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So funktioniert der Buchhaltungsservice von Unicount

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Adam Rang, Kommunikationsdirektor

Unicount ist der einfachste Weg, ein estnisches Unternehmen zu gründen. Nach der Registrierung eines Unternehmens in fünf Minuten oder weniger benötigen Sie wahrscheinlich entweder einen Buchhaltungsservice oder zumindest die Erstellung des Jahresabschlusses am Ende eines jeden Geschäftsjahres. Glücklicherweise bietet Unicount seit Januar 2023 unseren Kunden des virtuellen Büros diese Dienstleistungen über das Client Dashboard an.

Die Buchhaltungsdienste von Unicount sind auf die Bedürfnisse von E-Resident-Gründern zugeschnitten. Sie werden online in mehreren Sprachen angeboten und enthalten klare Anleitungen für die am häufigsten gestellten Fragen. In diesem Artikel erklären wir, wie der Buchhaltungsservice funktioniert.

Wann benötige ich einen Buchhaltungsservice?

Zunächst einmal wollen wir nicht, dass Sie für etwas bezahlen, das Sie nicht brauchen. Eine monatliche Buchhaltung in Estland ist kein Muss, wenn Sie in Estland keine monatlichen Steuererklärungen abgeben müssen. Estnische Unternehmen müssen beispielsweise nur dann monatliche MwSt.-Erklärungen abgeben, wenn sie in Estland für MwSt. registriert sind. Die Registrierung ist freiwillig, solange Ihr Umsatz nicht mehr als 40 000 Euro pro Jahr beträgt. Für die Körperschaftssteuer können Sie auch in den Ländern steuerpflichtig sein, in denen Sie eine Betriebsstätte haben.

Diese 40 000 Euro werden noch weiter eingegrenzt, da sie nur gelten, wenn die Verkäufe an Kunden innerhalb der EU getätigt wurden. Sie können auch in anderen Ländern, in denen Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen anbieten, mehrwertsteuer- oder umsatzsteuerpflichtig sein. Wir haben zum Beispiel Kunden im Bereich des elektronischen Handels, die in Frankreich und Deutschland mehrwertsteuerpflichtig sind, weil sie in den französischen und deutschen Shops von Amazon verkaufen. Das bedeutet, dass sie sich dort bei den lokalen Steuerbehörden für die Mehrwertsteuer registrieren lassen müssen und einen lokalen Buchhalter für die Mehrwertsteuerberichterstattung benötigen.

Sie benötigen auch eine monatliche Buchhaltung, wenn Sie die ersten Mitarbeiter in Estland haben, oder ein monatliches Geschäftsführergehalt. Wir empfehlen, die monatlichen Berichte über die Mehrwertsteuer und die Lohnsteuer von einem professionellen Buchhalter erstellen zu lassen. Steuern auf ausgeschüttete Dividenden müssen wie die Lohnsteuer bis zum 10. Kalendertag des folgenden Monats gemeldet werden. Auch wenn es möglich ist, dies selbst über den e-Tax-Dienst zu erledigen, würden wir Ihnen davon abraten, dies zu tun.

Welches sind die wichtigen Termine für die monatliche Steuererklärung?

Es gibt zwei wichtige Termine für die Kunden von Buchhaltungsdienstleistungen. Dies sind die Fristen für die estnischen Steuererklärungen am 10. und 20. eines jeden Kalendermonats.

Der 10. ist die Frist für die Einkommens- und Sozialsteuererklärung (TSD) und der 20. für die Umsatzsteuererklärung (KMD). Beide Steuererklärungen werden für die Transaktionen des vorangegangenen Kalendermonats eingereicht. Das bedeutet, dass die Unterlagen Ihres Unternehmens wie Kontoauszüge, Rechnungen über Verkäufe und Einkäufe und andere relevante Finanzinformationen so schnell wie möglich, aber spätestens am 8. an die Software übermittelt werden müssen.

Buchhalter müssen Ihre Verkaufsrechnungen, Spesenabrechnungen und andere Belege sehen, um die Steuererklärung erstellen zu können. Andernfalls sind sie möglicherweise nicht in der Lage, die Mehrwertsteuererklärung rechtzeitig einzureichen, und es können Geldstrafen gegen Ihr Unternehmen verhängt werden, wenn es die offiziellen Fristen nicht einhält. Ein Kontoauszug allein reicht in Estland nicht aus, da das Gesetz Quelldokumente für alle Transaktionen verlangt. Bei diesen Belegen kann es sich um elektronische Kopien handeln, die jedoch sieben Jahre lang sicher aufbewahrt werden müssen. Am besten bewahren Sie diese digitalen Kopien ohnehin als Backup auf, da Papierdokumente leicht verloren gehen.

Für die Einkommens- und Sozialsteuererklärung prüfen die Buchhalter Ihre Geschäftsbankauszüge und alle direkten Angaben von Ihnen zu den im Vormonat gezahlten Dividenden und Gehältern. Auch Lohnzusatzleistungen und Kapitalzuführungen oder -herabsetzungen müssen in derselben Steuererklärung angegeben werden. Die Inanspruchnahme des Buchführungsdienstes bedeutet nicht, dass Ihr Buchhalter für die Sammlung aller Quelldokumente und die Steuererklärung verantwortlich ist. Rechtlich gesehen ist der Vorstand des Unternehmens verantwortlich, und Ihr Buchhalter hilft Ihnen lediglich dabei, die Vorschriften einzuhalten.

Jahresabschluss

Auch wenn Ihr Unternehmen in Estland nicht mehrwertsteuerpflichtig ist und keine Lohn- oder Dividendenzahlungen vornimmt, müssen Sie den Jahresabschluss bis zum 30. Juni vorlegen. Dies ist die Frist für die Einreichung des Jahresabschlusses für das vorangegangene Kalenderjahr, es sei denn, Ihr Geschäftsjahr überschneidet sich nicht mit dem Kalenderjahr. Alle über Unicount registrierten Unternehmen haben ein Standardgeschäftsjahr, das sich mit dem Kalenderjahr überschneidet, es sei denn, Sie haben es geändert.

Jahresabschlüsse können Sie ganz einfach über Ihr Client Dashboard bestellen. Sie zahlen nur die Mindestgebühr zu Beginn und wir sehen uns dann den tatsächlichen Umfang der Arbeit an. Sobald der Umfang festgelegt und vereinbart ist, berechnen wir die zusätzlichen Gebühren, bevor wir mit der Erstellung Ihres Jahresabschlusses beginnen.

Einige unserer Kunden, die ein virtuelles Büro betreiben, haben uns gefragt, ob sie ihren Jahresabschluss selbst einreichen können, wenn ihre Unternehmen ruhend waren und im vorangegangenen Geschäftsjahr keine Umsatzerlöse erzielt wurden. Technisch ist dies über das e-Business Register möglich. Unicount rät generell davon ab, wenn Sie mit den estnischen GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) nicht vertraut sind und alle Posten wie Ausgaben, Aktiva oder Passiva erfassen wollen, auch wenn Ihr Unternehmen keinen Umsatz erzielt hat.

Wenn Sie es dennoch tun möchten, seien Sie gewarnt: Der Prozess ist nicht einfach und die Benutzerfreundlichkeit wurde nicht so gestaltet, dass sie jemandem gefällt, der kein Este und bereits ein qualifizierter Buchhalter ist. Seien Sie also bitte geduldig, wenn Sie es auf eigene Faust tun.

Welche Software nutzt Unicount für die Buchhaltung?

Wir verwenden die Software Envoice, um alle Ihre monatlichen Ausgabenbelege automatisch zu verarbeiten. Mit dieser Software können Sie auch korrekte Verkaufsrechnungen erstellen, die in Estland und in der EU akzeptiert werden. Envoice vereinfacht die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Buchhaltungsteam und hält Ihre Bücher mit minimalem Aufwand organisiert. Nachdem Sie den monatlichen Buchhaltungsservice über das Client Dashboard abonniert haben, erhalten Sie von Envoice einen Einladungslink, um auf Ihr Konto zuzugreifen.

Wenn Ihr Unternehmen über eine spezielle E-Mail-Adresse verfügt, die alle eingehenden Eingangsrechnungen empfängt, können Sie die automatische Weiterleitung an die Envoice-E-Mail-Adresse einrichten, die Sie in der Willkommensnachricht Ihres Buchhalters finden. Wenn Ihr Unternehmen noch nicht über eine solche E-Mail-Adresse verfügt, empfehlen wir Ihnen, sie einzurichten. Sie ermöglicht es Ihren Lieferanten, alle Rechnungen automatisch an Ihre Software weiterzuleiten.

Eine sehr bequeme Möglichkeit, Belege unterwegs einzureichen, ist die mobile App von Envoice, die sowohl für Android- als auch für iOS-Geräte funktioniert. Mit der mobilen App gibt es also drei verschiedene Optionen, um Ihre Spesenbelege rechtzeitig an die Buchhaltung zu senden. Die Verwendung der mobilen App für Belege, das manuelle Hochladen der Dokumente in Envoice und das Versenden von Rechnungen per E-Mail an die Envoice-E-Mail-Adresse, die wir für Ihr Unternehmen eingerichtet haben.

Bei der Weiterleitung von Spesenbelegen ist es gut zu wissen, dass Envoice nur Rechnungen in den Formaten PDF oder Bilddatei (JPG, PNG) annimmt. Es wird nur ein Spesenbeleg pro E-Mail automatisch verarbeitet.

Danke fürs Lesen!

Dieser Artikel wurde von Adam Rang, Kommunikationsdirektor bei Unicount, verfasst. Sie können mit Unicount unter Unicount.eu.