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Cómo funciona el servicio de contabilidad Unicount

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Adam Rang, Director de comunicaciones

Unicount es la forma más sencilla de crear una empresa estonia. Después de registrar una empresa en cinco minutos o menos, es probable que necesite un servicio de contabilidad o al menos la preparación de cuentas anuales al final de cada ejercicio. Por suerte, desde enero de 2023 Unicount ofrece estos servicios a nuestros clientes de oficina virtual a través del Panel del Cliente.

Los servicios de contabilidad de Unicount están diseñados para satisfacer las necesidades de los fundadores de e-residentes, se ofrecen en línea en varios idiomas y con manuales claros para las preguntas más frecuentes. En este artículo explicamos cómo funciona el servicio de contabilidad.

Cuándo necesito un servicio de contabilidad?

En primer lugar, nunca queremos que pague por algo que no necesita. El servicio de contabilidad mensual en Estonia no es imprescindible si no tiene obligaciones fiscales mensuales en Estonia. Por ejemplo, las empresas estonias tienen que presentar declaraciones mensuales de IVA sólo si están registradas a efectos de IVA en Estonia. El registro es voluntario hasta que su volumen de negocios no supere los 40 000 euros anuales. En cuanto al impuesto de sociedades, también puede ser sujeto pasivo en los países donde tenga un establecimiento permanente.

Estos 40 000 euros también se reducen aún más, ya que sólo cuentan si las ventas se realizaron a clientes dentro de la UE. También puede tener obligaciones en materia de IVA o impuesto sobre las ventas en otros países en los que ofrezca sus bienes o servicios. Por ejemplo, tenemos clientes en el sector del comercio electrónico que tienen obligaciones de IVA en Francia y Alemania porque venden en las tiendas francesas y alemanas de Amazon. Esto implica registrarse a efectos del IVA ante las autoridades fiscales locales y contar con un contable local para la declaración del IVA.

También necesitará un servicio de contabilidad mensual cuando tenga sus primeros empleados en Estonia o el salario mensual del director. Le recomendamos que encargue a un contable profesional la presentación de los informes mensuales sobre el IVA y los impuestos sobre las nóminas. Los impuestos sobre los dividendos distribuidos deben declararse de la misma manera que los impuestos sobre las nóminas antes del décimo día natural del mes siguiente. Aunque puede hacerlo usted mismo a través del servicio e-Tax, no se lo aconsejamos.

Cuáles son las fechas importantes para los informes fiscales mensuales?

Hay dos fechas importantes para los clientes de los servicios de contabilidad. Se trata de los plazos para los informes fiscales de Estonia, los días 10 y 20 de cada mes natural.

El día 10 es la fecha límite para la declaración del impuesto sobre la renta y el impuesto social (TSD) y el 20 la del impuesto sobre el valor añadido (KMD). Ambas declaraciones fiscales se presentan por las transacciones del mes natural anterior. Esto significa que los documentos de su empresa, como extractos bancarios, facturas de compraventa y demás información financiera pertinente, deben enviarse al programa informático lo antes posible, pero no más tarde del día 8.

Los contables necesitan ver sus facturas de ventas, documentos de gastos y otros documentos fuente para hacer la contabilidad fiscal. De lo contrario, es posible que no puedan presentar la declaración del IVA a tiempo y que se impongan multas a su empresa por no respetar los plazos oficiales. Un extracto bancario por sí solo no es suficiente en Estonia, ya que la ley exige documentos fuente de todas las transacciones. Estos documentos pueden ser copias electrónicas, pero deben conservarse durante siete años. De todos modos, es mejor conservar esas copias digitales como copia de seguridad, ya que los documentos en papel tienden a perderse.

Para la declaración del impuesto sobre la renta y el impuesto social, los contables comprueban el extracto bancario de su empresa y cualquier información directa que les facilite sobre los dividendos y salarios pagados durante el mes anterior. Los beneficios complementarios y las inserciones o reducciones de capital social también deben declararse en la misma declaración de la renta. La suscripción al servicio de contabilidad no significa que su contable sea responsable de recopilar todos los documentos de origen y la declaración de impuestos. Legalmente, el responsable es el consejo de administración de la empresa y su contable sólo le ayuda a cumplir la normativa.

Cuentas anuales

Aunque su empresa no esté registrada a efectos del IVA en Estonia y no tenga nóminas ni pague dividendos, debe presentar las cuentas anuales antes del 30 de junio. Esta es la fecha límite para presentar las cuentas anuales del año natural anterior, a menos que su ejercicio económico no coincida con el año natural. Todas las empresas registradas a través de Unicount tienen un año financiero estándar que coincide con el año natural, a menos que lo haya cambiado.

Es fácil encargar cuentas anuales desde su Panel de Cliente. Usted sólo paga la tarifa mínima al principio y luego nosotros nos encargamos de ver el alcance real del trabajo. Una vez establecido y acordado el alcance, cobramos los honorarios adicionales antes de comenzar y preparar sus cuentas.

Algunos de nuestros clientes de oficinas virtuales nos han preguntado si podrían presentar ellos mismos sus cuentas anuales si sus empresas han estado inactivas y no se han generado ingresos por ventas en el ejercicio anterior. Técnicamente es posible a través del e-Business Register. Unicount generalmente no lo recomienda si usted no está familiarizado con los GAAP estonios (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y desea registrar cualquier partida como gastos, activos o pasivos, incluso si su empresa no generó ventas.

Si aún así le apetece hacerlo, le advertimos de que el proceso no es fácil y la experiencia del usuario nunca se ha diseñado para complacer a alguien que no sea estonio y ya sea contable titulado. Así que, por favor, ten paciencia cuando lo hagas por tu cuenta.

Qué software utiliza Unicount para el servicio de contabilidad?

Utilizamos el software Envoice para procesar automáticamente todos sus documentos de gastos mensuales. Este software también le permite crear facturas de ventas correctas aceptadas en Estonia y la UE. Envoice simplifica la comunicación entre usted y el equipo de contabilidad y mantiene sus libros organizados con el mínimo esfuerzo. Tras suscribirte al servicio de contabilidad mensual a través del Panel de control del cliente, recibirás un enlace de invitación de Envoice para acceder a tu cuenta.

Si tu empresa dispone de una dirección de correo electrónico especial diseñada para recibir todas las facturas de compra entrantes, puedes configurar el reenvío automático a la dirección de correo electrónico de Envoice que encontrarás en el mensaje de bienvenida de tu contable. Si tu empresa aún no tiene ese tipo de dirección de correo electrónico, te sugerimos que la crees. Permite a tus proveedores reenviar todas las facturas a tu software automáticamente.

Una forma muy cómoda de enviar recibos sobre la marcha es la aplicación móvil de Envoice, que funciona tanto para dispositivos Android como iOS. Así que con la aplicación móvil, hay tres opciones diferentes para enviar los documentos de gastos de tu empresa al equipo de contabilidad a tiempo. Utilizar la aplicación móvil para los recibos, cargar los documentos manualmente en Envoice y enviar las facturas por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de Envoice que hemos creado para tu empresa.

Al enviar documentos de gastos, es bueno saber que Envoice sólo acepta facturas en formato PDF o archivo de imagen (JPG, PNG). Solo se procesa automáticamente un documento de gastos por correo electrónico.

Gracias por leer!

Este artículo ha sido escrito por Adam Rang, Director de Comunicaciones de Unicount. Puede empezar a trabajar con Unicount en Unicount.eu.

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