Al trabajar con fundadores de empresas estonias, surgen las mismas preguntas relacionadas con los gastos comerciales después de registrar su empresa estonia. Hemos elaborado este artículo con los gastos deducibles del impuesto sobre la renta más típicos de Estonia que usted debe conocer como propietario de una empresa y miembro de la junta directiva de una empresa.
Aquellos fundadores residentes electrónicos que no contraten a un contador profesional podrían perderse los beneficios y oportunidades que les brindan las leyes fiscales de Estonia porque simplemente no tienen los conocimientos suficientes.
La buena noticia es que tener gastos comerciales deducibles de impuestos no está relacionado con que su empresa tenga un volumen de ventas. Algunas empresas pueden no ser rentables durante años mientras desarrollan sus productos y servicios. La noticia aún mejor es que un miembro de la junta directiva tiene derecho a gastos comerciales deducibles del impuesto sobre la renta de Estonia similares a los de un empleado de la empresa en nómina mensual.
Los gastos razonables relacionados con el negocio que son necesarios para llevar a cabo su negocio pueden tratarse como gastos de la empresa en la mayoría de los casos y, por lo tanto, no generan impuesto sobre la renta corporativo. Hemos intentado ordenarlos en grupos para que le resulte más fácil encontrar los artículos que está buscando. Necesitamos decir que este artículo ha sido preparado únicamente con fines informativos y no pretende proporcionar, ni se debe confiar en él, asesoramiento fiscal, legal o contable.
Gastos libres de impuestos relacionados con la oficina
Toda empresa puede tener una oficina y asumir todos los gastos necesarios relacionados con el alquiler, la compra y la renovación de una oficina. Los gastos típicos son el alquiler de la oficina, los costos de servicios públicos como electricidad, agua y calefacción, limpieza, seguros, seguridad, etc. Los costos de la oficina en el hogar también se pueden compensar en una determinada proporción, pero esto es algo que primero debe sincronizar con su contador para estar al tanto. terreno seguro.
En su oficina, probablemente también necesite muebles de oficina, como escritorios, sillas, estanterías, armarios, lámparas, cortinas, alfombras, cajas fuertes, etc. Los artículos costosos pueden ser depreciados por su contable mensual o anualmente para evitar que el capital social de su empresa caiga por debajo del Mínimo requerido de 2500 euros. Esto debe hacerse de acuerdo con las políticas contables que la empresa debe presentar con el primer informe anual. Sin embargo, las microempresas no necesitan presentar políticas contables y se aplican los principios contables locales generalmente aceptados (PCGA de Estonia).
Los artículos de oficina deducibles de impuestos van desde papel higiénico, toallas y artículos de limpieza hasta el alquiler de un dispensador de agua o una máquina de café. Los gastos de oficina también pueden incluir bolígrafos, papel, calendarios, botiquines de primeros auxilios, periódicos, revistas, libros de negocios, gastos de envío y decoraciones de oficina razonables.
Tenga en cuenta que tener una oficina física en cualquier otro país que no sea Estonia puede generar implicaciones fiscales locales según las normas aplicables en su país de ubicación.
Gastos relacionados con telecomunicaciones y TI
Tengas oficina o no, tu empresa puede pagar Internet, tu teléfono móvil y el plan mensual, computadora de escritorio, laptop, tableta, monitor, teclado y todo el software y aplicaciones móviles profesionales necesarios. Estos dispositivos también pueden necesitar accesorios adicionales como una alfombrilla para el ratón, un reposamuñecas, un reposapiés, etc.
También podrá disponer de impresora, escáner, fotocopiadora, trituradora de papel y accesorios para estas máquinas de oficina. Las máquinas de oficina también necesitan ser reparadas y mantenidas periódicamente.
Hoy en día, la mayoría de las empresas también necesitan comprar alojamiento web, dominios y servicios de gestión de la nube.
Gastos libres de impuestos relacionados con servicios
Todas las empresas normalmente tienen algunos gastos relacionados con tener un contador profesional que se encargue de sus impuestos y su informe anual. A veces también puede necesitar servicios legales, consultas comerciales o fiscales, coaching, servicio de secretaría o asistente virtual.
Naturalmente, su empresa puede pagar los honorarios bancarios, notariales y estatales al gobierno estonio, incluida la tasa estatal de 265 euros para el registro de su empresa y el seguro de responsabilidad civil profesional.
Para los esfuerzos de marketing y ventas, probablemente necesite que alguien le ayude con la publicidad, el diseño y la traducción en línea y fuera de línea. Hemos oído que a algunas personas todavía les encantan las tarjetas de visita impresas. La mayoría de las startups también proporcionan a sus equipos la ropa de trabajo necesaria, como una camiseta o un suéter con logo. La compra de equipo increíble para su equipo no tiene por qué combinarse con obsequios que la empresa no debería hacer por encima del umbral de 10 euros.
La empresa puede distribuir muestras de su producto con fines promocionales, pero esto no debe combinarse con obsequios. Puedes comprar y entregar un regalo promocional de deducibles de impuestos si el valor es inferior a 10 euros IVA incluido. IVA, como un bolígrafo o una bonita taza de café con tu marca.
Gastos libres de impuestos relacionados con el automóvil
Su empresa puede pagar hasta 335 euros al mes por una indemnización por coche si utiliza un coche personal para viajes de negocios, pero sólo si lleva un libro de registro que muestre todos los viajes que ha realizado con fines comerciales. El importe real se calcula a partir del kilometraje, de modo que recibes 30 céntimos por kilómetro.
Las empresas también pueden considerar el precio de compra o los pagos de arrendamiento de los automóviles deducibles de impuestos. Sin embargo, existen algunas reglas especiales de recuperación del IVA dependiendo de si el automóvil es únicamente para uso comercial o mixto.
Esto también se aplica a todos los accesorios y servicios necesarios relacionados con el automóvil, incluidos seguros, mantenimiento y reparación. El uso mixto significaría que el automóvil de la empresa se utiliza para viajes personales y se debe pagar un impuesto especial sobre beneficios complementarios en función de la antigüedad del automóvil y la potencia del motor.
Gastos libres de impuestos relacionados con el equipo
Como empresario y miembro de la junta directiva de una empresa, tiene derecho a asistir, con cargo a los gastos de la empresa, a todas las conferencias, convenciones, ferias y formaciones profesionales posibles en todo el mundo. Esto también incluye estudios académicos como estudios de licenciatura o maestría remunerados si son necesarios para realizar el trabajo contractual para la empresa. Su empresa puede pagar sus cuotas de membresía a asociaciones profesionales o comerciales, cursos en línea, libros electrónicos, etc. Todo esto también se aplicaría a sus empleados.
Se pueden realizar almuerzos de negocios con clientes y socios existentes o potenciales hasta el límite de los gastos mensuales de representación, pero la participación del representante de la empresa está sujeta a impuestos desde el primer centavo. Si no paga impuestos sobre la nómina en Estonia, el límite actualmente es de 32 euros al mes para toda la empresa. Su potencialmente increíble fiesta de Navidad con alcohol y comida servida a su equipo viene con un impuesto sobre beneficios adicionales pagadero antes del día 10 del mes siguiente. El impuesto sobre los beneficios complementarios es actualmente el impuesto sobre la renta estonio del 20% más el 33% de impuesto social calculado a partir de importes brutos, incluido el IVA.
Es importante saber que se pueden cubrir los exámenes realizados por el médico del trabajo, los procedimientos prescritos por escrito por el médico del trabajo y el costo de las gafas determinado por el médico del trabajo, pero es necesario acreditar el deterioro de la vista, en base a la prescripción previa para comparación. También existe un incentivo fiscal para gastos de salud y deportes con un límite de 100 euros por trimestre natural por persona.
Los empleadores también pueden asumir el costo del seguro de pensión voluntario de Estonia para sus empleados o miembros de la junta directiva, pero está sujeto a impuestos sociales. Sin embargo, no se aplica ningún impuesto sobre la renta personal.
Gastos libres de impuestos relacionados con viajes de negocios
Las empresas pueden cubrir los gastos de viaje libres de impuestos relacionados con el alquiler de alojamiento y el transporte y pagar viáticos diarios a los empleados y miembros de la junta directiva. Se incluyen también los servicios de agencias de viajes y los billetes de transporte público necesarios para el desempeño de sus funciones. Las dietas pueden ser de hasta 50 euros netos por día durante los primeros 15 días de viaje de negocios internacionales por mes, luego hasta 32 euros por día. Se paga una asignación mínima libre de impuestos de 22,37 euros por día cuando se realiza un viaje de negocios fuera de Estonia, pero se puede reducir cuando la empresa cubre el coste de las comidas. No existe ninguna asignación diaria para viajes nacionales dentro de Estonia.
Su empresa también puede pagar el transporte si un miembro del equipo viaja al trabajo desde más de 50 kilómetros y el alojamiento si la persona vive a más de 50 kilómetros de distancia. A partir del 1 de enero de 2020, el coste de los billetes de transporte público necesarios para llegar al trabajo no tributará como beneficio complementario.
Donaciones estonias exentas del impuesto sobre la renta
Las sociedades anónimas estonias pueden realizar donaciones libres de impuestos a ONG y fundaciones estonias incluidas en la lista de organizaciones exentas del impuesto sobre la renta de la oficina de impuestos. Sin embargo, las donaciones libres de impuestos tienen límites anuales, por lo que su donación debe ser inferior al 3% del monto del salario bruto pagado anualmente en Estonia o menos del 10% de las ganancias del año calendario anterior. A continuación se muestran, por ejemplo, algunas ONG que apoyan a Ucrania.
Tenga en cuenta que la donación no es lo mismo que el patrocinio, el propósito es promocionar la empresa, y esto ya requiere pruebas, como un contrato, que demuestre cómo se promociona su empresa por el dinero que paga.
Los documentos de gastos son obligatorios.
Una cosa importante que nos gustaría destacar para concluir este artículo. En algunos países, como el Reino Unido, por ejemplo, su contador podría aceptar que los extractos bancarios solo registren sus gastos, como las tarifas del metro de Londres o los billetes de avión. No en Estonia.
Su contador le pedirá que proporcione recibos y facturas de compra por cada gasto realizado con una tarjeta de la empresa o pagado por usted y luego reembolsado desde la cuenta bancaria de la empresa. Todo lo demás se consideraría un préstamo de director. Si no está registrado a efectos del IVA en Estonia, es posible que después de un año ocupado con cientos de gastos de pequeñas empresas se entere de que su contable no está dispuesto a presentar sus cuentas anuales basándose en el extracto del saldo bancario.
La Ley de Contabilidad de Estonia exige que se conserven todos los documentos durante 7 años después del final del ejercicio financiero. Por eso recomendamos utilizar un buen software de gestión de gastos online como Envoice. Esto le permite tomar fotografías de sus facturas de café mientras está en movimiento y los documentos se cargan inmediatamente en una nube para su contador.
Gracias por leer sobre las deducciones del impuesto sobre la renta de Estonia
Iniciar una empresa estonia en línea nunca ha sido tan fácil. En Unicount, lo hemos reducido a una simple tarea de tres minutos.
Esperamos que hayas disfrutado de este artículo. Si tiene más preguntas, consulte los extensos artículos de soporte de Unicount aquí.
