer pour Internet, votre téléphone mobile et le forfait mensuel, l’ordinateur de bureau, l’ordinateur portable, la tablette, le moniteur, le clavier et tous les logiciels professionnels et applications mobiles nécessaires. Ces appareils peuvent également nécessiter des accessoires supplémentaires tels qu’un tapis de souris, un repose-poignet, un repose-pieds, etc.
Vous pouvez également disposer d’une imprimante, d’un scanner, d’un photocopieur, d’une déchiqueteuse et d’accessoires pour ces machines de bureau. Les machines de bureau doivent également être réparées et entretenues régulièrement.
De nos jours, la plupart des entreprises doivent également acheter des services d’hébergement Web, de domaines et de gestion cloud.
Dépenses hors taxes liées aux services
Toutes les entreprises ont normalement certaines dépenses liées au fait qu’un comptable professionnel s’occupe de leur rapport fiscal et annuel. Parfois, vous pouvez également avoir besoin de services juridiques, de conseils commerciaux ou fiscaux, de coaching, de secrétariat ou d’un service d’assistant virtuel.
Bien entendu, votre entreprise peut payer des frais bancaires et de notaire, ainsi que des frais d’État au gouvernement estonien, y compris les frais d’État de 265 euros pour l’enregistrement de votre entreprise et une assurance responsabilité civile professionnelle.
Pour les efforts de marketing et de vente, vous aurez probablement besoin de quelqu’un pour vous aider avec la publicité, la conception et la traduction en ligne et hors ligne. Nous avons entendu dire que certaines personnes aiment encore les cartes de visite imprimées. La plupart des startups fournissent également à leurs équipes les vêtements de travail nécessaires, comme un t-shirt ou un pull avec logo. L’achat de superbes équipements pour votre équipe ne doit pas nécessairement être mélangé à des cadeaux que l’entreprise ne doit pas offrir au-dessus du seuil de 10 euros.
L’entreprise peut distribuer des échantillons de votre produit à des fins promotionnelles, mais cela ne doit pas être mélangé à des cadeaux. Vous pouvez acheter et offrir un cadeau publicitaire déductible fiscalement si sa valeur est inférieure à 10 euros TTC. TVA, comme un stylo ou une jolie tasse à café de marque.
Dépenses hors taxe liées à l’automobile
Votre entreprise peut payer jusqu’à 335 euros par mois d’indemnisation automobile si une voiture personnelle est utilisée pour des déplacements professionnels, mais uniquement si vous tenez un journal de bord reprenant tous les trajets que vous avez effectués à des fins professionnelles. Le montant réel est calculé à partir du kilométrage afin que vous obteniez 30 centimes par kilomètre.
Les entreprises peuvent également considérer le prix d’achat ou les paiements de location des voitures comme déductibles d’impôt. Il existe cependant des règles spéciales de récupération de la TVA selon que la voiture est uniquement destinée à un usage professionnel ou mixte.
Cela s’applique également à tous les accessoires et services nécessaires liés à la voiture, y compris l’assurance, l’entretien et la réparation. Une utilisation mixte signifierait que la voiture de société est utilisée pour des déplacements personnels et qu’une taxe spéciale sur les avantages sociaux doit être payée en fonction de l’âge de la voiture et de la puissance du moteur.
Dépenses non imposables liées à l’équipe
En tant qu’entrepreneur et membre du conseil d’administration d’une entreprise, vous avez le droit d’assister aux frais de l’entreprise à toutes les conférences professionnelles, conventions, salons professionnels et formations possibles dans le monde entier. Cela inclut également les études universitaires telles que les études rémunérées de licence ou de maîtrise si elles sont nécessaires à l’exécution du travail contractuel pour l’entreprise. Votre entreprise peut payer vos cotisations à des associations professionnelles ou commerciales, des cours en ligne, des livres électroniques, etc. Tout cela s’appliquera également à vos employés.
Vous pouvez organiser des déjeuners d’affaires avec des clients et partenaires existants ou potentiels dans la limite des frais mensuels de représentation, mais la part du représentant de l’entreprise est imposable dès le premier centime. Si vous n’avez pas de charges sociales payées en Estonie, la limite s’élève actuellement à 32 euros par mois pour l’ensemble de l’entreprise. Votre fête de Noël potentiellement géniale avec de l’alcool et de la nourriture servis à votre équipe est accompagnée d’un impôt sur les avantages sociaux payable avant le 10e jour du mois suivant. L’impôt sur les avantages sociaux est actuellement l’impôt sur le revenu estonien de 20 % plus 33 % de cotisation sociale calculés à partir des montants bruts, TVA comprise.
Il est important de savoir que l’examen par un médecin du travail, les actes prescrits par écrit par un médecin du travail et le coût des lunettes déterminé par le médecin du travail peuvent être pris en charge, mais il est nécessaire de prouver la détérioration de la vue, sur la base du prescription précédente à des fins de comparaison. Il existe également une incitation fiscale pour les dépenses de santé et de sport dans la limite de 100 euros par trimestre civil et par personne.
Les employeurs peuvent également prendre en charge le coût de l’assurance retraite volontaire estonienne pour leurs employés ou membres du conseil d’administration, mais elle est imposable avec les impôts sociaux. Aucun impôt sur le revenu des personnes physiques n’est cependant appliqué.
Dépenses hors taxes liées aux voyages d’affaires
Les entreprises peuvent couvrir les frais de déplacement hors taxes liés à la location d’un logement et au transport et verser des indemnités journalières journalières aux employés et aux membres du conseil d’administration. Cela comprend également les services d’agences de voyages et les billets de transports publics nécessaires à l’exercice des fonctions. L’indemnité journalière peut aller jusqu’à 50 euros net par jour pour les 15 premiers jours de déplacement professionnel international par mois, puis jusqu’à 32 euros par jour. Une allocation minimale défiscalisée de 22,37 euros par jour est payable lorsque vous êtes en voyage d’affaires hors d’Estonie, mais elle peut être réduite lorsque l’entreprise prend en charge les frais de repas. Il n’y a pas d’indemnité journalière pour les voyages intérieurs en Estonie.
Votre entreprise peut également payer le transport si un membre de l’équipe se rend au travail à plus de 50 kilomètres et l’hébergement si la personne habite à plus de 50 kilomètres. À compter du 1er janvier 2020, les frais de transport en commun nécessaires pour se rendre au travail ne seront plus imposés au titre d’avantages sociaux.
Dons exonérés de l’impôt sur le revenu en Estonie
Les sociétés anonymes estoniennes peuvent faire des dons en franchise d’impôt aux ONG et fondations estoniennes inscrites sur la liste du bureau des impôts des organisations exonérées d’impôt sur le revenu. Les dons exonérés d’impôt ont cependant des limites annuelles, votre don doit donc être inférieur à 3 % du montant du salaire brut annuel payé en Estonie ou inférieur à 10 % des bénéfices de l’année civile précédente. Voici par exemple quelques ONG soutenant l’Ukraine.
Veuillez noter que le don n’est pas la même chose que le parrainage, le but est de promouvoir l’entreprise, et cela nécessite déjà une preuve comme un contrat qui montre comment votre entreprise est promue pour l’argent que vous payez.
Les documents de dépenses sont obligatoires
Une chose importante sur laquelle nous aimerions souligner pour conclure cet article. Dans certains pays, comme le Royaume-Uni par exemple, votre comptable peut accepter les relevés bancaires uniquement pour enregistrer vos dépenses telles que les tarifs du métro de Londres ou les billets d’avion. Pas en Estonie.
Votre comptable vous demandera de fournir des reçus et des factures d’achat pour chaque dépense effectuée avec une carte d’entreprise ou payée par vous puis remboursée sur le compte bancaire de l’entreprise. Tout le reste serait considéré comme un prêt de réalisateur. Si vous n’êtes pas inscrit à la TVA en Estonie, vous pourriez autrement apprendre, après une année chargée avec des centaines de dépenses de petite entreprise, que votre comptable n’est pas disposé à soumettre vos comptes annuels sur la base du relevé du solde bancaire.
La loi estonienne sur la comptabilité exige en fait que vous conserviez tous les documents pendant 7 ans après la fin de l’exercice. C’est pourquoi nous recommandons d’utiliser un bon logiciel de gestion des dépenses en ligne tel qu’Envoice. Cela vous permet de prendre des photos de vos factures de café pendant que vous êtes en déplacement et les documents sont immédiatement téléchargés sur un cloud pour votre comptable.
Merci d’avoir lu les déductions de l’impôt sur le revenu en Estonie
Créer une entreprise estonienne en ligne n’a jamais été aussi simple. Chez Unicount, nous l’avons réduit à une simple tâche de trois minutes.
Nous espérons que vous avez apprécié cet article. Si vous avez d’autres questions, consultez les articles d’assistance détaillés d’Unicount ici.
