Has registrado tu OÜ estoniana, tienes un cliente listo para pagarte y ahora necesitas enviarle una factura. Parece sencillo. Hasta que empiezas a preguntarte: ¿qué debe incluir exactamente esta factura? ¿Cobro IVA? ¿Y si mi cliente está en Alemania? ¿Y para clientes en Estados Unidos? ¿Qué es eso de la inversión del sujeto pasivo que todo el mundo menciona?
Son las preguntas que todo fundador e-residente se plantea cuando envía su primera factura desde su sociedad estoniana. Las respuestas no son complicadas, pero sí específicas, y los errores generan problemas que van desde pequeños quebraderos de cabeza administrativos hasta problemas de cumplimiento que atraen la atención de las autoridades fiscales.
Esta guía cubre todo lo que necesitas saber sobre la facturación desde una OÜ estoniana: qué debe aparecer legalmente en cada factura, cómo afecta el IVA a tus facturas según tu situación y el tipo de cliente, cómo funciona en la práctica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo y cómo gestionar correctamente los distintos escenarios con clientes.
Los requisitos legales: qué debe contener toda factura de una sociedad estoniana
En virtud del derecho estoniano y la normativa europea de facturación, toda factura emitida por una sociedad estoniana para una transacción comercial debe contener cierta información obligatoria. La ausencia de cualquiera de estos elementos hace que la factura sea técnicamente no conforme, y algunos clientes la rechazarán o no podrán utilizarla en su propia contabilidad.
Menciones obligatorias en toda factura:
1. El nombre de tu sociedad y su número de registro La denominación social completa de tu OÜ tal como figura en el Registro Mercantil de Estonia, junto con tu número de registro (el número de 8 dígitos que empieza por 1 o 16).
2. Tu dirección registrada La dirección registrada de tu sociedad en Estonia: es la dirección de la oficina virtual si utilizas ese servicio. Es un requisito legal de dirección, no tu dirección personal en otro país.
3. El número de factura Un número secuencial único. Tu sistema de facturación debe mantener una secuencia coherente. No puedes saltarte números, reutilizarlos ni numerarlos de forma aleatoria. Un formato simple como FAC-2026-001, FAC-2026-002 funciona perfectamente.
4. La fecha de emisión La fecha en que se emite la factura. Es importante para la contabilidad y el IVA.
5. La fecha de prestación del servicio (si es diferente a la fecha de emisión) La fecha en que se prestó realmente el servicio o se entregaron los bienes. Si facturas inmediatamente al entregar, esta fecha coincide con la de emisión; si facturas a posteriori, deben aparecer ambas fechas.
6. La descripción de los bienes o servicios Una descripción clara y específica de lo que vendes. «Servicios de consultoría» es generalmente suficiente para servicios profesionales, pero ser más específico es mejor práctica. Evita descripciones vagas como «servicios prestados».
7. La cantidad y el precio unitario El importe facturado y el precio por unidad si procede.
8. El importe total El importe total adeudado, indicado con claridad.
9. La divisa La divisa en que se espera el pago. Puedes facturar en EUR, USD, GBP o cualquier otra divisa, ya que no existe obligación de facturar en euros.
10. Los datos de pago Los datos de tu cuenta bancaria incluyendo IBAN y BIC/SWIFT, o el método de pago que utilices. Sin esta información el cliente no puede pagarte.
11. Los datos del cliente La denominación social completa y la dirección del cliente. Para clientes empresariales, su dirección registrada.
Menciones adicionales según tu situación de IVA y el tipo de cliente
Más allá de las menciones obligatorias anteriores, se requiere información adicional según si estás registrado en el IVA y según quién sea tu cliente.
Si NO estás registrado en el IVA
Si tu sociedad no está registrada como sujeto pasivo del IVA en Estonia, lo que se aplica a la mayoría de las nuevas OÜ e-residentes con volumen de operaciones sujetas en Estonia inferior a 40.000 € anuales, tus facturas son sencillas: facturas únicamente el importe neto, sin línea de IVA.
No añades un número de IVA en facturas de una sociedad no registrada. No añades importe de IVA. No haces ninguna referencia al IVA. La factura es simplemente por el importe acordado.
Una norma importante: no añadas un número de IVA que no tienes y no incluyas una línea de IVA si no estás registrado. Ambas cosas son incorrectas y generan problemas en la contabilidad de tu cliente.
Si ESTÁS registrado en el IVA y facturas a un cliente en Estonia
Añade tu número de IVA estoniano (formato: EE seguido de 9 dígitos) en la factura. Aplica el tipo general de IVA del 24 % sobre tu importe neto. Muestra el importe del IVA en una línea separada. Muestra el total con IVA incluido.
Ejemplo:
- Servicios: 1.000 €
- IVA 24 %: 240 €
- Total: 1.240 €
Si ESTÁS registrado en el IVA y facturas a una empresa sujeta al IVA en otro país de la UE
Aquí es donde se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, y donde se produce la mayor parte de la confusión.
Cuando vendes servicios a una empresa sujeta al IVA en otro país de la UE, la operación está fuera del ámbito del IVA estoniano. No cobras IVA. El cliente contabiliza el IVA en su propio país.
Tu factura debe incluir:
- Tu número de IVA estoniano
- El número de IVA del cliente (debes pedírselo — no factures sin él)
- El importe neto únicamente, sin IVA
- Una referencia a la inversión del sujeto pasivo: «IVA con inversión del sujeto pasivo: Artículo 196 de la Directiva IVA de la UE»
El cliente declarará el IVA en su propio país y lo recuperará simultáneamente (en la mayoría de las compras empresariales), lo que hace que el efecto fiscal neto sea cero para él. Pero la obligación legal de mencionarlo es tuya.
Entender la inversión del sujeto pasivo: el concepto más importante para la facturación de los e-residentes
El mecanismo de inversión del sujeto pasivo es la piedra angular de la facturación de servicios B2B transfronterizos dentro de la UE. Entenderlo correctamente te evita tanto sobrefacturar a los clientes (añadiendo un IVA que no esperaban) como subfacturar (omitiendo una referencia que requiere su departamento de contabilidad).
El principio fundamental
Cuando una empresa de un país de la UE presta servicios a una empresa de otro país de la UE, la obligación de IVA se traslada del proveedor al destinatario. En lugar de que tú (la sociedad estoniana) cobres y ingreses el IVA, tu cliente (la GmbH alemana, la SARL francesa, la BV holandesa, etc.) contabiliza el IVA en su propio país.
Desde tu perspectiva: facturas el importe neto, incluyes la referencia a la inversión del sujeto pasivo y no tienes IVA que cobrar ni ingresar en esa transacción.
Qué desencadena la inversión del sujeto pasivo
La inversión del sujeto pasivo se aplica cuando se cumplen estas tres condiciones:
- La prestación es un servicio (no bienes)
- Ambas partes son empresas sujetas al IVA (B2B)
- Proveedor y cliente están en distintos países de la UE
Para la mayoría de los servicios profesionales prestados por OÜs e-residentes (consultoría, diseño, desarrollo, marketing, redacción, coaching), esto cubre la gran mayoría de las facturas a clientes UE.
A qué NO se aplica la inversión del sujeto pasivo
La inversión del sujeto pasivo no se aplica en ciertos casos:
Ventas a consumidores (B2C, no B2B). Si tu cliente es un particular, no una empresa, la inversión del sujeto pasivo no se aplica. Las normas sobre el lugar de prestación para los servicios B2C son diferentes y más complejas.
Determinados servicios relacionados con bienes inmuebles. Si tu servicio implica bienes inmuebles, como construcción o gestión de propiedades, pueden aplicarse normas diferentes.
Servicios de restauración, catering y transporte de pasajeros. Estos servicios siguen normas de lugar de prestación distintas.
Para la gran mayoría de los fundadores e-residentes que prestan servicios profesionales a empresas de la UE, la inversión del sujeto pasivo se aplica de forma clara y coherente.
Facturar a clientes fuera de la UE
Si tu cliente está establecido fuera de la UE (Estados Unidos, Reino Unido, Canadá, Australia, Singapur o cualquier otro país fuera del Espacio Económico Europeo), la prestación está generalmente fuera del ámbito del IVA de la UE.
No cobras IVA. No haces referencia a la inversión del sujeto pasivo. Facturas únicamente el importe neto.
Para clientes del Reino Unido específicamente: Desde el Brexit, el Reino Unido se trata como un tercer país a efectos del IVA. Los servicios a empresas británicas están generalmente exentos de IVA estoniano. Facturas el importe neto, sin IVA. El Reino Unido tiene sus propias normas de inversión del sujeto pasivo que pueden afectar a cómo tu cliente británico contabiliza el servicio: eso es responsabilidad suya, no tuya.
Escenarios prácticos de facturación
Escenario 1: Empresa de software alemana, sujeta al IVA, prestación de servicios
Eres un desarrollador freelance. Tu cliente es una GmbH en Hamburgo, sujeta al IVA y te ha facilitado su número de IVA alemán (DE seguido de 9 dígitos).
Tu factura debe incluir:
- Tu número de IVA estoniano (si estás registrado)
- Su número de IVA alemán
- Importe neto únicamente, sin IVA
- Nota: «IVA con inversión del sujeto pasivo: Artículo 196 de la Directiva IVA de la UE»
Si NO estás todavía registrado en el IVA en Estonia: factura simplemente el importe neto sin ninguna referencia al IVA.
Escenario 2: Particular francés (consumidor), servicio digital
Vendes un curso online a un particular en Francia. No es una empresa, no tiene número de IVA y compra como consumidor.
La situación: los servicios digitales B2C a consumidores de la UE se gravan en el país del consumidor. Si tu volumen total de servicios digitales B2C en todos los países de la UE supera los 10.000 € anuales, debes registrarte en el IVA en cada país del consumidor o utilizar el régimen OSS (ventanilla única) en Estonia para presentar una única declaración consolidada.
Por debajo de 10.000 € en total, se aplican por defecto las normas de IVA estonianas.
Escenario 3: Cliente sociedad estoniana
Facturas a una sociedad estoniana por servicios. Ambas empresas están en Estonia.
Si estás registrado en el IVA: aplica el 24 % de IVA estoniano y muéstralo en una línea separada. Si no estás registrado: factura únicamente el importe neto, sin IVA.
¿Tu factura debe estar en estonio?
No. No existe ningún requisito legal para que las facturas de una sociedad estoniana estén redactadas en estonio. Puedes emitir facturas en inglés, francés, alemán, español o cualquier idioma.
¿Qué formato de factura necesitas usar?
Estonia no exige un formato específico para las facturas entre empresas (B2B). Un PDF enviado por email es totalmente aceptable y es la práctica estándar. No necesitas software especial, una plantilla oficial ni registrar tus facturas ante ningún organismo.
El Registro Mercantil de Estonia y la EMTA no necesitan copias de tus facturas: son tus registros contables, no declaraciones.
Software y herramientas de facturación
La plataforma de Unicount incluye software de facturación en todos los planes contables, incluido el plan Lite desde 29 €/mes. Puedes crear y enviar facturas conformes directamente desde la plataforma, con los datos de tu sociedad, numeración secuencial y el tratamiento de IVA correcto para cada tipo de cliente preconfigurado.
Para una OÜ sencilla con unas pocas facturas al mes, la herramienta de facturación de Unicount es la opción más práctica, ya que tus facturas y registros contables están en un mismo lugar.
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Errores de facturación frecuentes que debes evitar
Añadir IVA sin estar registrado. Si no estás registrado en el IVA, no añadas una línea de IVA ni referencie un número de IVA que no tienes. Si accidentalmente cobras IVA a un cliente, técnicamente debes ingresarlo a la EMTA aunque lo hayas cobrado por error.
Olvidar la referencia a la inversión del sujeto pasivo. Si estás registrado en el IVA y facturas a un cliente B2B de la UE, la referencia a la inversión del sujeto pasivo es legalmente obligatoria. Sin ella, el departamento de contabilidad de tu cliente puede rechazar la factura.
No recopilar el número de IVA del cliente. Para las facturas B2B de la UE con inversión del sujeto pasivo, necesitas el número de IVA del cliente. Si un cliente no te lo facilita, pídelo antes de facturar. Puedes verificar los números de IVA de la UE gratis en el sistema VIES de la Comisión Europea en ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.
Numeración de facturas incoherente. Tus números de factura deben seguir una serie secuencial ininterrumpida. Saltarse números o reiniciar la secuencia a mitad de año crea incoherencias contables que se convierten en problemas a la hora de preparar el informe anual.
Usar tu dirección personal en lugar de la dirección registrada. La dirección en tu factura debe ser la dirección registrada de tu sociedad en Estonia, no tu dirección personal en otro país.
Facturar sin una descripción clara. «Servicios» o «trabajos realizados» no es adecuado. Sé específico sobre lo que entregaste, el período o el proyecto.
Modelo de factura conforme: qué incluir
Lo que debe contener una factura conforme de una OÜ estoniana no registrada en el IVA dirigida a una empresa sujeta al IVA de la UE:
¿Cómo puedo encontrar una factura de muestra para hacer mis propias facturas? | Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Debo estar registrado en el IVA para facturar a clientes de la UE? No. Puedes facturar a empresas clientes de la UE sin estar registrado en el IVA en Estonia. Para los servicios B2B a empresas de la UE, el mecanismo de inversión del sujeto pasivo significa que el IVA es responsabilidad del cliente, no tuya. Si no estás registrado, no añades ninguna referencia de IVA. Simplemente facturas el importe neto.
¿Puedo facturar en una divisa distinta al euro? Sí. No existe obligación de facturar en euros. Puedes facturar en USD, GBP o cualquier divisa que se adapte a tu relación con el cliente. Tus registros contables deben convertirse a euros para la contabilidad estoniana, pero tus facturas pueden estar en cualquier divisa.
¿Qué pasa si mi cliente dice que necesita mi número de IVA estoniano en la factura? Es un malentendido frecuente. Muchos sistemas contables de clientes tienen un campo para el número de IVA del proveedor y lo piden de forma refleja. Si no estás registrado, no tienes un número que facilitar. Explica que tu sociedad no está registrada en el IVA en Estonia y que para los servicios B2B de la UE se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de facturas? En virtud del derecho estoniano, los documentos contables incluidas las facturas deben conservarse durante siete años. Las copias digitales son totalmente aceptables.
¿Mi cliente no paga. ¿Qué ocurre? Una factura impagada sigue siendo una factura: debe aparecer en tus registros contables. Si una deuda se vuelve incobrable, existen tratamientos contables para darla de baja. Conserva los registros de todas las facturas emitidas independientemente de su estado de pago.
¿Necesita mi factura una firma? No. El derecho estoniano no exige que las facturas estén firmadas. Una factura digital enviada por email es totalmente válida sin firma.
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