Historiquement, bien avant l’arrivée d’Unicount et d’e-Residency en ville, les non-résidents ayant des sociétés estoniennes devaient récupérer des copies certifiées conformes des certificats d’enregistrement soit auprès du registre des entreprises estonien en le visitant physiquement, soit en visitant à la fois le registre des entreprises et un notaire. Les notaires estoniens certifieraient avec leur cachet que le certificat estampillé du registre des entreprises était légitime et ajoutaient parfois même une apostille si la certification du notaire estonien n’était pas assez bonne dans le pays d’utilisation prévu.
Dans la plupart des cas, les fondateurs n’ont pas pris la peine de venir en Estonie pour autant et ont dû payer leurs fournisseurs de services de bureau virtuel pour récupérer ces documents tamponnés tout en payant des centaines d’euros de frais. Pas plus.
Plus de papier
Tout d’abord, le registre estonien des entreprises a cessé de délivrer des documents papier il y a quelque temps. Cela a du sens si vous êtes en Estonie au service d’entrepreneurs estoniens qui n’ont jamais besoin d’un document papier pour prouver qu’ils ont une entreprise dont ils sont membres du conseil d’administration. Tous les homologues ont vérifié les informations en ligne pour valider votre droit à la représentation et l’existence de l’entreprise.
Soon world followed, and most reasonable service providers including fintech business account providers serving e-resident companies do not expect you to deliver any paper documents. It makes sense economically as handling any paper is more costly and the related workflows are harder to automate. Automatically checking if the registration details you submitted are correct is easy in Europe where business register details are public and the data belongs to the people, not the government agency running the register. EU regulation even stopped Estonian Business Register from selling the data they held. This meant losing millions of euros of income.
Bientôt, le monde a suivi, et la plupart des fournisseurs de services raisonnables, y compris les fournisseurs de comptes commerciaux fintech au service des entreprises résidentes en ligne, ne s’attendent pas à ce que vous leur remettiez des documents papier. Cela a du sens sur le plan économique, car la gestion de n’importe quel papier est plus coûteuse et les flux de travail associés sont plus difficiles à automatiser. Vérifier automatiquement si les détails d’enregistrement que vous avez soumis sont corrects est facile en Europe où les détails du registre des entreprises sont publics et les données appartiennent aux personnes, et non à l’agence gouvernementale qui gère le registre. La réglementation de l’UE a même empêché le registre estonien des entreprises de vendre les données qu’il détenait. Cela signifiait perdre des millions d’euros de revenus.
Certificats d’enregistrement des sociétés estoniennes
Les certificats d’enregistrement électroniques au format PDF sont disponibles gratuitement auprès du registre estonien des entreprises électroniques. Voici à quoi ressemble un certificat d’enregistrement traduit automatiquement en anglais. Pour obtenir votre certificat d’enregistrement gratuit, rendez-vous sur le registre des entreprises en ligne et recherchez le nom de votre entreprise ou le code de registre.
La carte de registre est traduite automatiquement et peut accidentellement contenir des informations en estonien, car la langue d’origine des informations du registre des entreprises est l’estonien. Pour commander une traduction officielle, veuillez contacter un traducteur assermenté. Pour les documents papier certifiés, vous devez contacter l’un des notaires en Estonie. Le registre estonien des entreprises ne délivre pas de documents papier, y compris des documents certifiés. Les notaires estoniens sont également chargés d’émettre une apostille pour certifier les registres publics estoniens à utiliser dans d’autres juridictions étrangères.
Liste des actionnaires et autres documents
Le moyen le plus simple d’obtenir un document électronique PDF non certifié contenant les informations sur les actionnaires de votre société estonienne serait également via le service en ligne gratuit e-Business Register. Accédez au registre des entreprises en ligne et trouvez l’entreprise qui vous intéresse. Les données sur toutes les entreprises sont disponibles gratuitement pour tous depuis octobre 2022.
Faites défiler jusqu’à ces onglets. Cliquez sur l’icône PDF dans l’onglet des données du registre. Cela crée un menu d’impression PDF vous permettant d’imprimer bien plus qu’un simple certificat d’enregistrement d’entreprise traduit automatiquement. Vous pouvez facilement créer des documents contenant des informations sur les actionnaires et les fondateurs.
Génération de documents de style buffet
Depuis juin 2023, le registre estonien des entreprises électroniques vous permet de créer des documents avec n’importe quel contenu disponible sur le registre public. Vous choisissez simplement ce que vous voulez en cochant les cases dans le menu d’impression. Tout cela sera imprimé sur un fichier PDF qui a maintenant un code QR qui renvoie simplement à l’URL des détails de votre entreprise publique. Toutes les entreprises estoniennes inscrites au registre ont une URL unique depuis septembre 2022.
- Informations de base
Date d’inscription
Type de personne morale
Partage le capital
Adresse du siège social
Année financière
Date d’adoption des statuts actuels
E-mail de l’entreprise et autres contacts publiés dans le registre - Personnes
Personnes inscrites sur la carte d’immatriculation (membres du conseil d’administration)
Partenaires (actionnaires)
Bénéficiaires effectifs
Autres personnes (personne de contact par exemple) - Données économiques
Partage le capital
Année financière
Informations sur les comptes annuels sur l’activité principale et le nombre d’employés (ETP)
Informations fiscales publiques, y compris les dettes fiscales en Estonie, les impôts payés, le chiffre d’affaires imposable et le nombre d’employés enregistrés
Numéro de TVA et date d’enregistrement
Domaines d’activité - Documents
Liste des statuts
Liste des documents publics déposés au registre - Décisions de justice
Liste des décisions de justice (en Estonie, le tribunal est chargé des dépôts au registre des entreprises)
Liste des modifications apportées aux détails d’inscription - Informations Complémentaires
Licences d’activité et avis d’activités économiques en Estonie
Avis au Journal officiel - Certificat d’enregistrement
Merci d’avoir lu!
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