Работая с новыми учредителями компаний в течение последних двух лет, мы заметили, что одни и те же вопросы часто возникают сразу после регистрации. Итак, мы составили список из десяти самых полезных вещей, которые нужно знать.
1. Свидетельство о регистрации вашей компании доступно бесплатно онлайн
Вы можете загрузить свидетельство о регистрации своей новой компании и данные об акционерах на английском языке прямо из Бизнес-регистра Эстонии. Эти документы часто необходимы при подаче заявки на открытие бизнес-счёта в финансовых учреждениях, поставщиках торговых счетов или при любых других услугах. Скачать сертификат можно бесплатно за пару минут.
Чтобы получить свидетельство о регистрации, найдите свою компанию в Регистре и выберите «Распечатка информации действующей регистрационной карты на английском языке».
Чтобы получить сертификат акционеров, войдите в Бизнес-реестр, используя цифровую идентификационную карту электронного резидента или Smart-ID. Затем щелкните по названию своей компании. Затем вы можете выбрать вкладку «Данные компании» и распечатать файл в формате PDF прямо из браузера. Так вы получите PDF файл с более подробной информацией, чем свидетельство о публичной регистрации, включая информацию о сфере деятельности, учредителях, акционерах и бенефициарных владельцах, который отсутствует в свидетельстве о регистрации.
На вкладке «Файлы компании» вы также можете скачать свой устав. Официальные статьи всегда на эстонском языке, но формирование со стандартными статьями также дает вам машинный перевод на английский.
Если вам нужны заверенные документы, то единственный способ заверить свидетельство о регистрации или устав — обратиться к эстонскому нотариусу. Помимо этих двух документов в Эстонии нет других официальных свидетельств о регистрации. Вы можете напрямую связаться с нотариусами или использовать поставщика услуг в качестве посредника, чтобы он помог вам в этом процессе. Регистр Эстонии не выдает заверенные бумажные документы, потому что они никому не нужны. Это самое замечательное в цифровой нации.
2. Вы можете использовать Smart-ID на своем телефоне
Цифровые идентификационные карты Эстонии известны во всем мире, но большинство эстонцев теперь фактически используют свои мобильные телефоны для обычной цифровой подписи. Это также доступно электронным резидентам в виде приложения под названием Smart-ID, которое вы можете настроить с помощью своего цифрового идентификатора электронного резидента.
После этого вы можете оставить свою карту и устройство чтения дома, и вам не придется брать ноутбук каждый раз, когда требуется подпись. Он работает даже в том случае, если ваша цифровая идентификационная карта утеряна или срок её действия истек.
Большинство эстонских государственных электронных услуг теперь принимают Smart-ID, а с ноября 2018 года квалифицированная электронная подпись (QES) — высший стандарт цифровой подписи в ЕС.
3. Защита контактных данных от парсинга сайтов
Вы только зарегистрировали новую компанию, но еще до того, как вы успели объявить о запуске своего бизнеса всему миру, ваша компания уже начала получать спам. Это происходит из-за того, что адрес электронной почты вашей компании публично указан в регистре, а значит его могут купить маркетологи.
Единственное, что стоит отметить, это то, что вы не можете активировать электронную почту, защищенную от спама, до того, как ваша компания будет фактически зарегистрирована. Поэтому мы рекомендуем использовать временный адрес электронной почты при регистрации компании, но убедитесь, что у вас есть тот, к которому вы действительно можете получить доступ, чтобы узнать, одобрил ли суд ваше заявление.
Если вы также добавили свой телефон при регистрации компании, вы должны знать, что вы также можете удалить его из реестра, поскольку достаточно указать лишь почту. Чем быстрее вы это сделаете, тем меньше времени у парсинга сайтов для сбора ваших данных.
4. Отстутствие налогового идентификатора компании или альтернативного торгового наименования
Некоторые страны с менее синхронизированными регистрами используют множество уникальных идентификаторов для различных целей, таких как налогообложение, социальное обеспечение и т.д. В Эстонии у вас есть только 8-значный регистрационный код компании и ваш 11-значный личный идентификационный код (isikukood). Они подходят для всех учреждений и служб Эстонии.
Это также означает, что вам не нужно запрашивать какой-либо налоговый номер, чтобы начать торговлю в Эстонии. Если вас попросят указать свой уникальный номер налогоплательщика (иногда называемый ИНН) в другом месте в мире, то другого номера, кроме вашего регистрационного кода, не будет. Если вас просят указать регистрационный номер плательщика НДС, то его также не обязательно иметь в Эстонии (до тех пор, пока ваша компания не превысит определенные пороговые значения), и поэтому не должно быть обязательным для доступа к каким-либо услугам внутри или за пределами Эстонии.
Точно так же некоторые страны требуют, чтобы вы регистрировали любые альтернативные торговые названия, используемые помимо вашего официального имени, но не в Эстонии. Как правило, нет особых требований к регистрации альтернативных торговых наименований, но убедитесь, что вы не нарушаете чей-либо зарегистрированный товарный знак или другие права, предусмотренные законом. Помимо национальных товарных знаков, обратите внимание на товарные знаки ЕС, поскольку они действительны во всех странах-членах, включая Эстонию. Ваше зарегистрированное название компании не предоставляет вам никаких прав на товарный знак, и существует лишь некоторая защита вашего юридического имени. Вы можете проверить товарные знаки на сайте Патентного ведомства Эстонии.
Обратите внимание, что законодательство Эстонии требует, чтобы вы указали название своей компании и зарегистрированный адрес на своем веб-сайте. Это также просто хорошая практика, чтобы поддерживать высокие стандарты прозрачности бизнеса и доверия среди клиентов.
5. Регистрация в качестве плательщика НДС в Эстонии только при необходимости
Регистрация вашей компании в качестве плательщика НДС в Эстонии становится обязательной, если ваша компания получает более 40 000 евро налогооблагаемого дохода за календарный год, в котором местом поставки является Эстония. Об определении места поставки стоит поговорить со своим бухгалтером.
До достижения этого порога регистрация не обязательна. Получите ли вы выгоду от регистрации, зависит от суммы НДС на товары и услуги, которые вы покупаете, а также от того, являются ли ваши клиенты физическими лицами или юридическими лицами, зарегистрированными в качестве плательщиков НДС. Регистрация в качестве плательщика НДС означает ежемесячную налоговую отчетность и, скорее всего, ежемесячную плату за бухгалтерский учет в Эстонии.
Если вы решите зарегистрироваться в качестве плательщика НДС сразу после регистрации, вы можете попросить своего бухгалтера подать заявку или сделать это самостоятельно. Даже если вы регистрируетесь самостоятельно, мы не рекомендуем самостоятельно сдавать ежемесячные отчеты по НДС. Это то, чем должен заниматься квалифицированный бухгалтер в Эстонии. Кроме того, несвоевременная подача может привести к штрафу в размере 100 евро за несвоевременную подачу налоговым и таможенным департаментом Эстонии, а также к возможности отмены вашей регистрации в качестве плательщика НДС.
Обратите внимание, что вы можете нести ответственность за уплату НДС в других странах, где у вас есть постоянное представительство или где вам доставляются товары и услуги. Определение этих потенциальных налоговых обязательств необходимо уточнить у вашего бухгалтера или налогового консультанта.
6. Код основной деятельности не ограничивает сферу вашего бизнеса
При регистрации компании с ограниченной ответственностью необходимо выбрать одно поле деятельности. Некоторые клиенты спрашивают, могут ли они зарегистрировать более одного, и им отвечают отрицательно. Наличие кода основной деятельности не ограничивает вашу коммерческую деятельность, если вы участвуете в других направлениях бизнеса, которые не требуют лицензии или регистрации в органах власти. You can read more about these here.
В дальнейшем вы не сможете изменить код своей деятельности (называемый EMTAK) в Коммерческом регистре. Основная сфера деятельности будет автоматически определена на основе того, какая деятельность принесла наибольший доход согласно вашему последнему годовому отчету.
Кроме того, ваша компания может инвестировать во все классы активов, доступные инвесторам в целом, даже если она не зарегистрирована специально как инвестиционная компания (код деятельности — 64301). Однако, некоторые торговые платформы могут не поддерживать эстонские компании с ограниченной ответственностью или юридических лиц.
Использование бизнес-моделей, связанных с финансами вашей компании с ограниченной ответственностью, является потенциальным регуляторным минным полем, и вам необходимо проконсультироваться со специалистами перед тем, как начать. Например, потребительский кредит, электронные деньги или эмиссия ICO. Правила одинаковы для финансовых учреждений по всему ЕС.
7. Годовой отчет необходимо подавать, даже если компания бездействовала
Некоторые спрашивают, нужно ли им представлять годовую отчетность, если их компании бездействовали и в предыдущем финансовом году не было получено дохода от продаж. Короткий ответ — да, все равно нужно сдавать годовую отчетность за каждый финансовый год. Стандартный финансовый год в Эстонии — календарный год с 1 января по 31 декабря. Годовая отчетность в Эстонии называется «годовой отчет или majandusaasta aruanne», и в Эстонии не существует упрощенного регулирования бездействующей отчетности.
Технически е-резиденты могут подавать годовые отчеты онлайн через Эстонский коммерческий регистр. Unicount, как правило, не рекомендует это делать, если вы не знакомы с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP) Эстонии и хотите вести учет любых статей, таких как расходы, активы или обязательства, даже если ваша компания не произвела продаж. If you still feel strong then here is the Unicount manual for it. By following these instructions you would be able to submit micro-company annual accounts with no recorded economic activity.
Скриншоты и инструкции применимы только к годовой отчетности микрокомпаний (mikroettevõtja) и, следовательно, не могут быть использованы для любого другого типа бизнеса, не попадающего под определение микрокомпаний с одним физическим лицом-акционером. Если вы не можете выбрать стандартную микрокомпанию, то по данным коммерческого регистра, вы, вероятно, не один из них. Это означает, что вам необходимо вручную ввести принципы бухгалтерского учета, соответствующие ОПБУ Эстонии или МСФО, и, скорее всего, вы не знаете, как это сделать.
Кстати, Эстония по-прежнему ожидает, что вы будете представлять свои годовые отчеты на эстонском языке, даже если ввод цифр может быть сделан на английском языке. Перевод на английский — это только дополнительные информационные данные, которые компания решает опубликовать. Все принципы бухгалтерского учета и отчеты о деятельности должны быть на эстонском языке.
8. Вы можете добавлять новых акционеров и инвесторов онлайн
До недавнего времени любая сделка с акциями требовала посещения эстонского нотариуса или сложных легализованных документов с проставленным государством апостилем, чтобы подтвердить, что потенциальный акционер выдал кому-то, физически находящемуся в Эстонии, доверенность на передачу акций в нотариальном бюро.
К счастью, на данный момент есть четыре альтернативных способа добавить новых акционеров.
Первый способ — электронный нотариус, который был запущен в феврале 2021 года
Эстонские нотариусы запустили услугу электронного нотариуса, чтобы электронные резиденты компаний могли передавать акции другому электронному резиденту онлайн, а не в нотариальной конторе в Эстонии. Все остальные аспекты процесса остаются прежними, поэтому вам все равно нужно будет заказать и оплатить услуги нотариуса, но, по крайней мере, вам не нужно лететь в Эстонию или привлекать адвоката.
Управление собственным списком акционеров
Парламент Эстонии изменил закон по просьбе сектора стартапов, так что теперь акции могут быть переданы новому акционеру под ответственность заинтересованных сторон, если это одобряется уставом компании. Этот вариант может быть добавлен в устав только в том случае, если он единогласно одобрен всеми существующими акционерами. Закон вступил в силу 1 августа 2020 года.
Однако для того, чтобы это сработало, ваша компания должна иметь акционерный капитал в размере не менее 10 000 евро, который был полностью оплачен. Это полезно для растущих стартапов, но бесполезно для большинства электронных резидентов и других владельцев малого бизнеса в Эстонии.
Использование депозитарной службы NASDAQ
Ваша компания может зарегистрировать свои акции в Nasdaq CSD в качестве альтернативы коммерческому регистру Эстонии, который управляет вашим списком акционеров. Однако здесь есть ограничение: все акционеры должны иметь счет ценных бумаг в эстонском банке. Это может быть непростым требованием даже для самых опытных инвесторов венчурных фондов, если они нерезиденты.
А что, если у вашего нового акционера нет счета ценных бумаг в Эстонии, и ни один из других вариантов вам не подходит? Что ж, есть еще один вариант, который мы рекомендуем микрокомпаниям с ограниченным бюджетом.
Выпустите новые акции вашей эстонской компании онлайн
Есть еще один способ добавить нового акционера в вашу эстонскую компанию, и он на удивление прост. В Unicount все просто, это успешно работает для разных стартапов.
Это намного проще, потому что вы фактически не передаете никакие существующие акции новому акционеру. Вместо этого вы просто выпускаете новые акции онлайн напрямую для них. Следовательно, здесь нет нотариуса и депозитария NASDAQ.
Как указано в Торговом кодексе Эстонии, вам необходимо будет подготовить подписанное цифровой подписью решение акционеров, в котором излагается планируемое новое распределение акций с указанием всех акционеров. Вам также потребуется подтверждение оплаты этой ранее согласованной доли от поставщика банковских услуг вашей компании.
9. Нет необходимости регистрировать уставный капитал немедленно, если вы не планируете дивиденды
Уставный капитал может быть от 0,01 евроцента. Это инвестиции в компанию, которые затем можно потратить на развитие вашего бизнеса. Однако в Эстонии также есть продуманная система, позволяющая откладывать это вложение на продолжительный срок. Единственная загвоздка в том, что ваша компания не может выплачивать дивиденды до тех пор, пока ваш капитал не будет зарегистрирован, но вы можете начать торговать и даже выплачивать зарплату и до этого.
Если у вас еще нет бухгалтера, вы также можете дождаться свой первый годовой отчёт, чтобы зарегистрировать свой капитал. Причина в том, что закон требует декларировать любые изменения в уставном капитале компании путем подачи декларации по налогу на прибыль до 10 числа следующего календарного месяца.
Ежемесячная декларация о доходах и социальном налоге (TSD) вашей компании в Приложении 7 должна включать любые взносы в уставный капитал и распределение дивидендов. При ликвидации компании ваш оплаченный акционерный капитал может быть выплачен акционерам без уплаты налогов.
Обратите внимание, что вы должны распределять дивиденды только после того, как годовая отчетность будет принята решением акционеров и представлена в регистре.
10. Ведение своих расходных документов для бухгалтерского учета
В некоторых странах ваш бухгалтер может работать только с выписками по счету, но не в Эстонии. До тех пор, пока вы не предоставите квитанции и счета за покупку, суммы, уплаченные со счета компании, то это считается ссудой директора. Другими словами — это ваша ответственность перед компанией. Лучше знать это, прежде чем начинать тратить средства компании.
Если вы не зарегистрированы в качестве плательщика НДС в Эстонии, и не предоставляли отчетные документы, то ваш бухгалтер не будет составлять годовые отчеты с учётом расходов, а вместо этого выставит вам ссудный баланс как директору. Поиск квитанций годичной давности — кошмар для занятого предпринимателя.
И что интересно, Закон о бухгалтерском учете Эстонии требует, чтобы вы хранили документы в течение 7 лет после окончания финансового года. Если говорить более подробно, статья 37 Закона о НДС Эстонии предписывает, какая информация должна содержаться в счетах, чтобы они были действительными.
Закон об НДС применяется к эстонским юридическим лицам, даже если они еще не зарегистрированы в качестве плательщика НДС в Эстонии. Некоторые из обязательных полей, например, серийный номер и дата выставления счета; наименование и адрес эмитента с номером плательщика НДС (если зарегистрирован для плательщика НДС); наименование и адрес покупателя товаров или получателя услуг; номер плательщика НДС покупателя товаров или получателя услуг (если зарегистрирован как плательщик НДС); название или описание товаров или услуг; количество товаров или объем услуг, и список продолжается с некоторыми более конкретными требованиями, такими как ссылки на отмену или нулевую ставку НДС для трансграничных продаж.
Это также причина того, почему приложения для управления расходами в США работают хорошо, а европейские выглядят настолько сложными из-за того, что правила ЕС по НДС требуют большого количества информации из исходных документов.
И наконец-то…
Обратите внимание, что электронное резидентство не равно налоговое резидентсво. В то время как одни компании, принадлежащие электронным резидентам, платят налоги в Эстонии, другие этого не делают. Все зависит от того, может ли другая страна заявить, что у вас есть постоянное представительство в этой стране, например, постоянный офис или место эффективного управления (местонахождение совета директоров компании). Что касается личного налогового резидентства, это не изменится, если вы действительно не проживаете в Эстонии не менее 183 дней в течение периода из 12 последовательных календарных месяцев.
Если эстонские бухгалтерские фирмы обнаружат, что налоговые обязательства вашей компании находятся за пределами Эстонии, они потенциально могут отказать вам в приеме на работу, поскольку они не могут помочь в других юрисдикциях с обязательной налоговой отчетностью и бухгалтерским учётом. Оплата профессиональных бухгалтерских и налоговых услуг в других странах может резко изменить ваши ежемесячные бизнес-расходы.
Если у вас нет постоянного представительства и места поставки в другом месте, ваша компания находится ниже порога регистрации НДС в Эстонии и не нанимает людей в Эстонии, вы можете подавать годовую отчетность один раз в год с помощью профессионального бухгалтера в Эстонии. Это обеспечит соблюдение требований при сохранении низкой годовой базы затрат.
Спасибо за прочтение!
Надеемся, вам понравилась эта статья. Если у вас есть дополнительные вопросы, ознакомьтесь со статьями поддержки Unicount.
