Cuándo se necesita cada uno y cómo funciona para e-residentes
Al crear y gestionar una empresa estonia como e-residente, aparecen dos conceptos clave desde el principio: el domicilio legal y la persona de contacto.
Aunque están relacionados, no son lo mismo, y confundirlos es una de las causas más habituales de problemas de cumplimiento normativo más adelante.
Esta guía explica cuándo es suficiente un domicilio legal, en qué casos la persona de contacto es obligatoria y cómo se aplican estos requisitos en la práctica para empresas de e-residentes en 2026.
Toda empresa estonia debe tener domicilio legal
El domicilio legal es la dirección oficial de la empresa registrada en el Registro Mercantil de Estonia.
Es la dirección en la que las notificaciones oficiales y los documentos procedimentales se consideran legalmente entregados.
El domicilio legal es público y lo utilizan las autoridades, bancos, socios comerciales y terceros para identificar dónde está formalmente establecida la empresa.
En Estonia, una empresa puede tener domicilio legal de dos formas:
- Una dirección en Estonia, normalmente proporcionada por un proveedor autorizado de oficina virtual
- La dirección del órgano de administración, incluso si esta se encuentra fuera de Estonia
Ambas opciones son legales, pero implican obligaciones distintas.
Cuándo el domicilio legal en Estonia es suficiente
Si la empresa utiliza un domicilio legal en Estonia proporcionado por un proveedor autorizado, normalmente no es necesario designar una persona de contacto adicional.
En este modelo:
- Los documentos oficiales se envían a la dirección estonia
- El proveedor los recibe y los reenvía a la empresa
- La empresa permanece localizable en Estonia en todo momento
Esta es la opción más común entre e-residentes, ya que centraliza las obligaciones y evita pasos adicionales de cumplimiento.
En Unicount, esto se cubre a través del servicio de Oficina Virtual, que incluye:
- Un domicilio legal estonio conforme a la normativa
- Gestión y reenvío del correo oficial
- Cumplimiento de los requisitos del Registro Mercantil
Cuándo la persona de contacto es obligatoria
La ley estonia exige una persona de contacto solo si se cumplen ambas condiciones:
- El domicilio legal de la empresa está fuera de Estonia
- El órgano de administración también está ubicado fuera de Estonia
En este caso, debe designarse una persona de contacto autorizada en Estonia.
El objetivo es claro: permitir que las autoridades estonias entreguen documentos oficiales dentro del país y los consideren legalmente recibidos.
Qué hace (y qué no hace) una persona de contacto
El papel de la persona de contacto es limitado, pero jurídicamente relevante.
La persona de contacto:
- Recibe documentos oficiales y notificaciones procedimentales
- Los transmite sin demora a la empresa
- Actúa como punto legal de notificación
Desde el momento en que un documento llega a la persona de contacto, se considera legalmente entregado a la empresa, incluso si aún no ha sido leído.
La persona de contacto no:
- Representa legalmente a la empresa
- Toma decisiones
- Actúa como administrador, socio o empleado
- Tiene acceso a cuentas bancarias o sistemas internos
Quién puede actuar como persona de contacto en Estonia
Solo determinados profesionales regulados pueden desempeñar esta función, entre ellos:
- Proveedores fiduciarios y de servicios corporativos autorizados
- Abogados y despachos jurídicos
- Auditores jurados y firmas de auditoría
- Representantes fiscales registrados
- Notarios
El nombramiento suele ser válido por un período limitado (normalmente un año) y debe renovarse antes de su vencimiento.
Si el nombramiento expira y la empresa está obligada a tener persona de contacto, esto puede dar lugar al inicio de un procedimiento de cancelación de la empresa.
Por qué es fundamental mantener esta estructura activa
Las notificaciones enviadas al domicilio legal o a la persona de contacto pueden incluir:
- Recordatorios de presentación de cuentas anuales
- Comunicaciones fiscales o solicitudes de auditoría
- Encuestas obligatorias de Statistics Estonia
- Resoluciones administrativas o documentos judiciales
No recibir o no responder a estas notificaciones puede derivar en:
- Multas
- Cancelación forzosa de la empresa
- En casos graves, problemas que afecten al estatus de e-Residency
Por ello, el domicilio legal y la persona de contacto no son simples formalidades, sino elementos clave del sistema de control y responsabilidad empresarial en Estonia.
Cómo estructura Unicount estos servicios
Según la situación de la empresa, Unicount ofrece:
- Solo Oficina Virtual
- Solo Persona de Contacto
- Oficina Virtual + Persona de Contacto
Todas las opciones cumplen con la normativa estonia y pueden ajustarse si la estructura de la empresa cambia.
Conclusión
En Estonia, la diferencia entre domicilio legal y persona de contacto es clara en la ley, pero a menudo se malinterpreta en la práctica.
Regla esencial:
- Toda empresa debe tener un domicilio legal
- La persona de contacto solo es obligatoria en configuraciones transfronterizas específicas
- Ambos deben mantenerse válidos y activos en todo momento
Aclarar esta cuestión desde el principio ayuda a evitar riesgos innecesarios y problemas de cumplimiento en el futuro.
