Bei der Zusammenarbeit mit estnischen Firmengründern tauchen nach der Registrierung ihres estnischen Unternehmens dieselben Fragen zu den Geschäftsausgaben auf. In diesem Artikel haben wir die typischsten estnischen einkommenssteuerlich abzugsfähigen Ausgaben zusammengestellt, die Sie als Geschäftsinhaber und Vorstandsmitglied kennen sollten.
Gründer, die im Internet ansässig sind und keinen professionellen Buchhalter engagieren, verpassen möglicherweise die Vorteile und Möglichkeiten, die ihnen die estnischen Steuergesetze bieten, weil sie einfach nicht über ausreichende Kenntnisse verfügen.
Die gute Nachricht ist, dass steuerlich absetzbare Betriebsausgaben nichts mit dem Umsatz Ihres Unternehmens zu tun haben. Einige Unternehmen können bei der Entwicklung ihrer Produkte und Dienstleistungen jahrelang unrentabel sein. Die noch bessere Nachricht ist, dass ein Vorstandsmitglied Anspruch auf ähnliche estnische einkommenssteuerlich absetzbare Geschäftsausgaben hat wie ein Mitarbeiter eines Unternehmens mit monatlicher Gehaltsabrechnung.
Angemessene betriebsbezogene Aufwendungen, die für die Ausübung Ihres Unternehmens erforderlich sind, können in den meisten Fällen als Betriebsausgaben behandelt werden und lösen daher keine Körperschaftsteuer aus. Wir haben versucht, sie in Gruppen zu ordnen, um Ihnen das Auffinden der gesuchten Artikel zu erleichtern. Wir müssen jedoch darauf hinweisen, dass dieser Artikel nur zu Informationszwecken erstellt wurde und nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung gedacht ist und nicht als solche herangezogen werden sollte.
Bürobezogene steuerfreie Ausgaben
Jedes Unternehmen darf ein Büro haben und alle notwendigen Kosten im Zusammenhang mit der Miete, dem Kauf und der Renovierung eines Büros tragen. Die typischen Ausgaben sind Büromiete, Nebenkosten wie Strom, Wasser und Heizung, Reinigung, Versicherung, Sicherheit usw. Home-Office-Kosten können ebenfalls in einem bestimmten Verhältnis vergütet werden, aber das sollten Sie zuerst mit Ihrem Buchhalter abstimmen, um auf dem Laufenden zu bleiben sicherer Boden.
In Ihrem Büro benötigen Sie wahrscheinlich auch Büromöbel wie Schreibtische, Stühle, Regale, Schränke, Lampen, Vorhänge, Teppiche, Safes usw. Teure Gegenstände können von Ihrem Buchhalter monatlich oder jährlich abgeschrieben werden, um zu verhindern, dass das Grundkapital Ihres Unternehmens unter den Mindestwert fällt erforderlicher Mindestbetrag von 2500 Euro. Dies muss gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen erfolgen, die das Unternehmen mit dem ersten Jahresbericht vorlegen muss. Kleinstunternehmen müssen jedoch keine Rechnungslegungsgrundsätze einreichen, und es gelten die vor Ort allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (estnische GAAP).
Die steuerliche Absetzbarkeit bei Büroartikeln reicht von Toilettenpapier, Handtüchern und Reinigungsmitteln bis hin zur Miete eines Wasserspenders oder einer Kaffeemaschine. Büroausgaben können auch Stifte, Papier, Kalender, Erste-Hilfe-Sets, Zeitungen, Zeitschriften, Geschäftsbücher, Porto und angemessene Bürodekoration sein.
Bitte beachten Sie, dass ein physisches Büro in einem anderen Land als Estland je nach den in Ihrem Standortland geltenden Vorschriften lokale steuerliche Auswirkungen haben kann.
Telekommunikations- und IT-bezogene Ausgaben
Unabhängig davon, ob Sie ein Büro haben oder nicht, kann Ihr Unternehmen für das Internet, Ihr Mobiltelefon und den Monatsplan, Desktop-Computer, Laptop, Tablet, Monitor, Tastatur und alle notwendigen professionellen Software- und mobilen Apps bezahlen. Diese Geräte benötigen möglicherweise auch zusätzliches Zubehör wie ein Mauspad, eine Handballenauflage, eine Fußstütze usw.
Möglicherweise verfügen Sie auch über einen Drucker, einen Scanner, einen Kopierer, einen Aktenvernichter und Zubehör für diese Büromaschinen. Auch Büromaschinen müssen regelmäßig repariert und gewartet werden.
Heutzutage müssen die meisten Unternehmen auch Webhosting, Domains und Cloud-Management-Dienste erwerben.
Mit Dienstleistungen verbundene steuerfreie Ausgaben
Bei allen Unternehmen fallen normalerweise gewisse Kosten an, wenn ein professioneller Buchhalter ihre Steuer- und Jahresberichte erstellt. Manchmal benötigen Sie möglicherweise auch juristische Dienstleistungen, Unternehmens- oder Steuerberatung, Coaching, Sekretariatsdienste oder virtuelle Assistentendienste.
Selbstverständlich kann Ihr Unternehmen Bank- und Notargebühren sowie staatliche Gebühren an die estnische Regierung zahlen, einschließlich der staatlichen Gebühr von 265 Euro für die Registrierung Ihres Unternehmens und der Berufshaftpflichtversicherung.
Für die Marketing- und Vertriebsanstrengungen benötigen Sie wahrscheinlich jemanden, der Ihnen bei Online- und Offline-Werbung, Design und Übersetzung hilft. Wir haben gehört, dass manche Menschen gedruckte Visitenkarten immer noch lieben. Die meisten Startups stellen ihren Teams auch die nötige Arbeitskleidung zur Verfügung, etwa ein T-Shirt oder einen Pullover mit Logo. Der Kauf toller Ausrüstung für Ihr Team muss nicht mit Geschenken verbunden sein, die das Unternehmen nicht über der 10-Euro-Grenze machen sollte.
Das Unternehmen kann zu Werbezwecken Muster Ihres Produkts verteilen, dies sollte jedoch nicht mit Geschenken vermischt werden. Sie können ein Werbegeschenk steuerlich absetzbar kaufen und verteilen, wenn der Wert weniger als 10 Euro inkl. MwSt. beträgt. MwSt., zum Beispiel einen Stift oder eine schöne Kaffeetasse mit Logo.
Steuerfreie Ausgaben im Zusammenhang mit dem Auto
Ihr Unternehmen kann bis zu 335 Euro pro Monat für die Pkw-Entschädigung zahlen, wenn ein privater Pkw für Dienstreisen genutzt wird, allerdings nur, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, in dem alle Fahrten aufgeführt sind, die Sie für geschäftliche Zwecke unternommen haben. Der tatsächliche Betrag errechnet sich aus der Kilometerleistung, sodass Sie 30 Cent pro Kilometer erhalten.
Unternehmen können auch den Kaufpreis oder die Leasingraten des Autos steuerlich absetzen. Es gibt jedoch einige besondere Regeln zur Mehrwertsteuerrückerstattung, je nachdem, ob das Auto ausschließlich geschäftlich oder gemischt genutzt wird.
Dies gilt auch für alle notwendigen Zubehörteile und Dienstleistungen rund ums Auto inklusive Versicherung, Wartung und Reparatur. Eine gemischte Nutzung würde bedeuten, dass der Firmenwagen für private Fahrten genutzt wird und eine besondere Nebenleistungssteuer entsprechend dem Alter und der Motorleistung des Wagens zu entrichten ist.
Teambezogene steuerfreie Ausgaben
Als Unternehmer und Vorstandsmitglied eines Unternehmens haben Sie das Recht, auf Kosten des Unternehmens an allen möglichen Fachkonferenzen, Kongressen, Messen und Schulungen auf der ganzen Welt teilzunehmen. Hierzu zählen auch wissenschaftliche Studien wie etwa vergütete Bachelor- oder Masterstudien, sofern diese für die Erbringung der vertraglichen Leistungen für das Unternehmen erforderlich sind. Ihr Unternehmen kann Ihre Mitgliedsbeiträge an Berufs- oder Wirtschaftsverbände, Online-Kurse, E-Books usw. zahlen. All dies würde auch für Ihre Mitarbeiter gelten.
Geschäftsessen mit bestehenden oder potenziellen Kunden und Partnern sind bis zur Höhe der monatlichen Repräsentationskosten möglich, der Anteil des Firmenvertreters ist jedoch ab dem ersten Cent steuerpflichtig. Wenn Sie in Estland keine Lohnsteuer zahlen, liegt die Grenze derzeit für das gesamte Unternehmen bei 32 Euro pro Monat. Für Ihre potenziell tolle Weihnachtsfeier mit Alkohol und Essen, die Ihrem Team serviert wird, ist eine Nebenleistungssteuer fällig, die bis zum 10. Tag des Folgemonats zu zahlen ist. Die Nebenleistungssteuer beträgt derzeit die estnische Einkommensteuer von 20 % zuzüglich 33 % Sozialsteuer, berechnet aus Bruttobeträgen einschließlich Mehrwertsteuer.
Wichtig zu wissen ist, dass die Untersuchung durch einen Arbeitsmediziner, die von einem Arbeitsmediziner schriftlich verordneten Eingriffe und die vom Arbeitsmediziner festgestellten Kosten für eine Brille erstattungsfähig sind, es aber erforderlich ist, eine Verschlechterung des Sehvermögens anhand der ärztlichen Untersuchung nachzuweisen vorheriges Rezept zum Vergleich. Außerdem gibt es eine steuerliche Förderung von Gesundheits- und Sportausgaben mit einer Grenze von 100 Euro pro Kalendervierteljahr und Person.
Arbeitgeber können auch die Kosten der estnischen freiwilligen Rentenversicherung für ihre Mitarbeiter oder Vorstandsmitglieder übernehmen, diese sind jedoch mit der Sozialsteuer zu versteuern. Es wurde jedoch keine Einkommensteuer erhoben.
Steuerfreie Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen
Unternehmen können steuerfreie Reisekosten im Zusammenhang mit der Anmietung von Unterkünften und Transportkosten übernehmen und den Mitarbeitern und Vorstandsmitgliedern Tagegelder zahlen. Hierzu zählen auch Reisevermittlungsleistungen und zur Erfüllung der Aufgaben erforderliche Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr. Die Tagespauschale kann für die ersten 15 Tage internationaler Geschäftsreisen im Monat bis zu 50 Euro netto pro Tag betragen, danach bis zu 32 Euro pro Tag. Bei einer Geschäftsreise außerhalb Estlands ist ein Mindestfreibetrag von 22,37 Euro pro Tag zu zahlen, dieser kann jedoch gekürzt werden, wenn das Unternehmen die Kosten für die Verpflegung übernimmt. Für Inlandsreisen innerhalb Estlands gibt es kein Tagegeld.
Ihr Unternehmen kann auch die Kosten für den Transport übernehmen, wenn ein Teammitglied aus einer Entfernung von mehr als 50 Kilometern zur Arbeit fährt, und für die Unterkunft, wenn die Person mehr als 50 Kilometer entfernt wohnt. Ab dem 1. Januar 2020 werden die Kosten für Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr, die für den Weg zur Arbeit erforderlich sind, nicht mehr als Nebenleistung besteuert.
Estnische einkommenssteuerfreie Spenden
Estnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung können steuerfreie Spenden an estnische NGOs und Stiftungen leisten, die in der Liste der einkommensteuerbefreiten Organisationen des Finanzamts aufgeführt sind. Für die steuerfreien Spenden gelten jedoch jährliche Höchstgrenzen, sodass Ihre Spende weniger als 3 % des jährlich gezahlten Bruttolohns in Estland oder weniger als 10 % des Gewinns des vorangegangenen Kalenderjahres betragen muss. Hier sind zum Beispiel einige NGOs, die die Ukraine unterstützen.
Bitte beachten Sie, dass eine Spende nicht dasselbe ist wie ein Sponsoring. Der Zweck besteht darin, das Unternehmen zu fördern. Hierfür sind bereits Nachweise wie beispielsweise ein Vertrag erforderlich, aus dem hervorgeht, wie Ihr Unternehmen mit dem von Ihnen gezahlten Geld gefördert wird.
Spesenbelege sind zwingend erforderlich
Eine wichtige Sache möchten wir zum Abschluss dieses Artikels hervorheben. In einigen Ländern, wie zum Beispiel im Vereinigten Königreich, ist Ihr Buchhalter möglicherweise damit einverstanden, dass Kontoauszüge nur zur Erfassung Ihrer Ausgaben, wie z. B. Fahrpreise für die Londoner U-Bahn oder Flugtickets, verwendet werden. Nicht in Estland.
Ihr Buchhalter wird von Ihnen die Vorlage von Quittungen und Kaufrechnungen für jede mit einer Unternehmenskarte getätigte oder von Ihnen bezahlte und anschließend vom Bankkonto des Unternehmens erstattete Ausgabe verlangen. Alles andere würde als Direktorendarlehen gelten. Wenn Sie in Estland nicht für die Umsatzsteuer registriert sind, könnten Sie nach einem arbeitsreichen Jahr mit Hunderten von Kleinunternehmensausgaben andernfalls feststellen, dass Ihr Buchhalter nicht bereit ist, Ihren Jahresabschluss auf der Grundlage des Kontoauszugs vorzulegen.
Das estnische Rechnungslegungsgesetz schreibt tatsächlich vor, dass Sie alle Dokumente sieben Jahre lang nach Ende des Geschäftsjahres aufbewahren müssen. Aus diesem Grund empfehlen wir den Einsatz einer guten Online-Kostenverwaltungssoftware wie Envoice. So können Sie unterwegs Fotos von Ihren Kaffeerechnungen machen und die Dokumente werden sofort für Ihren Buchhalter in eine Cloud hochgeladen.
Vielen Dank, dass Sie sich über die estnischen Einkommensteuerabzüge informiert haben
Es war noch nie so einfach, ein estnisches Unternehmen online zu gründen. Bei Unicount haben wir es auf eine einfache dreiminütige Aufgabe reduziert.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel gefallen hat. Wenn Sie weitere Fragen haben, lesen Sie hier die umfangreichen Support-Artikel von Unicount.
