Как основатель с электронным резидентством, вы, вероятно, не так хорошо знакомы с бухгалтерскими правилами в Эстонии. Впервые основатели могут даже не знать правил в стране, в которой они в настоящее время живут. Вы только что зарегистрировали свою первую компанию и задумываетесь, как лучше организовать бухгалтерию.
В этой статье мы объясним, какие шаги и лучшие практики необходимы для организации финансов вашей компании с минимальными усилиями.
Знание организации бухгалтерии и уплаты налогов — это ответственность совета директоров компании. Для индивидуальных предпринимателей это вы; никто другой не может сделать это в вашей компании. Даже если у вас есть поставщик услуг, их обязанности и ответственность всегда ограничены тем, что вы заранее согласовали и предоставили бухгалтерской команде.
Какие темы мы охватываем?
В этой статье мы рассмотрим следующие темы:
- Как разделить личные и корпоративные финансы?
- Как внести уставной капитал?
- Как одолжить деньги компании?
- Как вести учет?
- Как получить бизнес-расходы без налогов?
- Как выплачивать зарплату?
- Как выплачивать дивиденды?
- Как зарегистрироваться для НДС?
- Где платить налоги?
- Как платить налоги в Эстонии?
- Как подавать годовые отчеты?
- Как выбрать бухгалтера?
- Как работать с эстонским бухгалтером?
Как разделить личные и корпоративные финансы?
Простой ответ — никогда не проводить транзакции компании через ваш личный банковский счет или кредитную карту. Несоблюдение этого простого правила создаст дополнительный уровень сложности, так как вы будете не уверены, какие расходы связаны с бизнесом и нуждаются в возмещении. Конечно, отсутствие бизнес-счета и платежной карты заставляет основателей использовать личные финансы для покрытия начальных расходов. Мы рекомендуем возмещать эти не облагаемые налогом расходы как можно скорее с первого дохода, полученного компанией.
Случайные платежи себе или снятие наличных из банкомата — самый надежный способ попасть в неприятности. Это будет путаница, когда ваш бухгалтер попытается разобраться, как записать все эти элементы в вашей банковской выписке для налоговых целей.
Как внести уставной капитал?
Первое, что должен сделать новый основатель, это внести уставной капитал на банковский счет компании; до тех пор это обязательство, означающее деньги, которые вы должны компании или ее кредиторам в худшем случае. Начиная с февраля 2023 года, акционеры эстонских ООО должны оценить сумму уставного капитала, необходимую для начала и ведения бизнеса. Поскольку минимальная номинальная стоимость акции составляет один евроцент, уставной капитал эстонского ООО может составлять один евроцент, если у него один основатель и акционер.
С юридической точки зрения, уставной капитал компании должен быть внесен на банковский счет или в депозит суда до подачи заявления на регистрацию компании. Большинство электронных резидентов делают это после регистрации компании, так как очень ограниченные возможности открыть «стартовый счет» до того, как есть юридическое лицо в реестре. В настоящее время ни один из банков, работающих в Эстонии, не предлагает бизнес-счета компаниям с электронным резидентством без личного визита в Эстонию.
Требование подтвердить, что вы внесли деньги на банковский счет компании, применяется только в случае, если общий уставной капитал компании превышает 50 000 евро. Тогда суд хочет увидеть сертификат от вашего банковского сервиса, подписанный цифровой подписью или отправленный на бумаге с чернильной подписью.
Финтех-компании с лицензией EEA завоевали значительную популярность среди электронных резидентов в последние годы благодаря своим удобным онлайн-панелям и возможности принимать эстонские компании, основанные и управляемые электронными резидентами. Популярные варианты включают Revolut, N26 и Paysera. Команда e-Residency определила множество других финтех-компаний, склонных принимать эстонские ООО. Мы дали наши лучшие советы основателям в нашей статье Открытие банковского счета в Эстонии.
Как одолжить деньги компании?
Если вы зарегистрировали компанию с уставным капиталом 1 цент или 1 евро, что является рекомендованной суммой Unicount, вашей компании может не хватить средств для оплаты первых расходов. Самый простой способ решить эту проблему — предоставить компании заем. Акционеры могут предоставить любой размер займа компании для бизнес-целей. Сложность заключается в определении рыночных условий для процентной ставки, если проценты должны быть выплачены. Проценты, выплачиваемые частным лицам за займы, предоставленные бизнесу, облагаются подоходным налогом в Эстонии для налоговых резидентов. Именно поэтому эстонские основатели обычно избегают уплаты любых процентов. Компания с единственным акционером может затем оставить деньги, необходимые для выплаты процентов, и реинвестировать их или сделать другие расходы.
Нет точных правил для установления процентной ставки, кроме идеи о том, что она должна соответствовать рыночным условиям. Это может быть 0% без графика погашения и срока и даже без письменного договора. Мы все же предлагаем использовать бесплатный шаблон договора, чтобы у вас он был, когда потребуется. Взимание 10% процентов означает, что вам нужно быть готовым объяснить, как это соответствует рыночным условиям.
Как вести учет?
Каждый, кто нанимает бухгалтера в Эстонии, вскоре узнает, что руководство должно предоставлять квитанции и счета за каждую исходящую сумму, такую как покупки, совершенные с помощью карт компании, или суммы, оплаченные с банковского счета компании. Они также необходимы для возмещения расходов, которые вы понесли за личные средства. Все, что не имеет исходного документа, будет считаться займом директора. Предположим, вы не зарегистрированы для НДС в Эстонии или у вас нет бухгалтера. В этом случае вы можете узнать после насыщенного года с сотнями мелких бизнес-расходов, что ваш бухгалтер не желает подавать ваши годовые отчеты, основываясь только на банковской выписке.
Закон о бухгалтерском учете Эстонии фактически требует, чтобы вы сохраняли все документы в течение 7 лет после окончания финансового года. Вот почему мы рекомендуем использовать хорошее онлайн-программное обеспечение для управления расходами, такое как Envoice. Это позволяет вам фотографировать чеки за кофе на ходу, и документы сразу загружаются в облако для вашего бухгалтера.
Как сделать бизнес-расходы без налогообложения?
Те основатели с электронным резидентством, которые не нанимают профессионального бухгалтера, могут упустить выгоды и возможности, предоставляемые им эстонским налоговым законодательством, из-за недостатка знаний.
Хорошая новость заключается в том, что наличие налоговых вычетов на бизнес-расходы не связано с наличием оборота компании. Некоторые компании могут быть убыточными в течение нескольких лет, разрабатывая свои продукты и услуги. Еще лучше то, что член совета директоров имеет право на аналогичные налоговые вычеты по доходу, как и сотрудник компании с ежемесячной зарплатой.
Разумные расходы, связанные с бизнесом, необходимые для ведения бизнеса, в большинстве случаев могут быть учтены как расходы компании и, следовательно, не подлежат корпоративному налогу на прибыль. Мы объяснили налоговые вычеты в Эстонии, чтобы помочь вам определить бизнес-расходы.
Как платить зарплату?
Выплата зарплаты директору не является обязательной для эстонских ООО, поэтому большинство компаний с электронным резидентством, на ранней стадии развития, воздерживаются от этого. Выплата зарплаты означает уплату обязательных социальных взносов в размере до 33%, даже если компании не хватает оборота для покрытия этих расходов. Вот почему такие учредители эстонских компаний, имеющие эстонское ООО в качестве малого общества с ограниченной ответственностью (Mikro- или OÜ), зачастую предпочитают выплачивать себе периодические дивиденды. Для выплаты дивидендов не требуется уплаты социальных взносов.
Тем не менее, вы можете заплатить себе ежемесячную зарплату, если у компании есть положительный доход и хорошие денежные потоки. Мы объяснили налоговые обязательства компании при выплате зарплаты в нашей статье «Налогообложение зарплаты и дивидендов».
Если вы зарегистрированы как налоговый резидент в другой стране, вы должны знать, что между Эстонией и вашей страной существует налоговое соглашение об избежании двойного налогообложения. Эти договоренности заключены, чтобы гарантировать, что ваши доходы не будут облагаться налогом дважды в разных странах. Тем не менее, вам следует проконсультироваться с местным налоговым консультантом, чтобы избежать двойного налогообложения ваших дивидендов или зарплаты в другой стране.
Как зарегистрироваться для НДС?
В Эстонии не существует порога обязательной регистрации компании для целей НДС. Тем не менее, компании с электронным резидентством часто выбирают регистрацию для НДС, чтобы получить возможность выставлять счета с НДС для своих клиентов в Эстонии или ЕС. Мы объяснили все, что вам нужно знать о регистрации НДС для вашего эстонского ООО в нашей статье НДС в Эстонии.
Где платить налоги?
Каждой компании важно понять, где они должны платить налоги и какие налоговые обязательства существуют. Эстония известна своей благоприятной налоговой системой для бизнеса, которая привлекает предпринимателей со всего мира. Однако это не освобождает компании от необходимости соблюдать налоговые правила, как в Эстонии, так и в других странах, где они могут вести деятельность.
Компания, зарегистрированная в Эстонии, обычно платит налоги в Эстонии. Однако если компания ведет деятельность в другой стране, у нее могут возникнуть налоговые обязательства в этой стране. Это особенно важно учитывать компаниям с электронным резидентством, которые часто ведут международный бизнес.
Важно консультироваться с налоговыми экспертами, чтобы понять все налоговые обязательства вашей компании, как в Эстонии, так и за ее пределами. Это поможет избежать двойного налогообложения и других налоговых проблем.
Как подавать годовые отчеты?
Все компании в Эстонии обязаны подавать годовые отчеты, независимо от их деятельности или дохода. Годовые отчеты должны быть поданы в Коммерческий регистр Эстонии до 30 июня следующего года за отчетным периодом. Это означает, что за 2023 год отчет должен быть подан до 30 июня 2024 года.
Годовой отчет включает финансовую отчетность компании, такую как баланс, отчет о прибылях и убытках, а также пояснительную записку. Для подготовки годового отчета рекомендуется нанимать профессионального бухгалтера, чтобы избежать ошибок и обеспечить соответствие всем требованиям.
Как выбрать бухгалтера?
Выбор бухгалтера — это важный шаг для каждой компании. Бухгалтер играет ключевую роль в управлении финансами компании, подготовке налоговых деклараций и годовых отчетов. При выборе бухгалтера обратите внимание на следующие моменты:
- Опыт работы с компаниями с электронным резидентством.
- Знание налогового законодательства Эстонии и вашей страны.
- Репутация и отзывы других клиентов.
- Стоимость услуг и условия сотрудничества.
Мы рекомендуем выбирать бухгалтера, который специализируется на работе с компаниями с электронным резидентством и имеет опыт работы с международными клиентами. Это обеспечит вам качественное обслуживание и поможет избежать налоговых проблем.
Как работать с эстонским бухгалтером?
Работа с эстонским бухгалтером может быть простым и удобным процессом, если следовать нескольким простым правилам:
- Предоставляйте все необходимые документы и информацию вовремя.
- Обсуждайте все финансовые вопросы и планы с бухгалтером.
- Следите за изменениями в налоговом законодательстве и консультируйтесь с бухгалтером по всем вопросам, связанным с налогами.
Хороший бухгалтер поможет вам не только управлять финансами вашей компании, но и оптимизировать налоговые обязательства, обеспечивая при этом соответствие всем требованиям законодательства.
