Unicount est le moyen le plus simple d’enregistrer une société estonienne. Après avoir enregistré une entreprise en quelques minutes, vous aurez probablement besoin soit d’un service comptable, soit au moins de la préparation des comptes annuels après la fin de l’exercice. Heureusement, depuis janvier 2023, Unicount propose ces services à nos clients de bureaux virtuels via le tableau de bord client.
Les services de comptabilité d’Unicount sont conçus pour répondre aux besoins des fondateurs e-résidents, entièrement en ligne, fournis en plusieurs langues et avec des manuels clairs pour les questions les plus fréquemment posées. Dans cet article, nous vous expliquons le fonctionnement du service comptable.
Quand ai-je besoin d’un service comptable?
Tout d’abord, nous ne voulons jamais que vous payiez pour quelque chose dont vous n’avez pas besoin. Le service de comptabilité mensuel en Estonie n’est pas indispensable si vous n’avez pas de déclaration fiscale mensuelle en Estonie. Par exemple, les entreprises estoniennes doivent soumettre des déclarations de TVA mensuelles uniquement si elles sont enregistrées à la TVA en Estonie. L’inscription est volontaire jusqu’à ce que votre chiffre d’affaires n’excède pas 40 000 euros annuels.
Ces 40 000 euros sont également réduits car ils ne comptent que si les ventes ont été réalisées auprès de clients au sein de l’UE. Vous pouvez également avoir des obligations de TVA dans d’autres pays de l’UE ou en dehors de l’UE. Par exemple, nous avons des clients dans le commerce électronique qui sont assujettis à la TVA à la fois en France et en Allemagne car ils vendent sur Amazon France et des magasins allemands. Cela signifie s’y enregistrer à la TVA auprès des autorités fiscales locales et demander à un comptable local de faire la comptabilité de la TVA.
Vous auriez également besoin d’un service de comptabilité mensuel lorsque vous avez vos premiers employés en Estonie ou d’un salaire mensuel de directeur. Il est préférable de demander à un comptable professionnel de soumettre vos déclarations mensuelles de TVA et de charges sociales. Les impôts sur les dividendes distribués doivent être déclarés de la même manière que les charges sociales au plus tard le 10e jour calendaire du mois suivant. Même s’il est possible de le faire soi-même via le service e-Tax ce n’est pas quelque chose que nous vous conseillons vraiment de faire.
Quelles sont les dates importantes pour la déclaration fiscale mensuelle ?
Il y a deux dates importantes pour les clients du service comptable. Ce sont les dates limites pour les déclarations fiscales estoniennes les 10 et 20 de chaque mois civil.
Le 10 est la date limite pour la déclaration d’impôts sur le revenu et les charges sociales (TSD) et le 20 pour la déclaration de TVA (KMD). Les deux déclarations de revenus sont soumises pour les transactions du mois civil précédent. Cela signifie que les documents de votre entreprise tels que les relevés bancaires, les factures de vente et d’achat et d’autres informations financières pertinentes doivent nous être transmis dès que possible, mais au plus tard le 8e jour du mois suivant.
Nous avons besoin de voir vos factures de vente, vos documents de dépenses et d’autres documents sources pour faire la comptabilité. Sinon, nous pourrions ne pas être en mesure de soumettre la déclaration de TVA à temps et des amendes pourraient être infligées à votre entreprise pour non-respect des délais officiels. Un relevé bancaire seul n’est pas suffisant en Estonie car la loi exige des documents originaux pour toutes les transactions. Ces documents « originaux » peuvent être des copies électroniques, mais ils doivent être conservés en toute sécurité pendant sept ans. Il est préférable de conserver ces copies numériques comme sauvegarde de toute façon, car les documents papier ont tendance à se perdre.
Pour la déclaration de revenus et d’impôts sociaux, nous vérifions votre relevé bancaire professionnel et les informations reçues sur les dividendes et les salaires versés le mois précédent. Les avantages sociaux et les paiements ou réductions de capital social doivent également être déclarés, peu importe si vous aviez quelqu’un sur la liste de paie. L’abonnement au service comptable ne signifie pas que votre comptable est tenu de faire remettre à temps toutes les pièces justificatives et déclarations fiscales. C’est le conseil d’administration de l’entreprise qui est responsable et le comptable ne vous aide qu’à faire face aux exigences officielles.
Comptes annuels
Même si votre entreprise n’est pas immatriculée à la TVA en Estonie et n’a pas de paie ni de dividendes, vous devez quand même soumettre des comptes annuels avant le 30 juin. Il s’agit de la date limite de dépôt des comptes annuels de l’année civile précédente, sauf si votre exercice comptable ne coïncide pas avec l’année civile. Toutes les entreprises enregistrées via Unicount ont un exercice comptable standard qui chevauche l’année civile, sauf si vous l’avez modifié.
Il est facile de commander des comptes annuels à partir de votre tableau de bord client. Vous ne payez que les frais minimums au début, puis nous examinons l’étendue réelle des travaux. Une fois la portée établie et convenue, nous facturons les frais supplémentaires avant de commencer et de préparer vos comptes.
Certains de nos clients ont demandé s’ils pouvaient soumettre eux-mêmes leurs comptes annuels si leurs entreprises étaient inactives et qu’aucun chiffre d’affaires n’avait été généré au cours de l’exercice précédent. Techniquement, c’est possible via l’e-Business Register. Unicount ne le recommande généralement pas si vous n’êtes pas familier avec les PCGR estoniens (principes comptables généralement reconnus) et que vous souhaitez enregistrer des éléments tels que des dépenses, des actifs ou des passifs même si votre entreprise n’a généré aucune vente.
Si vous avez toujours envie de le faire, sachez que le processus n’est pas facile et que l’expérience utilisateur n’a jamais été conçue pour plaire à quelqu’un qui n’est pas estonien et qui est déjà un comptable qualifié. Soyez donc patient lorsque vous le faites vous-même en anglais.
Quel logiciel utilise Unicount pour le service comptable ?
Nous utilisons le logiciel Envoice pour traiter automatiquement tous vos documents de dépenses mensuels. Ce logiciel vous permet également de créer des factures de vente correctes acceptées en Estonie et dans l’UE. Envoice simplifie la communication entre vous et l’équipe comptable et maintient vos livres organisés avec un minimum d’effort. Après vous être abonné au service de comptabilité mensuelle via le tableau de bord client, vous recevrez un lien d’invitation d’Envoice pour accéder à votre compte.
Si votre entreprise dispose d’une adresse e-mail spéciale conçue pour recevoir toutes les factures d’achat entrantes, vous pouvez la transférer à l’adresse e-mail Envoice que nous vous envoyons dans notre message d’accueil. Si votre entreprise n’a pas encore ce type d’adresse e-mail, nous vous suggérons de la créer. Il vous permet de transmettre automatiquement tous les documents de dépenses à votre équipe comptable.
L’application mobile Envoice, qui fonctionne à la fois pour les appareils Android et iOS, est un moyen très pratique de soumettre des reçus en déplacement. Ainsi, avec l’application mobile, il existe trois options différentes pour envoyer à temps les documents de dépenses de votre entreprise à l’équipe comptable. Utilisation de l’application mobile pour les reçus, téléchargement manuel des documents sur Envoice et envoi des factures par e-mail à l’adresse e-mail Envoice que nous avons créée pour votre entreprise.
Lors de la transmission des notes de frais, il est bon de savoir qu’Envoice n’accepte que les factures au format pdf ou fichier image (jpg, png). Un seul document de dépenses par e-mail est traité automatiquement.
Merci d’avoir lu!
Cet article a été rédigé par Adam Rang, directeur de la communication chez Unicount. Vous pouvez commencer avec Unicount sur unicount.eu.
