E-resident’ler için ne zaman hangisi gerekir ve sistem nasıl işler?
Bir Estonya şirketini e-resident olarak kurarken ve yönetirken iki kavram çok erken aşamada karşınıza çıkar: yasal adres ve irtibat kişisi.
Bu kavramlar birbiriyle bağlantılıdır, ancak aynı anlama gelmez. Aralarındaki farkın yanlış anlaşılması, ilerleyen dönemde sıkça uyum (compliance) sorunlarına yol açar.
Bu rehber, 2026 yılında e-resident şirketleri için hangi durumlarda yalnızca yasal adresin yeterli olduğunu, hangi durumlarda irtibat kişisinin zorunlu hale geldiğini ve bu yükümlülüklerin pratikte nasıl uygulandığını açıklar.
Her Estonya şirketinin yasal adresi olmak zorundadır
Yasal adres, şirketin Estonya Ticaret Sicili’nde kayıtlı olan resmi adresidir.
Resmî bildirimler ve hukuki belgeler bu adrese ulaştığında, şirket açısından tebliğ edilmiş sayılır.
Yasal adres kamuya açıktır ve şirketin resmî olarak nerede kurulu olduğunu göstermek için:
- Devlet kurumları
- Bankalar
- İş ortakları
- Üçüncü taraflar
tarafından kullanılır.
Estonya’da bir şirketin yasal adresi iki şekilde olabilir:
- Estonya içinde bir adres (genellikle lisanslı bir sanal ofis hizmet sağlayıcısı tarafından sunulur)
- Yönetim kurulunun adresi (Estonya dışında olabilir)
Her iki seçenek de yasaldır, ancak farklı yükümlülükler doğurur.
Estonya’daki yasal adres ne zaman yeterlidir?
Şirket, lisanslı bir hizmet sağlayıcıdan alınan Estonya adresini yasal adres olarak kullanıyorsa, ayrıca bir irtibat kişisi atanması genellikle gerekmez.
Bu yapıda:
- Resmî belgeler Estonya’daki adrese gönderilir
- Hizmet sağlayıcı belgeleri alır ve şirkete iletir
- Şirket Estonya’da sürekli ulaşılabilir kabul edilir
Bu model, e-resident’ler arasında en yaygın olanıdır; çünkü tüm yükümlülükleri tek noktada toplar ve ek uyum adımlarını ortadan kaldırır.
Unicount’ta bu yapı Sanal Ofis hizmeti kapsamında sunulur ve şunları içerir:
- Yasalara uygun Estonya yasal adresi
- Resmî posta ve bildirimlerin yönetimi
- Ticaret Sicili gerekliliklerine uygun görünürlük
İrtibat kişisi ne zaman zorunlu olur?
Aşağıdaki iki şart birlikte sağlanıyorsa, irtibat kişisi atanması zorunludur:
- Şirketin yasal adresi Estonya dışında ise
- Yönetim kurulu da Estonya dışında bulunuyorsa
Bu durumda Estonya hukuku, Estonya’da lisanslı bir irtibat kişisinin atanmasını zorunlu kılar.
Amaç nettir: Devlet makamlarının resmî belgeleri Estonya içinde teslim edebilmesi ve bu teslimatın hukuken geçerli sayılması.
İrtibat kişisinin görevi nedir, ne değildir?
İrtibat kişisinin rolü sınırlıdır ancak hukuki açıdan kritiktir.
İrtibat kişisi:
- Resmî tebligatları ve prosedürel belgeleri alır
- Belgeleri gecikmeden şirkete iletir
- Hukuken tanınmış tebligat noktası olarak görev yapar
Bir belge irtibat kişisine ulaştığı anda, şirket belgeyi okumamış olsa bile hukuken teslim edilmiş sayılır.
İrtibat kişisi:
- Şirketi temsil etmez
- Karar almaz
- Yönetici, ortak veya çalışan değildir
- Banka hesaplarına ya da sistemlere erişmez
Kimler irtibat kişisi olabilir?
Yalnızca yetkili ve düzenlemeye tabi meslek grupları bu rolü üstlenebilir:
- Lisanslı şirket ve güven hizmet sağlayıcıları
- Avukatlar ve hukuk büroları
- Yeminli denetçiler ve denetim firmaları
- Kayıtlı vergi temsilcileri
- Noterler
Atama genellikle bir yıl için geçerlidir ve süresi dolmadan yenilenmelidir.
Zorunlu olduğu halde irtibat kişisi atamasının sona ermesi, şirketin sicilden silinmesi sürecinin başlatılması için geçerli bir sebep olabilir.
Bu yapının aktif tutulması neden önemlidir?
Yasal adrese veya irtibat kişisine gönderilen belgeler şunları içerebilir:
- Yıllık rapor sunum hatırlatmaları
- Vergi bildirimleri veya denetim talepleri
- Statistics Estonia tarafından gönderilen zorunlu anketler
- Mahkeme evrakları veya idari kararlar
Bu bildirimlere yanıt verilmemesi:
- Para cezalarına
- Şirketin zorunlu olarak silinmesine
- Ağır durumlarda e-Residency statüsünü etkileyen sorunlara
yol açabilir.
Bu nedenle yasal adres ve irtibat kişisi bir formalite değil, Estonya sisteminin şirketleri ulaşılabilir ve sorumlu tutma mekanizmasının parçasıdır.
Unicount bu hizmetleri nasıl yapılandırır?
Şirketin durumuna göre Unicount şunları sunar:
- Sadece Sanal Ofis
- Sadece İrtibat Kişisi
- Sanal Ofis + İrtibat Kişisi
Tüm seçenekler Estonya hukukuna uygundur ve şirket yapısı değiştiğinde güncellenebilir.
Sonuç
Estonya hukukunda yasal adres ile irtibat kişisi arasındaki fark nettir, ancak pratikte sıkça yanlış anlaşılır.
Temel kural:
- Her şirketin yasal adresi olmalıdır
- İrtibat kişisi yalnızca belirli sınır ötesi yapılarda zorunludur
- Her ikisi de her zaman geçerli ve aktif olmalıdır
Bu konuyu erken aşamada netleştirmek, e-resident girişimcilerin gereksiz risklerden ve ileride ortaya çıkabilecek uyum sorunlarından kaçınmasını sağlar.
