On 1 février 2023, il y aura des changements réglementaires concernant l’adresse légale enregistrée des entreprises estoniennes et l’obligation d’avoir une personne de contact.
La Loi sur le registre du commerce, qui entre en vigueur le 1 février 2023, modifie la réglementation de l’adresse légale d’une personne morale et précise quand il est nécessaire de désigner une personne de contact pour l’entreprise.
Adresse légale
Selon la nouvelle loi, l’adresse d’une personne morale peut être une adresse estonienne ou étrangère. Si une entreprise possède actuellement une adresse étrangère du lieu du conseil d’administration enregistrée auprès du registre des entreprises, alors elle est automatiquement considérée comme l’adresse légale de l’entreprise par la loi. Ces changements seront effectués par le registre sans que le conseil d’administration de l’entreprise ne fasse de demande pour modifier les informations de l’entreprise. L’objectif de la nouvelle réglementation est d’améliorer la clarté et de supprimer le terme ambigu « lieu du conseil d’administration » du Code du commerce. Ce terme a été source de confusion et souvent interprété de manière très subjective par les greffiers du registre, les notaires, les avocats, les prestataires de services et les e-résidents.
Par exemple, certains notaires ou greffiers ont pu exiger que les fondateurs e-résidents désignent une personne de contact en raison du fait que le membre du conseil d’administration était un résident étranger sans adresse résidentielle enregistrée en Estonie, tandis que d’autres ignoraient cette exigence. En tenant compte du risque de refus d’enregistrement de l’entreprise sans une personne de contact, la plupart des prestataires de services agréés s’enregistraient automatiquement comme la personne de contact de votre entreprise, même si vous ne les aviez pas spécialement instruits d’enregistrer votre entreprise avec une adresse légale étrangère du « lieu du conseil d’administration ». Fait amusant, seulement 15% des entreprises e-résidentes ont publié leur adresse étrangère du « lieu du conseil d’administration » dans le registre.
Personne de contact
Ainsi, jusqu’au 31 janvier, il est en quelque sorte obligatoire de désigner une personne de contact si le lieu du conseil d’administration de l’entreprise (membres) est à l’étranger. Selon la nouvelle réglementation, une personne de contact doit être désignée uniquement si l’adresse légale enregistrée de l’entreprise est dans un pays étranger. En d’autres termes, une entreprise gérée par un e-résident doit soit avoir une adresse de bureau virtuel en Estonie, soit désigner une personne de contact pour utiliser une adresse légale étrangère dans le registre.
De plus, le mandat d’une personne de contact sera introduit, et le mandat sera inscrit dans le registre lors de la désignation de cette personne de contact. Si le registre n’est pas informé de la prolongation du mandat de la personne de contact, ses données seront automatiquement supprimées du registre. Cela aide les greffiers qui devaient traiter des milliers de notifications de la part de prestataires de services qui ne souhaitaient pas figurer sur les cartes de registre des entreprises refusant de payer pour le renouvellement de leur service.
Adresse légale – en bref
Si vous êtes l’un des rares qui avaient une adresse légale étrangère du « lieu du conseil d’administration » dans le registre, assurez-vous de bien comprendre les risques juridiques et fiscaux liés à l’utilisation d’une adresse officielle enregistrée dans un pays étranger. Cela pourrait signifier que vous êtes considéré comme une entreprise 100% locale aux fins fiscales et également pour les procédures judiciaires. Chez Unicount, nous ne sommes pas certains que cela soit l’objectif de tous les e-résidents d’Estonie. Si vous n’avez pas d’adresse légale étrangère du conseil d’administration enregistrée, vous pouvez ignorer ces changements à moins que vous ne souhaitiez maintenant modifier les informations du registre des entreprises de votre société estonienne pour supprimer le prestataire de services qui est actuellement votre personne de contact.
Il existe certains avantages à ce qu’ils servent de personne de contact, car cela leur permet de recevoir près de 100% des notifications légales émises à votre entreprise par toute autorité ou fonctionnaire estonien. Il peut s’agir de messages que vous ignorez autrement en raison de votre compétence limitée en langue estonienne ou de votre emploi du temps chargé. Chez Unicount, nous publions toujours tous les messages reçus dans le tableau de bord de votre entreprise avec des traductions corrigées manuellement lorsque cela est possible.
Merci de votre lecture
Nous espérons que cet article vous a plu. Si vous avez d’autres questions, consultez les articles d’assistance d’Unicount ici.
