Wann was erforderlich ist und wie es für E-Residents funktioniert
Bei der Gründung und Führung einer estnischen Gesellschaft als E-Resident tauchen früh zwei Begriffe auf: Geschäftsadresse und Kontaktperson.
Sie hängen zusammen, sind jedoch rechtlich nicht identisch. Ein Missverständnis dieser Unterschiede führt häufig zu späteren Compliance-Problemen.
Dieser Leitfaden erklärt, wann eine Geschäftsadresse ausreicht, wann eine Kontaktperson zwingend erforderlich ist und wie diese Pflichten 2026 für E-Residents gelten.
Jede estnische Gesellschaft benötigt eine Geschäftsadresse
Die Geschäftsadresse ist die offiziell im estnischen Handelsregister eingetragene Adresse der Gesellschaft.
An diese Adresse gelten behördliche Schreiben und Verfahrensdokumente als rechtlich zugestellt.
Die Adresse ist öffentlich einsehbar und wird von Behörden, Banken und Geschäftspartnern genutzt.
In Estland gibt es zwei Möglichkeiten:
- Eine Adresse in Estland (z. B. über ein lizenziertes Virtual-Office)
- Die Adresse des Vorstands, auch außerhalb Estlands
Beide Varianten sind zulässig, führen jedoch zu unterschiedlichen Pflichten.
Wann eine estnische Geschäftsadresse ausreicht
Wird eine estnische Geschäftsadresse über einen lizenzierten Anbieter genutzt, ist in der Regel keine zusätzliche Kontaktperson erforderlich.
Dies ist die gängigste Lösung für E-Residents.
Wann eine Kontaktperson zwingend erforderlich ist
Eine Kontaktperson ist notwendig, wenn:
- die Geschäftsadresse außerhalb Estlands liegt und
- der Vorstand ebenfalls außerhalb Estlands ansässig ist
Aufgaben der Kontaktperson
Die Kontaktperson:
- nimmt amtliche Dokumente entgegen
- leitet diese unverzüglich weiter
- gilt als rechtswirksame Zustellstelle
Sie hat keine Vertretungs- oder Entscheidungsbefugnis.
Wer Kontaktperson sein darf
Nur bestimmte Berufsgruppen, u. a.:
- lizenzierte Dienstleister
- Rechtsanwälte
- Wirtschaftsprüfer
- Steuervertreter
- Notare
Bedeutung für die Compliance
Amtliche Schreiben können u. a. betreffen:
- Jahresabschlüsse
- Steuerprüfungen
- Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren
Versäumnisse können zu Bußgeldern oder Löschung führen.
Unicount-Lösungen
Unicount bietet:
- Virtual Office
- Kontaktperson
- Kombinierte Lösung
Fazit
Geschäftsadresse und Kontaktperson sind keine Formalitäten. Eine frühzeitige Klärung verhindert spätere Risiken.
