При работе с учредителями эстонских компаний после регистрации их эстонской компании возникают одни и те же вопросы, связанные с бизнес-расходами. Мы подготовили эту статью с наиболее типичными расходами, вычитаемыми из подоходного налога в Эстонии, которые вы должны знать как владелец бизнеса и член правления компании.
Те учредители электронных компаний, которые не нанимают профессионального бухгалтера, могут упустить преимущества и возможности, предоставляемые им налоговым законодательством Эстонии, поскольку просто не обладают достаточными знаниями.
Хорошая новость заключается в том, что наличие вычитаемых из налогооблагаемой базы расходов на ведение бизнеса не связано с оборотом продаж вашей компании. Некоторые компании могут быть убыточными в течение многих лет, пока разрабатывают свои продукты и услуги. Еще более приятная новость заключается в том, что член совета директоров имеет право на такие же вычитаемые из подоходного налога расходы, как и сотрудник компании, получающий ежемесячную зарплату.
Разумные деловые расходы, необходимые для ведения бизнеса, в большинстве случаев могут рассматриваться как расходы компании и, следовательно, не облагаться подоходным налогом. Мы постарались разделить их на группы, чтобы вам было проще найти нужные товары. Однако следует отметить, что данная статья подготовлена исключительно в информационных целях и не предназначена для предоставления налоговых, юридических или бухгалтерских консультаций, и на нее не следует полагаться.
Офисные расходы, не облагаемые налогом
Каждая компания имеет право иметь офис и нести все необходимые расходы, связанные с арендой, покупкой и ремонтом офиса. Типичными расходами являются аренда офиса, коммунальные расходы, такие как электричество, вода и отопление, уборка, страхование, охрана и т. д. Расходы на домашний офис также могут быть компенсированы в определенном соотношении, но это нужно сначала согласовать с вашим бухгалтером, чтобы быть в безопасности.
В офисе вам, вероятно, понадобится офисная мебель: столы, стулья, полки, шкафы, лампы, шторы, ковры, сейфы и т. д. Чтобы уставной капитал компании не опустился ниже необходимого минимума в 2500 евро, дорогостоящие предметы могут амортизироваться вашим бухгалтером ежемесячно или ежегодно. Это должно быть сделано в соответствии с учетной политикой, которую компания должна представить вместе с первым годовым отчетом. Микрокомпаниям не нужно предоставлять учетную политику, однако в этом случае применяются местные общепринятые принципы бухгалтерского учета (Estonian GAAP).
Налогооблагаемые расходы на офисные принадлежности варьируются от туалетной бумаги, полотенец и чистящих средств до диспенсера для воды или аренды кофемашины. К офисным расходам также можно отнести ручки, бумагу, календари, аптечки, газеты, журналы, деловые книги, почтовые расходы и разумное украшение офиса.
Обратите внимание, что наличие физического офиса в любой другой стране, кроме Эстонии, может повлечь за собой местные налоговые последствия в соответствии с правилами, действующими в стране вашего местонахождения.
Расходы на телекоммуникации и IT
Независимо от того, есть у вас офис или нет, ваша компания может оплатить интернет, мобильный телефон и ежемесячный тарифный план, стационарный компьютер, ноутбук, планшет, монитор, клавиатуру и все необходимое профессиональное программное обеспечение и электронные приложения. Для этих устройств могут понадобиться дополнительные аксессуары: коврик для мыши, подставка для запястий, подставка для ног и т. д.
Кроме того, в вашем распоряжении могут быть принтер, сканер, копировальный аппарат, измельчитель бумаги и аксессуары для этих офисных устройств. Офисная техника также нуждается в регулярном ремонте и обслуживании.
Большинству компаний сегодня также необходимо приобретать веб-хостинг, домены и облачные сервисы управления.
Необлагаемые налогом расходы, связанные с услугами
Все компании обычно несут определенные расходы, связанные с привлечением профессионального бухгалтера, который занимается их налогообложением и подготовкой годовых отчетов. Иногда вам также могут понадобиться юридические услуги, консультации по ведению бизнеса или налогообложению, коучинг, услуги секретаря или виртуального ассистента.
Естественно, ваша компания может оплатить банковские и нотариальные сборы, государственные пошлины в правительство Эстонии, включая государственную пошлину в размере 265 евро за регистрацию компании, а также страхование профессиональной ответственности.
Для маркетинга и продаж вам, вероятно, понадобится кто-то, кто поможет вам с онлайн и офлайн рекламой, дизайном и переводами. Мы слышали, что некоторые люди до сих пор любят печатные визитные карточки. Большинство стартапов также обеспечивают свои команды необходимой рабочей одеждой, например футболкой или свитером с логотипом. Покупка классной экипировки для вашей команды не должна смешиваться с подарками, которые компания не должна делать выше порога в 10 евро.
Компания может раздавать образцы вашей продукции в рекламных целях, но это не должно смешиваться с подарками. Вы можете купить и вручить рекламный подарок, облагаемый налогом, если его стоимость не превышает 10 евро с НДС, например ручку или красивую брендированную кофейную кружку.
Необлагаемые налогом расходы, связанные с автомобилем
Ваша компания может выплачивать до 335 евро в месяц в качестве компенсации за автомобиль, если личный автомобиль используется для служебных поездок, но только в том случае, если вы ведете журнал, в котором отражены все поездки, совершенные вами в служебных целях. Фактическая сумма рассчитывается из пробега, так что вы получаете 30 центов за километр.
Предприятия также могут считать вычетом налога стоимость покупки или лизинговые платежи за автомобиль. Однако существуют особые правила возмещения НДС в зависимости от того, используется ли автомобиль исключительно для бизнеса или для смешанного использования.
Это также относится ко всем необходимым аксессуарам и услугам, связанным с автомобилем, включая страхование, техническое обслуживание и ремонт. Смешанное использование означает, что служебный автомобиль используется для личных поездок, и необходимо уплатить специальный налог на дополнительные льготы в зависимости от возраста автомобиля и мощности двигателя.
Необлагаемые налогом расходы, связанные с командой
Как предприниматель и член правления компании вы имеете право посещать за счет компании все возможные профессиональные конференции, съезды, выставки и тренинги по всему миру. Сюда также входит академическое обучение, например, платная учеба в бакалавриате или магистратуре, если она необходима для выполнения контрактной работы в компании. Ваша компания может оплачивать ваши членские взносы в профессиональные или деловые ассоциации, онлайн-курсы, электронные книги и т. д. Все это также распространяется на ваших сотрудников.
Вы можете устраивать деловые обеды с существующими или потенциальными клиентами и партнерами в пределах месячного лимита представительских расходов, но доля представителя компании облагается налогом с первого цента. Если вы не платите налоги с заработной платы в Эстонии, то в настоящее время лимит составляет 32 евро в месяц на всю компанию. Потенциально потрясающая рождественская вечеринка с алкоголем и едой для вашей команды облагается налогом на дополнительные льготы, который необходимо уплатить до 10 числа следующего месяца. В настоящее время налог на дополнительные льготы составляет 20 % от подоходного налога в Эстонии плюс 33 % социального налога, рассчитанного от брутто-суммы с учетом НДС.
Важно знать, что осмотр врача по гигиене труда, процедуры, предписанные врачом по гигиене труда в письменном виде, и стоимость очков, определенных врачом по гигиене труда, могут быть покрыты, но при этом необходимо доказать ухудшение зрения, основываясь на предыдущем рецепте для сравнения. Существует также налоговая льгота на расходы на здоровье и спорт с лимитом в 100 евро в календарный квартал на человека.
Работодатели также могут взять на себя расходы по добровольному пенсионному страхованию своих сотрудников или членов правления, но это облагается социальным налогом. При этом подоходный налог с физических лиц не взимается.
Необлагаемые налогом расходы, связанные с деловыми поездками
Компании могут покрывать необлагаемые налогом командировочные расходы, связанные с арендой жилья и транспорта, и выплачивать суточные сотрудникам и членам совета директоров. Сюда также входят услуги туристических агентств и билеты на общественный транспорт, необходимые для выполнения служебных обязанностей. Суточные могут составлять до 50 евро нетто в день в течение первых 15 дней международных командировок в месяц, затем — до 32 евро в день. При командировке за пределы Эстонии выплачивается минимальное не облагаемое налогом пособие в размере 22,37 евро в день, но оно может быть уменьшено, если компания берет на себя расходы на питание. Для поездок внутри Эстонии суточные не предусмотрены.
Ваша компания также может оплатить транспорт, если член команды добирается до работы на расстояние более 50 километров, и жилье, если человек живет на расстоянии более 50 километров. С 1 января 2020 года стоимость билетов на общественный транспорт, необходимых для того, чтобы добраться до работы, не будет облагаться налогом как дополнительное вознаграждение.
Пожертвования, освобожденные от подоходного налога в Эстонии
Эстонские компании с ограниченной ответственностью могут делать безналоговые пожертвования эстонским неправительственным организациям и фондам, включенным в список организаций, освобожденных от уплаты подоходного налога, составленный налоговым ведомством. Однако у безналоговых пожертвований есть годовые ограничения, поэтому ваше пожертвование должно составлять менее 3 % от суммы ежегодно выплачиваемой в Эстонии брутто-зарплаты или менее 10 % от прибыли за предыдущий календарный год. Вот, например, некоторые НПО, поддерживающие Украину.
Обратите внимание, что пожертвование — это не то же самое, что спонсорство, цель — продвижение компании, а это уже требует доказательств, например, договора, который показывает, как продвигается ваша компания за деньги, которые вы платите.
Расходные документы обязательны.
В заключение этой статьи мы хотели бы подчеркнуть одну важную вещь. В некоторых странах, например в Великобритании, ваш бухгалтер может быть согласен с тем, что банковские выписки нужны только для учета ваших расходов, таких как проезд в лондонском метро или авиабилеты. Но только не в Эстонии.
Ваш бухгалтер потребует от вас предоставить квитанции и счета на покупку для каждой траты, сделанной с карты компании или оплаченной вами, а затем возмещенной с банковского счета компании. Все остальное будет считаться директорским займом. Если вы не зарегистрированы на НДС в Эстонии, то после напряженного года с сотнями расходов малого бизнеса вы можете узнать, что ваш бухгалтер не хочет предоставлять годовую отчетность на основании выписки из банковского баланса.
Закон о бухгалтерском учете Эстонии фактически требует хранить все документы в течение 7 лет после окончания финансового года. Поэтому мы рекомендуем использовать хорошее онлайн-программное обеспечение для управления расходами, например Envoice. С его помощью вы можете фотографировать счета за кофе в дороге, и документы сразу же загружаются в облако для вашего бухгалтера.
Спасибо, что прочитали о вычетах подоходного налога в Эстонии
Открыть эстонскую компанию онлайн еще никогда не было так просто. В Unicount мы свели это к простой трехминутной задаче.
Мы надеемся, что вам понравилась эта статья. Если у вас остались вопросы, ознакомьтесь с обширными статьями поддержки Unicount здесь.
