Den Anbieter für deine estnische Gesellschaft zu wechseln ist eine dieser Aufgaben, die kompliziert klingt, aber tatsächlich unkompliziert ist, wenn man die Schritte kennt. Gründer wechseln aus vielen Gründen: Die Preise haben sich geändert, die Servicequalität hat nachgelassen, das Unternehmen ist gewachsen und braucht etwas anderes, oder sie wollen einfach alles an einem Ort haben. Was auch immer der Grund ist, der Prozess zur Übertragung deines virtuellen Büros, deiner Buchhaltung oder deiner Kontaktperson zu Unicount folgt einer klaren Abfolge, die die meisten Gründer innerhalb weniger Tage abschließen.
Dieser Leitfaden erklärt genau, was übertragen werden kann, welche Dokumente du vor dem Start zusammenstellen musst, wie lange jeder Teil des Prozesses dauert und was während und nach dem Wechsel passiert, damit nichts verloren geht.
Was du zu Unicount wechseln kannst
Unicount bietet drei Kernleistungen für estnische Gesellschaften an: virtuelles Büro und Firmenanschrift, Buchhaltung und Kontaktperson. Jeder Service kann unabhängig oder gemeinsam gewechselt werden, und der Prozess unterscheidet sich jeweils leicht.
- Virtuelles Büro und Firmenanschrift: wenn dein aktueller Anbieter dir eine Firmenanschrift in Estland zur Verfügung stellt und du diese zur Unicount-Adresse im Artius-Gebäude in Tallinn verlegen möchtest, schließt du ein Unicount-Abonnement für das virtuelle Büro ab und aktualisierst dann die Firmenanschrift selbst im Estnischen Handelsregister.
- Buchhaltung: wenn deine Gesellschaft derzeit einen monatlichen Buchhaltungsvertrag mit einem anderen Anbieter hat, kannst du deine Buchführung, Buchhaltungssoftware und Steuererklärungen zum Unicount-Buchhaltungsteam wechseln. Der entscheidende Schritt ist die Zusammenstellung deiner historischen Buchhaltungsunterlagen von deinem aktuellen Anbieter vor dem Wechsel.
- Kontaktperson: wenn deine Gesellschaft eine ausländische Firmenanschrift nutzt und über einen zugelassenen Kontaktperson-Service eines anderen Anbieters verfügt, kannst du diese Bestellung zu Unicount übertragen. Wie beim Wechsel der Firmenanschrift ist dazu eine Aktualisierung im Estnischen Handelsregister erforderlich.
Du kannst alle drei Services gleichzeitig oder nacheinander wechseln. Die meisten Gründer, die zu Unicount wechseln, beginnen mit dem virtuellen Büro, da es am einfachsten ist, und fügen dann die Buchhaltung hinzu, sobald sie die Plattform kennen.
Vor dem Start: Was du zusammenstellen musst
Bevor du einen Wechsel initiierst, stelle diese Unterlagen zusammen. Sie parat zu haben beschleunigt den Prozess und verhindert, dass etwas in letzter Minute ins Stocken gerät.
Von deinem aktuellen Anbieter:
- Bestätigung deines aktuellen Abonnement-Ablaufdatums und der Verlängerungskonditionen: du möchtest den Wechsel so timen, dass du nicht gleichzeitig bei zwei Anbietern für denselben Service zahlst
- Deine Buchhaltungsunterlagen beim Wechsel der Buchhaltung: das bedeutet dein Kontenrahmen, alle Belege des laufenden Geschäftsjahres, Kontoauszüge und alle ausstehenden oder bevorstehenden Erklärungen
- Schriftliche Bestätigung deiner aktuellen Kontaktperson-Bestellung beim Wechsel der Kontaktperson
Vom Estnischen Handelsregister:
- Die aktuellen Registrierungsdaten deiner Gesellschaft (Vorstandsmitglieder, Firmenanschrift, Kontaktperson) die du auf ariregister.rik.ee mit deiner e-Resident-Karte einsehen kannst
Von deiner Bank:
- Kontoauszüge für den laufenden Buchhaltungszeitraum, möglichst im CSV- oder XML-Format, da diese für den Kontoabgleich bei der Buchhaltungsübergabe benötigt werden
Wechsel deines virtuellen Büros zu Unicount
Schritt 1: Unicount-Abonnement für das virtuelle Büro abschließen
Gehe auf unicount.eu und schließe das Abonnement für das virtuelle Büro ab. Das Jahresabonnement kostet 199 Euro zzgl. MwSt. Du kannst das Abonnement jederzeit abschließen: du musst nicht warten, bis das Abonnement bei deinem aktuellen Anbieter ausläuft.
Schritt 2: Firmenanschrift im Estnischen Handelsregister aktualisieren
Nach dem Abonnementabschluss stellt dir Unicount die neuen Adressdaten zur Verfügung. Anschließend meldest du dich auf dem Portal des Estnischen Handelsregisters unter ariregister.rik.ee mit deiner e-Resident-Karte oder Smart-ID an, rufst deine Gesellschaft auf und reichst einen Antrag auf Änderung der Firmenanschrift ein. Die Gebühr für diese Änderung beträgt ca. 13 Euro und wird direkt an das Handelsregister gezahlt. Die Bearbeitung dauert ein bis zwei Werktage.
Schritt 3: Aktuellen Anbieter informieren
Sobald die Adressänderung im Handelsregister bestätigt ist, informierst du deinen aktuellen Anbieter, dass du gewechselt hast. Falls du für einen Zeitraum im Voraus bezahlt hast, der über das Wechseldatum hinausgeht, erkundige dich nach seiner Erstattungsrichtlinie, diese variiert je nach Anbieter.
Schritt 4: Laufende Post weiterleiten
Informiere Unicount über erwartete laufende Korrespondenz, Behördenbenachrichtigungen, Handelsregisterkommunikationen oder andere Dokumente, die an deine Gesellschaft an der alten Adresse adressiert sind. Unicount übernimmt ab dem Datum, an dem die neue Adresse aktiv ist, die gesamte eingehende Post.
Zeitrahmen: Der vollständige Wechsel des virtuellen Büros dauert in der Regel drei bis fünf Werktage vom Abonnementabschluss bis zur bestätigten Handelsregisteraktualisierung.
Wechsel deiner Buchhaltung zu Unicount
Ein Wechsel des Buchhaltungsanbieters erfordert mehr Vorbereitung als ein Wechsel des virtuellen Büros, ist aber bei einem schrittweisen Vorgehen gut handhabbar.
Schritt 1: Den richtigen Unicount-Buchhaltungsplan wählen
Sieh dir die Unicount-Buchhaltungspläne an, bevor du beginnst. Der Lite-Plan für 29 Euro pro Monat ist für selbstverwaltende Gründer ohne Umsatzsteuerregistrierung und ohne Mitarbeiter, die nur Software-Zugang wünschen. Der Micro-Plan für 99 Euro pro Monat beinhaltet einen namentlich zugeordneten Unicount-Buchhalter, der deine Buchführung, den Kontoabgleich und die Finanzberichterstattung übernimmt. Der Standard-Plan für 149 Euro pro Monat fügt die Einreichung von TSD- und Umsatzsteuererklärungen hinzu. Wähle den Plan, der dem aktuellen Aktivitätsniveau deiner Gesellschaft entspricht.
Schritt 2: Buchhaltungsunterlagen beim aktuellen Anbieter anfordern
Wende dich an deinen aktuellen Buchhaltungsanbieter und fordere ein vollständiges Übergabepaket an. Dieses sollte enthalten: deine Saldenliste zum Übergabedatum, den vollständigen Kontenrahmen, alle Belege des laufenden Geschäftsjahres geordnet nach Zeitraum, deine Umsatzsteuer-Registrierungsdaten falls zutreffend, Informationen zu ausstehenden oder bevorstehenden Steuererklärungen sowie die Bestätigung, dass alle Erklärungen bei der EMTA bis zum Übergabedatum auf dem neuesten Stand sind.
Dieser Schritt dauert am längsten und hängt davon ab, wie gut organisiert dein aktueller Anbieter ist. Plane mindestens zwei Wochen für eine saubere Übergabe ein, idealerweise zum Ende eines natürlichen Zeitraums wie Monats- oder Quartalsende.
Schritt 3: Unicount-Buchhaltung abonnieren und Software verbinden
Nach dem Abonnementabschluss erhältst du Zugang zur Envoice-Plattform für Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung. Dein Unicount-Buchhalter nimmt Kontakt mit dir auf, um den Onboarding-Prozess zu starten, und fordert die Übergabedokumente aus Schritt 2 an.
Schritt 4: EMTA-Benachrichtigung
Falls deine Gesellschaft umsatzsteuerregistriert ist oder laufende Steuererklärungen hat, aktualisiert dein Unicount-Buchhalter die Steuervertreter-Informationen bei der EMTA, um die Änderung zu vermerken. Dies wird von Unicount in deinem Namen erledigt.
Schritt 5: Kontoabgleich des ersten Monats
Dein Unicount-Buchhalter gleicht die Eröffnungssalden aus den Übergabedokumenten mit deinen Kontoauszügen ab, um einen sauberen Startpunkt zu etablieren. Dieser Abgleich ist im Onboarding-Prozess enthalten.
Zeitrahmen: Ein sauberer Buchhaltungswechsel dauert in der Regel zwei bis vier Wochen vom Zeitpunkt der Anforderung der Übergabedokumente bis zur vollständigen Betriebsbereitschaft des ersten Unicount-Buchhaltungszeitraums.
Wichtig: Stelle sicher, dass alle ausstehenden Erklärungen bei deinem vorherigen Anbieter vor dem Übergabedatum eingereicht sind. Unicount übernimmt die Verantwortung für Erklärungen ab dem vereinbarten Startdatum. Alle Erklärungen für Zeiträume vor der Übergabe bleiben in der Verantwortung des vorherigen Anbieters, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.
Wechsel deiner Kontaktperson zu Unicount
Schritt 1: Unicount-Kontaktperson-Service abonnieren
Der Kontaktperson-Service kostet 199 Euro pro Jahr zzgl. MwSt. sowie eine staatliche Gebühr von 29 Euro für die Handelsregistereintragung. Schließe das Abonnement auf unicount.eu ab.
Schritt 2: Kontaktperson im Estnischen Handelsregister aktualisieren
Melde dich auf ariregister.rik.ee mit deiner e-Resident-Karte oder Smart-ID an und reiche einen Antrag auf Änderung der Kontaktperson ein. Du benötigst Unicounts Daten als neue Kontaktperson, die beim Abonnementabschluss bereitgestellt werden. Die staatliche Gebühr für diese Änderung beträgt 29 Euro. Die Bearbeitung dauert ein bis zwei Werktage.
Schritt 3: Vorherigen Kontaktperson-Anbieter informieren
Sobald die Änderung im Handelsregister bestätigt ist, informierst du deinen vorherigen Anbieter. Die Bestellung wird rechtlich in dem Moment übertragen, in dem das Handelsregister die Änderung verzeichnet — nicht in dem Moment, in dem du den alten Anbieter benachrichtigst.
Zeitrahmen: Der Wechsel der Kontaktperson dauert in der Regel zwei bis drei Werktage.
Alle Services gleichzeitig wechseln
Wenn du virtuelles Büro, Buchhaltung und Kontaktperson gleichzeitig zu Unicount wechselst, ist folgende Reihenfolge am effizientesten:
- Alle benötigten Unicount-Services abonnieren
- Sofort die Buchhaltungs-Übergabedokumente beim vorherigen Anbieter anfordern, dies dauert am längsten
- Parallel dazu die Änderungen von Firmenanschrift und Kontaktperson im Handelsregister einreichen
- Das Buchhaltungs-Onboarding beginnen, sobald die Übergabedokumente eingehen
- Alle vorherigen Anbieter informieren, sobald die Handelsregisteränderungen bestätigt sind
Die gleichzeitige Durchführung der Schritte 3 und 4 bedeutet, dass du nicht auf den Abschluss eines Schritts warten musst, bevor du mit dem nächsten beginnst.
Servicekontinuität während des Wechsels
Eine häufige Sorge ist, ob es während des Wechsels eine Lücke gibt: einen Zeitraum, in dem weder der alte Anbieter noch Unicount die Korrespondenz oder Compliance-Verpflichtungen deiner Gesellschaft abdeckt.
- Beim virtuellen Büro: Es gibt keine Lücke. Du behältst deine alte Adresse, bis die Handelsregisteraktualisierung bestätigt ist. Ab dem Moment, in dem die neue Unicount-Adresse im Register aktiv ist, übernimmt Unicount die gesamte eingehende Korrespondenz.
- Bei der Buchhaltung: Dein vorheriger Anbieter deckt alle Erklärungen bis zum vereinbarten Übergabedatum ab. Unicount deckt ab diesem Datum alles ab. Das Übergabedatum muss vor Beginn des Wechsels ausdrücklich mit beiden Parteien vereinbart werden.
- Bei der Kontaktperson: Es gibt keine Lücke. Deine vorherige Kontaktperson bleibt so lange bestellt, bis das Handelsregister die Änderung zu Unicount verzeichnet.
Übersicht der Zeitrahmen
| Service | Typischer Zeitrahmen |
|---|---|
| Nur virtuelles Büro | 3 bis 5 Werktage |
| Nur Kontaktperson | 2 bis 3 Werktage |
| Nur Buchhaltung | 2 bis 4 Wochen |
| Alle drei zusammen | 2 bis 4 Wochen, Services laufen während des Prozesses parallel |
Häufig gestellte Fragen zum Anbieterwechsel
Verliere ich Daten beim Wechsel des Buchhaltungsanbieters? Nein. Deine Buchhaltungsunterlagen gehören dir, nicht deinem Anbieter. Du hast das Recht, alle historischen Unterlagen (Belege, Saldenlisten, eingereichte Erklärungen) von deinem vorherigen Anbieter zu erhalten. Fordere diese schriftlich zu Beginn des Prozesses an.
Kann ich mitten im Jahr wechseln statt auf Januar zu warten? Ja. Unicount kann deine Buchhaltung zu jedem Zeitpunkt im Geschäftsjahr übernehmen. Ein unterjähriger Wechsel erfordert eine saubere Übergabe der Buchhaltungsunterlagen des laufenden Jahres, die Unicount im Rahmen des Onboardings abgleicht.
Muss ich die EMTA informieren, wenn ich den Buchhaltungsanbieter wechsle? Falls deine Gesellschaft umsatzsteuerregistriert ist oder laufende Steuererklärungen hat, sollten die Steuervertreter-Informationen bei der EMTA aktualisiert werden. Unicount erledigt dies im Rahmen des Onboarding-Prozesses für Buchhaltungskunden.
Kann ich mein virtuelles Büro wechseln, ohne die Buchhaltung zu wechseln? Ja. Jeder Unicount-Service ist unabhängig. Du kannst deine Firmenanschrift zu Unicount wechseln und dabei deinen bisherigen Buchhalter behalten, oder deine Buchhaltung wechseln und dabei deine aktuelle virtuelle Büro-Adresse behalten.
Was passiert, wenn mein aktueller Anbieter nicht auf meine Übergabeanfragen reagiert? Falls dein vorheriger Anbieter langsam auf Übergabeanfragen reagiert, sende die Anfrage schriftlich per E-Mail und behalte die Aufzeichnung. Als Kunde hast du das rechtliche Anspruch auf deine eigenen Buchhaltungsdaten. Sollte das Problem anhalten, kann Unicount dich zu den nächsten Schritten für deine spezifische Situation beraten.
Bereit zum Wechsel?
Wenn du bereit bist, deine estnische Gesellschaft zu Unicount zu übertragen, schreibe uns über den Chat auf unicount.eu und nenne uns die Services, die du wechseln möchtest, sowie deinen bevorzugten Zeitplan. Wir führen dich durch die spezifischen Schritte für deine Situation und stellen sicher, dass während der Übertragung nichts verloren geht.
Im Chat über den Wechsel sprechen →
Buchhaltungspläne und Preise ansehen →
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken. Alle Angaben entsprechen den Verfahren und Preisen vom September 2026. Handelsregistergebühren können sich ändern, aktuelle Gebühren bitte auf ariregister.rik.ee prüfen.
Zuletzt geprüft: September 2026 von Unicount
