Eine der häufigsten Fragen, die wir von E-Residents erhalten, die gerade ihre estnische OÜ gegründet haben, klingt ungefähr so: „Ich habe meine Gesellschaft. Was muss ich jetzt jeden Monat tun?“
Eine berechtigte Frage. Die Unternehmensgründung ist gut dokumentiert — Leitfäden, Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen gibt es zuhauf. Aber die laufenden Compliance-Pflichten, die ab dem Moment der Eintragung greifen? Deutlich weniger.
Dieser Leitfaden deckt alles ab, wozu deine estnische OÜ monatlich verpflichtet ist — welche Erklärungen einzureichen sind, bei wem, bis wann, und was bei Fristversäumnis passiert.
Die zwei Erklärungen, die die meisten estnischen Gesellschaften jeden Monat einreichen
1. TSD: Einkommensteuer- und Sozialabgabenerklärung
Die TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon) ist Estlands kombinierte Einkommensteuer- und Sozialabgabenerklärung. Sie muss monatlich von jeder estnischen Gesellschaft eingereicht werden, die im Laufe des Monats eine der folgenden Zahlungen geleistet hat:
- Gehaltszahlungen an Mitarbeiter oder Geschäftsführer
- Geschäftsführervergütungen (juhatuse liikme tasu)
- Ausgeschüttete Dividenden an Gesellschafter
- Zahlungen an freie Mitarbeiter oder Dienstleister als natürliche Personen
- Sachleistungen an Mitarbeiter oder Geschäftsführer
Frist: Der 10. des Folgemonats. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Einreichung über: Das EMTA-E-Service-Portal unter emta.ee.
Was sie abdeckt: Die TSD-Erklärung meldet alle steuerpflichtigen Zahlungen des Monats und berechnet die darauf anfallende Einkommensteuer, Sozialabgaben, Arbeitslosenversicherungsbeiträge und Rentenbeiträge. Alle fälligen Beträge müssen bis zum gleichen Termin am 10. des Monats an das EMTA gezahlt werden.
Wer einreichen muss: Jede Gesellschaft, die im Laufe des Monats eine qualifizierende Zahlung geleistet hat. Hat deine Gesellschaft in einem bestimmten Monat weder Gehälter noch Geschäftsführervergütungen noch Dividenden ausgezahlt, musst du für diesen Monat in der Regel keine TSD einreichen.
Strafe bei verspäteter Einreichung: 10 € pro Tag bis maximal 300 € pro Erklärung. Unterzahlung: Zinsen von 0,06 % täglich auf den ausstehenden Betrag.
2. KMD — Umsatzsteuererklärung
Die KMD (käibemaksudeklaratsioon) ist Estlands monatliche Umsatzsteuererklärung. Sie gilt ausschließlich für umsatzsteuerlich registrierte Gesellschaften.
Ist deine Gesellschaft nicht umsatzsteuerregistriert — was bei den meisten neu gegründeten E-Resident-OÜs der Fall ist — reichst du keine KMD ein. Die Umsatzsteuerregistrierung wird erst dann verpflichtend, wenn dein steuerpflichtiger Umsatz in Estland 40.000 € im Kalenderjahr erreicht.
Frist: Der 20. des Folgemonats.
Einreichung über: Das EMTA-E-Service-Portal unter emta.ee.
Was sie abdeckt: Die KMD meldet alle steuerpflichtigen Lieferungen des Monats (deine Verkäufe), alle Einkäufe, auf die du Vorsteuer gezahlt hast (deine Käufe), und die netto geschuldete Umsatzsteuer — oder das vorzutragende Vorsteuerguthaben.
Einreichung auch ohne Aktivität: Einmal umsatzsteuerregistriert, musst du jeden Monat eine KMD einreichen — auch in Monaten ohne Transaktionen.
Strafe bei verspäteter Einreichung: 10 € pro Tag bis 300 € pro Erklärung, plus 0,06 % täglich auf unbezahlte Umsatzsteuer.
Die INF-Anlage: zusammen mit der KMD eingereicht
Umsatzsteuerpflichtige Gesellschaften reichen auch die KMD-INF-Anlage zusammen mit ihrer monatlichen KMD ein. Diese Anlage liefert transaktionsgenaue Details für Umsätze oberhalb bestimmter Schwellenwerte mit anderen estnischen Umsatzsteuerpflichtigen. Für Gesellschaften, deren Kunden und Lieferanten hauptsächlich außerhalb Estlands ansässig sind, ist die INF-Anlage oft minimal oder leer.
Monatliche Buchführung: keine Erklärung, aber eine echte Pflicht
Über die formellen EMTA-Erklärungen hinaus ist jede estnische Gesellschaft verpflichtet, laufend ordnungsgemäße Buchführungsunterlagen zu führen. Nach dem estnischen Buchführungsgesetz muss jede Gesellschaft:
- Alle wirtschaftlichen Transaktionen zeitnah und korrekt erfassen
- Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) für jede Transaktion aufbewahren
- Unterlagen führen, die die Erstellung eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses ermöglichen
In der Praxis bedeutet dies, dass jede ausgestellte Rechnung, jede bezahlte Ausgabe und jede Bankbuchung der Gesellschaft in deinem Buchführungssystem erfasst sein muss.
Was deine monatlichen Pflichten konkret bedeuten
Szenario A: Gesellschaft ohne Mitarbeiter, ohne Geschäftsführervergütung, nicht umsatzsteuerregistriert
Das häufigste Profil einer E-Resident-OÜ, die B2B-Kunden in Rechnung stellt und Gewinne in der Gesellschaft belässt.
Monatliche Pflichten:
- Keine TSD erforderlich
- Keine KMD erforderlich
- Buchführung: alle ausgestellten Rechnungen und Betriebsausgaben erfassen
Einreichungskalender: Monatlich nichts beim EMTA einzureichen. Jahresabschluss bis 30. Juni.
Szenario B: Gesellschaft mit Geschäftsführervergütung, nicht umsatzsteuerregistriert
Monatliche Pflichten:
- TSD bis zum 10. — Meldung der Vergütung und Zahlung der anfallenden Einkommensteuer und Sozialabgaben
- Buchführung: alle Rechnungen, Vergütungen und Ausgaben erfassen
Wichtiger Hinweis zu Sozialabgaben: Bei Auszahlung einer Geschäftsführervergütung muss die Gesellschaft Sozialabgaben (sotsiaalmaks) von 33 % auf den Bruttobetrag zahlen, zuzüglich Arbeitslosenversicherungsbeiträge. Das sind erhebliche Kosten, die viele Gründer unterschätzen.
Szenario C: Gesellschaft mit Geschäftsführervergütung UND umsatzsteuerregistriert
Monatliche Pflichten:
- TSD bis zum 10.
- KMD + INF-Anlage bis zum 20.
- Vollständige Buchführung
Das ist das administrativ anspruchsvollste Szenario — zwei separate monatliche Fristen beim EMTA, jede mit Strafen bei Verspätung.
Szenario D: Gesellschaft mit Dividendenausschüttung
Wenn du in einem bestimmten Monat Gewinne als Dividenden ausschüttest, muss für diesen Monat eine TSD eingereicht werden, die die Ausschüttung meldet und die 22%ige Körperschaftsteuer abführt.
Wichtig: Dividendenausschüttungen lösen keine Sozialabgabenpflichten aus — im Gegensatz zu Geschäftsführervergütungen. Deshalb bevorzugen viele E-Resident-Gründer Dividenden als primäre Form der Gewinnentnahme.
Der Jahresabschluss: die eine jährliche Pflicht, die alle betrifft
Zusätzlich zu den monatlichen Pflichten muss jede estnische OÜ einen Jahresabschluss beim estnischen Handelsregister bis zum 30. Juni jeden Jahres einreichen. Diese Pflicht gilt für alle Gesellschaften — aktive und ruhende.
Die häufigsten Fehler von E-Resident-Gründern
Annehmen, dass keine Aktivität keine Pflichten bedeutet. Ist deine Gesellschaft umsatzsteuerregistriert, musst du jeden Monat eine KMD einreichen — auch in ruhigen Monaten ohne Rechnungen.
Vergessen, dass Dividenden eine TSD auslösen. Auch ohne Mitarbeiter und ohne Vergütung: Eine Dividendenausschüttung erfordert eine TSD bis zum 10. des Folgemonats.
Buchführung auf Jahresende verschieben. Monatliche Buchführung ist nicht nur gute Praxis — sie ist gesetzlich vorgeschrieben.
Belege vernachlässigen. Jede geltend gemachte Ausgabe muss durch eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung belegt sein.
Umsatzsteuerschwelle nicht im Blick behalten. Nähert sich dein steuerpflichtiger estnischer Umsatz den 40.000 €, handle vor Erreichen der Schwelle — nicht danach.
Monatlicher Compliance-Kalender auf einen Blick
| Frist | Was | Wer |
|---|---|---|
| 10. jeden Monats | TSD-Erklärung + Zahlung | Gesellschaften, die im Vormonat Gehälter, Vergütungen, Dividenden oder Honorare gezahlt haben |
| 20. jeden Monats | KMD + INF-Anlage + Zahlung | Nur umsatzsteuerregistrierte Gesellschaften |
| Laufend | Buchführung und Belegaufbewahrung | Alle Gesellschaften |
| 30. Juni jährlich | Jahresabschluss | Alle Gesellschaften, jedes Jahr |
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Für eine einfache E-Resident-OÜ, die nicht umsatzsteuerregistriert ist und keine regelmäßige Geschäftsführervergütung zahlt, ist der monatliche Compliance-Aufwand tatsächlich gering. Sobald du jedoch Umsatzsteuerregistrierung, regelmäßige Geschäftsführervergütungen, Mitarbeiter oder häufige Dividendenausschüttungen hinzufügst, steigt die Komplexität erheblich.
Der Buchhaltungsservice von Unicount deckt all das ab: monatliche Buchführung, TSD- und KMD-Einreichungen, Umsatzsteuerregistrierung und -erklärungen sowie Jahresabschlusserstellung. Alles an einem Ort, auf Englisch, von Buchhaltern, die sich auf E-Resident-Gesellschaften spezialisiert haben.
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Häufig gestellte Fragen
Meine Gesellschaft hatte diesen Monat keine Aktivität. Muss ich etwas einreichen? Bist du nicht umsatzsteuerregistriert und hast keine Zahlungen an Privatpersonen geleistet, hast du in der Regel keine monatlichen Einreichungspflichten. Bist du umsatzsteuerregistriert, musst du trotzdem eine KMD einreichen.
Was ist der Unterschied zwischen TSD und KMD? Die TSD ist die Einkommensteuer- und Sozialabgabenerklärung — sie betrifft Zahlungen, die du an Personen leistest (Gehälter, Vergütungen, Dividenden). Die KMD ist die Umsatzsteuererklärung — sie betrifft Verkäufe und Einkäufe mit Umsatzsteuer.
Kann ich die Buchführung meiner estnischen OÜ selbst erledigen? Ja, es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen professionellen Buchhalter zu beauftragen. Allerdings müssen estnische Rechnungslegungsstandards eingehalten werden, Erklärungen müssen auf Estnisch über das EMTA-Portal eingereicht werden, und Fehler ziehen Strafen nach sich.
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