Eine estnische Firma online zu gründen war nie einfacher. Über Unicount haben wir das auf einen einfachen drei-minütigen Prozess reduziert. Während unserer Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensgründern in den letzten zwei Jahren, stellten wir fest, dass nach der Registrierung einer estnischen Firma oftmals dieselben Fragen aufkommen. Aufgrund dessen haben wir eine Liste der zehn nützlichsten Dinge erstellt, die Sie wissen sollten.
1. Estnische Firmenbuchauszüge sind online gratis verfügbar
Sie können den Firmenbuchauszug Ihrer neuen Firma und die Daten der Shareholder direkt vom estnischen E-Business Register auf Englisch herunterladen. Diese Dokumente sind oftmals notwendig, wenn Sie ein Geschäftskonto bei einer Finanzinstitution, Anbietern von Händlerkonten oder anderen Dienstleistungen anmelden möchten. Das Herunterladen des Zertifikates bzw. des Auszugs ist kostenlos und beansprucht lediglich 1-2 Minuten.
Für den Firmenbuchauszug gehen Sie auf das estnische Businessregister, suchen Sie nach dem Namen Ihres Unternehmens und öffnen Sie die Detailansicht. Wählen Sie den Tab “Registry Card” aus. Dort sehen Sie die aktuellen Informationen samt maschineller Übersetzung ins Englische, welche Sie auch als PDF-Dokument herunterladen können. Hier finden Sie Unicounts Handbuch mit weiteren Informationen dazu.
Für das Shareholderzertifikat suchen Sie nach dem Tab “General and personal data” und klicken Sie auf die PDF-Schaltfläche. Dadurch öffnet sich einen Auszug mit allen verfügbaren Informationen, einschließlich der Informationen über den Tätigkeitsbereich, die Gründer, die Anteilseigner und die wirtschaftlichen Eigentümer, die im Firmenbuchauszug nicht enthalten sind. Weitere Details über die Informationen zu Shareholdern finden Sie in diesem Unicount-Handbuch.
Im Abschnitt “Articles of Association” können Sie die Satzung Ihres Unternehmens herunterladen. Die offizielle Satzung ist im Register immer auf Estnisch. Die inoffizielle englische Version finden Sie in der .bdoc-Containerdatei des Gründungsantrags, sofern Sie bei der Registrierung Ihres Unternehmens eine andere Sprache verwendet haben.
Für ein beglaubigtes Dokument müssen Sie sich mit ihrem Firmenbuchauszug oder der Satzung Ihres Unternehmens an einen estnischen Notar wenden und es beglaubigen lassen. Neben diesen drei Dokumentformaten gibt es in Estland keine weiteren offiziellen Gründungsurkunden. Sie können Notare direkt kontaktieren oder einen Dienstleister als Vermittler beauftragen, der Ihnen bei diesem Prozess behilflich ist. Das estnische Businessregister stellt in Estland keine beglaubigten Papierdokumente aus, weil – nun, das braucht niemand mehr! Das ist das Großartige an einem digitalen Land.
2. Verwenden Sie die Smart-ID auf Ihrem Handy für Anmeldungen und für Signaturen
Estlands digitale ID-Karten sind zwar auf der ganzen Welt bekannt, aber die meisten Esten verwenden stattdessen ihr Mobiltelefon für alltägliche digitale Unterschriften. Mit Hilfe der App “Smart-ID”, haben e-Residents ebenfalls diese Möglichkeit – richten Sie sie mit Ihrer digitalen e-Resident-ID ein.
Sie können Ihre Karte und ihren Kartenleser somit zu Hause lassen und müssen nicht jedes Mal einen Laptop verwenden, wenn Sie etwas digital unterschreiben möchten. Das funktioniert sogar dann, wenn Ihre digitale ID-Karte abgelaufen oder verloren gegangen ist. Mehr Informationen zu Smart-ID finden Sie hier.
Die meisten estnischen elektronischen Behördendienste akzeptieren inzwischen Smart-ID und seit November 2018 handelt es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) – das ist der höchste digitale Signaturstandard der EU.
Photo from SK ID Solutions AS
3. Beschützen Sie Ihre persönlichen Kontaktdaten vor Web-Scraping
Sie haben gerade eine neue estnische Firma gegründet und noch bevor Sie überhaupt dazu kommen, das der ganzen Welt zu verkünden, erhält Ihr Unternehmen bereits Spam E-Mails. Das ist eine häufige Beschwerde von e-Residents und internationalen Residenten Estlands. Das passiert, da Ihre E-Mail-Adresse im Businessregister öffentlich gelistet ist, was bedeutet, dass sie von Spam-Vermarktern gekauft oder gescraped werden kann. Deswegen tauscht Unicount die öffentlichen E-Mail-Adressen von Kunden, die Ihr Unternehmen mit unserem API-Service registrieren, automatisch gegen eine E-Mail-Adresse von Unicount aus. Da das Gericht dies manchmal jedoch blockiert, können wir das eventuell nicht allen Kunden anbieten.
Fairerweise muss gesagt werden, dass Estland ein sehr transparentes Geschäftsumfeld hat und das ist auch gut so. Öffentliche Unternehmens-E-Mails sind eben ein Teil davon, auch wenn der Spam ein wenig nervig sein kann. Es gibt jedoch eine Lösung, die von technikaffinen Esten häufig genutzt wird, um unerwünschte Werbe-E-Mails zu reduzieren – die Verwendung der von der Regierung zur Verfügung gestellten spamfreien E-Mail-Adresse.
Das Einzige, was Sie beachten müssen, ist, dass Sie die spamsichere E-Mail-Adresse nicht aktivieren können, bevor Ihr Unternehmen registriert wurde. Deshalb empfehlen wir, bei der Registrierung eine temporäre E-Mail-Adresse zu verwenden. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie eine E-Mail-Adresse verwenden, auf welche Sie auch wirklich Zugriff haben, um zu sehen, ob das Gericht Ihren Antrag bearbeitet hat.
Falls Sie bei der Registrierung Ihrer Firma aufgefordert wurden, eine Telefonnummer anzugeben, sollten Sie wissen, dass Sie diese auch wieder aus dem Register löschen können. Eine E-Mail-Adresse ist ausreichend. Umso schneller Sie das machen, desto weniger Zeit haben Scraping-Sites Ihre Daten zu sammeln.
4. Estnische Unternehmen haben keine Steuernummern oder alternative Handelsnamen
Manche Länder mit weniger synchronisierten Registern verwenden verschiedene Arten von Identifiziermethoden für diverse Zwecke wie beispielsweise Steuern, Sozialversicherung usw. In Estland haben Sie lediglich einen 8-stelligen Firmenregistrierungscode und Ihren persönlichen 11-stelligen ID-Code (“isikukood”). Diese funktionieren für alle Institutionen und Dienstleistungen in Estland.
Das bedeutet auch, dass Sie keine Steuernummer beantragen müssen, um in Estland mit dem Handel zu beginnen. Falls Sie in anderen Ländern aufgefordert werden sollten, Ihre einmalige Steuernummer (manchmal auch TIN genannt) vorzulegen, müssen Sie neben Ihrer Registrierungsnummer nichts weiter vorlegen. Wenn Sie nach einer Umsatzsteuerregistrierung gefragt werden, ist auch diese in Estland nicht zwingend erforderlich (bis Ihr Unternehmen bestimmte Schwellenwerte überschritten hat; siehe unten) und sollte daher nicht zwingend notwendig sein, um Dienstleistungen innerhalb oder außerhalb Estlands in Anspruch zu nehmen.
In einigen Ländern müssen Sie außerdem auch alle alternativen Handelsnamen registrieren lassen, die Sie neben Ihrem offiziellen Namen verwenden. Jedoch nicht in Estland. Generell gibt es keine speziellen Anforderungen für die Eintragung alternativer Handelsnamen – achten Sie nur darauf, dass sie nicht gegen eine bereits eingetragene Marke oder gegen andere gesetzlich vorgeschriebene Rechte verstoßen. Achten Sie neben den nationalen Marken außerdem auch auf EU-Marken. Diese sind in allen Mitgliedstaaten, und somit auch in Estland, gültig. Ihr registrierter Firmenname gewährleistet Ihnen keine Markenrechte und es besteht nur ein gewisser Schutz für Ihren gesetzlichen Namen. Sie können Marken auf der Webseite des estnischen Patentamts überprüfen.
Beachten Sie, dass das estnische Recht Sie dazu verpflichtet, Ihren Firmennamen und Ihre eingetragene Adresse auf Ihrer Webseite anzugeben. Es handelt sich hierbei ebenfalls um eine gute Art und Weise, die hohen Standards der Transparenz im Geschäftsleben und das Vertrauen der Kunden zu wahren.
5. Unternehmen in Estland müssen die Mehrwertsteuer erst bei Bedarf anmelden
Die Anmeldung Ihres Unternehmens für die Mehrwertsteuer ist erst dann verpflichtend, wenn Ihr Unternehmen in einem Kalenderjahr mehr als 40 000 € an steuerpflichtigen Einnahmen erzielt und der Ort der Leistungen in Estland liegt. Die Bestimmung des Ortes einer Leistung sollten Sie mit Ihrem Buchhalter abklären.
Bevor Sie diesen Schwellenwert erreichen, ist die Registrierung der Mehrwertsteuer optional. Ob Sie von der Registrierung profitieren, hängt einerseits von der Höhe der Mehrwertsteuer auf die von Ihnen erworbenen Waren und Dienstleistungen ab und andererseits davon, ob Ihre Kunden Privatpersonen oder mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen sind. Die Registrierung der Mehrwertsteuer bedeutet in Estland monatliche Steuererklärungen und höchstwahrscheinlich monatliche Buchhaltungskosten.
Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihr Unternehmen direkt nach der Gründung für die Mehrwertsteuer zu registrieren, können Sie dafür einen Service von Unicount über das Client-Dashboard bestellen. Sie können dies auch selbst tun, indem Sie die Anweisungen im Support-Artikel von Unicount befolgen. Sollten Sie die Registrierung selbst übernehmen, raten wir Ihnen jedoch trotzdem davon ab, die monatlichen MwSt.-Berichte selbst zu übermitteln. Dies sollte ein qualifizierter Buchhalter in Estland machen. Jede Verspätung bei der Einreichung kann nämlich zu einer Strafe von 100 € durch die estnische Steuer- und Zollbehörde führen und es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Mehrwertsteuerregistrierung widerrufen wird.
Bitte beachten Sie, dass Sie auch in anderen Ländern, in denen Sie Betriebe haben oder in denen Sie Waren und Dienstleistungen anbieten, mehrwertsteuerpflichtig sein könnten. Diese potenziellen Steuerverbindlichkeiten sollten Sie mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater abklären und feststellen. Unicount bietet Steuerberatungen an, die Sie auch in Anspruch nehmen können, noch bevor Sie sich mit Ihrem neuen Unternehmen für unsere Dienstleistungen anmelden.
6. Der Haupttätigkeitscode Ihres estnischen Unternehmens schränkt Ihren Spielraum nicht ein
Bei der Registrierung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss ein Haupttätigkeitscode ausgewählt werden. Manchmal fragen Kunden, ob sie auch mehr als einen Code angeben können und die Antwort ist nein. Der Haupttätigkeitscode schränkt Ihre Geschäftsaktivitäten jedoch nicht ein, solange Sie in keinen anderen Bereichen tätig sind, die eine Lizenz oder Registrierung bei den Behörden erfordern würden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der e-Residency Webseite.
Sie können Ihren Tätigkeitscode (auch EMTAK genannt) im Unternehmensregister später nicht mehr ändern. Der Haupttätigkeitsbereich wird automatisch aus Ihrem letzten Jahresbericht auf Grundlage der Tätigkeit bestimmt, die für Ihr Unternehmen am meisten Einnahmen erzielt hat.
Ihr Unternehmen kann außerdem in alle Anlageklassen investieren, die Investoren im Allgemeinen zur Verfügung stehen, auch wenn Ihr Unternehmen nicht spezifisch als Investmentgesellschaft registriert wurde (der Tätigkeitscode dafür wäre 64301). Es kann jedoch sein, dass manche Handelsplattformen keine Unterstützung für estnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder juristische Personen anbieten.
Die Beteiligung an finanzbezogenen Geschäftsmodellen mit Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist potenziell ein regulatorisches Minenfeld und Sie sollten sich auf jeden Fall vor dem Beginn mit einem Experten beraten. Beispiele dafür wären Verbraucherkredite, E-Geld oder ICO-Emissionen. Die Vorschriften für Finanzinstitute sind in der Regel in der gesamten EU ähnlich.
7. Jahresabschlüsse von ruhenden Gewerben müssen trotzdem vorgelegt werden
Manche unserer Kunden haben gefragt, ob sie Jahresabschlüsse auch dann einreichen müssen, wenn ihr Unternehmen ruhend ist und im vorangegangenen Geschäftsjahr keine Umsätze erzielt wurden. Die kurze Antwort lautet: Ja, Sie müssen trotzdem für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss vorlegen. Das Standardgeschäftsjahr in Estland ist das Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Der Jahresabschluss in Estland wird “Jahresbericht” bzw. “majandusaasta aruanne” genannt und es gibt in Estland keine vereinfachten Regelungen für ruhende Abschlüsse.
Technisch gesehen können e-Residents online über das estnische Businessregister Jahresabschlüsse einreichen. Unicount rät jedoch davon ab, wenn Sie nicht mit der estnischen GAAP (Generally Accepted Accounting Principles – Allgemein anerkannte Buchhaltungsprinzipien) vertraut sind und alle Posten wie Ausgaben, Aktiva oder Passiva erfassen möchten, auch wenn Ihr Unternehmen keinen Umsatz erzielt hat. Wenn Sie sich dennoch dazu in der Lage fühlen, finden Sie hier das Unicount-Handbuch dazu. Befolgen Sie diese Anweisungen, sollten sie in der Lage sein, Jahresabschlüsse für Kleinstunternehmen ohne wirtschaftliche Tätigkeit einzureichen.
Die Screenshots und Anleitungen gelten nur für die Jahresabschlüsse von Mikro- bzw. Kleinstunternehmen (mikroettevõtja) und können daher nicht für andere Arten von Unternehmen verwendet werden, die nicht als Kleinstunternehmen mit einer natürlichen Person als Anteilseigner gelten. Wenn Sie in der Auswahl des Standards nicht “Mikroettevõtja” wählen können, dann sind Sie laut Informationen des Businessregisters kein solches Unternehmen. Das bedeutet, dass sie Ihre estnischen GAAP- oder IFRS-konformen Rechnungslegungsgrundsätze manuell eingeben müssen, und wahrscheinlich wissen Sie nicht, wie das geht.
Außerdem erwartet Estland, dass Sie Ihren Jahresabschluss auf Estnisch einreichen, auch wenn sie für die Eingabe der Zahlen die englische Benutzeroberfläche verwenden können. Bei der Übersetzung ins Englische handelt es sich nur um zusätzliche Informationen, die das Unternehmen veröffentlichen möchte. Alle Rechnungslegungsgrundsätze und Tätigkeitsberichte müssen auf Estnisch abgefasst werden. Unicount bietet seinen Kunden im virtuellen Büro sowohl Jahresabschlüsse für aktive als auch ruhende Unternehmen an.
8. Sie können neue Shareholder und Investoren online hinzufügen
Bis vor kurzem musste für jede Transaktion von Geschäftsanteilen ein estnischer Notar aufgesucht werden, oder es mussten komplizierte legalisierte Dokumente mit staatlicher Apostille vorgelegt werden, um zu bescheinigen, dass ein potenzieller Anteilseigner einer Person, die sich physisch in Estland aufhält, die Vollmacht für die Übertragung von Geschäftsanteilen in einem Notariat erteilt hat.
Glücklicherweise gibt es inzwischen vier alternative Möglichkeiten, neue Anteilseigner hinzuzufügen.
Photo by Egert Kamenik
Die erste Variante ist die Verwendung des elektronischen Notars, welcher im Februar 2021 eingeführt wurde.
Die estnischen Notare haben einen E-Notariatsdienst eingerichtet, so dass in Estland ansässige Unternehmen ihre Anteile online auf andere in Estland ansässige Personen übertragen können, anstatt in einem Notariat vorstellig zu werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Blog zur e-Residency. Alle anderen Aspekte dieses Prozesses bleiben gleich. Das heißt, Sie müssen sich einen Termin ausmachen und für den Notar zahlen, aber zumindest müssen Sie nicht nach Estland fliegen oder einen Anwalt miteinbeziehen.
Verwalten Sie Ihre eigene Liste mit Anteilseignern.
Das estnische Parlament hat auf Wunsch der Start-Up-Branche, das Gesetz dahingehende geändert, dass Anteile nun auf Verantwortung der Beteiligten auf einen neuen Anteilseigner übertragen werden können, wenn die Satzung des Unternehmens dies zulässt. Diese Option kann nur dann in die Satzung aufgenommen werden, wenn alle bestehenden Anteilseigner einstimmig zustimmen. Dieses Gesetz trat am 1. August 2020 in Kraft.
Damit dies funktioniert, muss Ihr Unternehmen jedoch ein vollständig eingezahltes Stammkapital von mindestens 10 000 Euro haben. Das ist zwar gut für Start-Ups, jedoch nicht sehr hilfreich für die meisten e-Residents und andere estnische Kleinunternehmer, die nicht 10 000 Euro einzahlen möchten.
Die Nutzung des NASDAQ Depository Services.
Ihr Unternehmen kann seine Anteile bei Nasdaq CSD registrieren lassen, als Alternative zur Verwaltung der Anteilseigner-Liste durch das estnische Unternehmensregister. Die Einschränkung hierbei ist jedoch, dass alle Anteilseigner ein Wertpapierkonto bei einer estnischen Bank haben müssen. Dies kann selbst für die erfahrensten Risikokapitalfond-Investoren eine Herausforderung sein, wenn sie nicht in Estland ansässig sind. Was also, wenn Ihr neuer Anteilseigner kein estnisches Wertpapierkonto hat und keine andere Option für Sie geeignet ist? Nun, es gibt noch eine weitere Möglichkeit, die wir Kleinstunterhemen mit begrenztem Budget empfehlen.
Geben Sie neue Anteile Ihres estnischen Unternehmens online aus.
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, Ihrer estnischen Gesellschaft einen neuen Anteilseigner hinzuzufügen, und sie ist überraschend einfach. Wir halten die Dinge bei Unicount gerne einfach, weshalb wir haben diese Variante selbst mehrmals mit unseren eigenen Unternehmen ausprobiert haben und wir wissen, dass es auch bei anderen Start-Ups erfolgreich funktioniert hat.
Diese Variante ist einfacher, weil Sie keine bestehenden Anteile auf Ihren neuen Anteilseigner übertragen. Stattdessen geben Sie einfach online neue Anteile direkt an Ihn aus. Daher benötigen Sie weder einen Notar noch eine NASDAQ-Depotstelle. Wie im estnischen Handelsgesetzbuch festgelegt, müssen Sie einen digital unterzeichneten Beschluss der Anteilseigner vorlegen, der die geplante Zuteilung neuer Anteile mit den Angaben aller Anteilseigner enthält. Außerdem benötigen Sie vom Bankdienstleister Ihres Unternehmens einen Nachweis über die Zahlung der zuvor vereinbarten Anteile. Weitere Informationen finden Sie in Unicounts praktischem Leitfaden.
9. Es ist kein Mindeststammkapital von 2500 Euro erforderlich
Estnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung (osaühing) benötigten bis zum 31. Januar 2023 ein Mindeststammkapital von 2500 Euro. Dies war eine Investition, die dann für die Entwicklung Ihres Unternehmens verwendet werden konnte. Wenn Sie ein Unternehmen in Estland über den Unicount-Gründungsservice gründen, beträgt Ihr Standardstammkapital ab dem 1. Februar 2023 1 Euro. Der Vorstand muss bescheinigen, dass dieser 1 Euro auf das Bankkonto des Unternehmens eingezahlt wurde, muss dies aber nicht nachweisen, solange der Betrag nicht mehr als 50 000 Euro beträgt. Dies ist eine gute Nachricht für e-Residents, die Schwierigkeiten haben, in Estland vor der Registrierung Ihres Unternehmens ein Bankkonto für die Einzahlung des Stammkapitals zu bekommen.
Bis zum 31. Januar 2023 gab es in Estland auch ein System, das es Ihnen ermöglichte, diese Investition aufzuschieben, wenn Sie ein Unternehmen als natürliche Person gründen. Der einzige Haken war und ist, dass Ihr Unternehmen keine Dividenden ausschütten kann, bevor Ihr Stammkapital eingetragen ist, aber Sie können schon vorher mit dem Handel beginnen und sogar Gehälter auszahlen.
Wenn Sie noch keinen Buchhalter haben, können Sie mit der Eintragung Ihres aufgeschobenen Stammkapitals von 2500 Euro auch bis zu Ihrem ersten Jahresbericht warten, wenn Sie Ihr Unternehmen vor dem 1. Februar 2023 angemeldet haben. Der Grund dafür ist die gesetzliche Verpflichtung, jede Änderung des Gesellschaftskapitals bis zum 10. des nächsten Kalendermonats in der Einkommensteuererklärung anzugeben.
In der monatlichen Einkommens- und Sozialsteuererklärung (TSD) Ihres Unternehmens (Anhang 7) müssen alle Stammkapitaleinlagen und Dividendenausschüttungen angeführt werden. Bei der Liquidation der Gesellschaft kann Ihr eingezahltes Stammkapital dann steuerfrei an die Gesellschafter ausgezahlt werden.
Die detaillierte Anleitung von Unicount für die Online-Registrierung Ihres aufgeschobenen Stammkapitals von 2500 Euro über das Businessregister finden Sie in unserem Blog. Sie müssen Ihr aufgeschobenes Stammkapital zunächst registrieren und könnten es dann potenziell bei der nächsten Anmeldung auf 1 Eurocent reduzieren. Allerdings sollten Sie einen guten Grund dafür haben, wenn Sie bereits ein eingetragenes Stammkapital von 2500 Euro haben.
Bitte beachten Sie, dass Sie Dividenden erst dann ausschütten sollten, wenn der Jahresabschluss durch einen Gesellschafterbeschluss angenommen und beim Businessregister eingereicht wurde.
10. Sie müssen Ihre Ausgabenbelege für die Buchhaltung aufbewahren
In manchen Ländern reicht es für Ihren Buchhalter aus, wenn Sie nur die Kontoauszüge aufbewahren.
Jedoch nicht in Estland.
Sie werden schnell feststellen, dass die vom Firmenkonto gezahlten Beträge als Darlehen des Geschäftsführers gelten, solange Sie keine Quittungen und Einkaufsrechnungen vorlegen. Mit anderen Worten: Sie haften gegenüber Ihrem Unternehmen. Es ist wichtig das zu wissen, bevor Sie mit der Ausgabe von Firmengeldern beginnen.
Sofern Sie in Estland nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, könnte es andernfalls passieren, dass Sie nach 18 Monaten unternehmerischer Freiheit auf einmal feststellen müssen, dass Ihr Buchhalter nicht gewillt ist, Ihren Jahresabschluss einzureichen. Denn anstatt eines Abschlusses, in dem die Ausgaben so verbucht sind, wie Sie es sich vorgestellt haben, findet sich auf einmal ein riesiges Darlehen des Geschäftsführers wieder. Die Suche nach Belegen von vor einem Jahr ist ein Alptraum für jeden vielbeschäftigten Unternehmer.
Ein Fun-Fact am Rande: das estnische Rechnungslegungsgesetz schreibt vor, dass Sie die Belege 7 Jahre lang, nach Ablauf des Geschäftsjahres, aufbewahren müssen.
Photo by Renee Altrov
Das estnische Mehrwertsteuergesetz schreibt in § 37 vor, welche Angaben für die Gültigkeit von Rechnungen enthalten sein müssen. Das Mehrwertsteuergesetz gilt für estnische Unternehmen auch dann, wenn sie nicht für die Mehrwertsteuer in Estland registriert sind. Zu den geforderten Angaben gehören beispielsweise die Seriennummer und das Ausstellungsdatum der Rechnung, der Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern er für die Umsatzsteuer registriert ist), der Name und die Anschrift des Erwerbers von Waren oder des Empfängers von Dienstleistungen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers von Waren oder des Empfängers von Dienstleistungen (falls er für die Umsatzsteuer registriert ist), die Bezeichnung oder eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die Menge der Waren oder der Umfang der Dienstleistungen, und die Liste lässt sich mit einigen spezifischeren Anforderungen fortsetzen, wie z. B. Hinweisen auf umgekehrte oder Nullsatz-Klauseln für grenzüberschreitende Verkäufe.
Dies ist auch der Grund dafür, dass US-amerikanische Spesenmanagement-Apps gut funktionieren und die europäischen so kompliziert aussehen – weil die EU-Mehrwertsteuervorschriften viele Informationen aus den Ausgangsdokumenten verlangen. Hier ist eine Beispielrechnung des estnischen Spesenverwaltungs- und Abrechnungsprogramms Envoice.
Und zu guter Letzt…
Beachten Sie, dass die e-Residency keine steuerliche Ansässigkeit ist. Einige Unternehmen von e-Residents zahlen in Estland Steuern, andere nicht. Das hängt davon ab, ob ein anderes Land rechtmäßig darlegen kann, dass Sie eine ständige Niederlassung in jenem Land haben, z. B. ein festes Büro oder einen Ort der tatsächlichen Geschäftsführung (Sitz des Vorstands). Für die persönliche steuerliche Ansässigkeit ändert sich nichts, es sei denn, Sie leben tatsächlich mindestens 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 aufeinanderfolgenden Kalendermonaten in Estland. Erfahren Sie hier mehr über persönliche steuerliche Erwägungen und konsultieren Sie einen qualifizierten Buchhalter, sollten Sie Zweifel über Ihre steuerlichen Verpflichtungen haben.
Das ist wichtig, denn sollten estnische Buchhaltungsfirmen feststellen, dass die Steuerverpflichtungen Ihres Unternehmens außerhalb Estlands liegen, könnten sie sich möglicherweise weigern, Sie aufzunehmen. Dies geschieht aus dem Grund, dass sie in anderen Ländern, in denen Steuererklärungen und Buchhaltung vorgeschrieben sind, nicht behilflich sein können. Die Kosten für eine professionelle Buchhaltung und Steuerberatung in anderen Ländern können Ihre monatlichen Geschäftskosten drastisch verändern.
Wenn Sie keine Betriebsstätte und keinen Ort der Leistungserbringung in einem anderen Land haben, Ihr Unternehmen unter dem Schwellenwert für die estnische Mehrwertsteuerregistrierung liegt und Sie keine Mitarbeiter in Estland beschäftigen, können Sie mit Hilfe eines professionellen Buchhalters in Estland einmal im Jahr einen Jahresabschluss vorlegen. Auf diese Weise können Sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig die jährlichen Kosten niedrig halten.
Danke fürs Lesen!
Wir hoffen, Ihnen hat dieser Artikel gefallen. Sollten Sie weitere Fragen haben, dann werfen Sie einen Blick auf Unicounts umfangreiche Support-Artikel.
