Quand chacune est requise et comment cela fonctionne pour les e-résidents
Lors de la création et de la gestion d’une société estonienne en tant qu’e-résident, deux notions apparaissent très tôt et régulièrement : l’adresse légale et la personne de contact.
Elles sont liées, mais ne sont pas identiques. Une mauvaise compréhension de la différence est l’une des causes fréquentes de problèmes de conformité par la suite.
Ce guide explique quand une adresse légale suffit, quand une personne de contact est obligatoire et comment ces exigences s’appliquent concrètement aux sociétés d’e-résidents en 2026.
Toute société estonienne doit avoir une adresse légale
L’adresse légale est l’adresse officielle de la société, enregistrée au Registre du commerce estonien.
C’est à cette adresse que les notifications officielles et les documents procéduraux sont réputés être valablement remis.
L’adresse légale est publique et utilisée par les autorités, les banques, les partenaires commerciaux et les contreparties pour identifier le siège formel de la société.
En Estonie, une société peut disposer d’une adresse légale de deux manières :
- Une adresse en Estonie, généralement fournie par un prestataire de bureau virtuel agréé
- L’adresse du conseil d’administration, même si celle-ci se situe hors d’Estonie
Les deux options sont légalement valables, mais elles entraînent des obligations différentes.
Quand une adresse légale en Estonie suffit
Si votre société utilise une adresse légale en Estonie fournie par un prestataire agréé, une personne de contact distincte n’est généralement pas requise.
Dans ce cas :
- Les documents officiels sont envoyés à l’adresse estonienne
- Le prestataire les reçoit et vous les transmet
- La société reste joignable en Estonie à tout moment
C’est la solution la plus courante pour les e-résidents, car elle centralise les obligations et évite des démarches de conformité supplémentaires.
Chez Unicount, cette solution est incluse dans le service Bureau virtuel, qui comprend :
- Une adresse légale conforme en Estonie
- La gestion et la transmission du courrier officiel
- Une inscription correcte au Registre du commerce
Quand la désignation d’une personne de contact est obligatoire
Une personne de contact est obligatoire lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :
- L’adresse légale de la société est située hors d’Estonie
- Le conseil d’administration est également situé hors d’Estonie
Dans ce cas, la loi estonienne impose la désignation d’une personne de contact agréée en Estonie.
L’objectif est clair : permettre aux autorités de remettre des documents officiels en Estonie et de les considérer comme légalement reçus.
Rôle réel de la personne de contact
Le rôle de la personne de contact est limité mais essentiel.
Elle :
- Reçoit les documents officiels et procéduraux
- Les transmet sans délai à la société
- Constitue le point de remise légalement reconnu
Dès qu’un document est remis à la personne de contact, il est juridiquement considéré comme reçu par la société, même si celle-ci ne l’a pas encore consulté.
La personne de contact :
- Ne représente pas la société
- Ne prend aucune décision
- N’agit pas en tant que dirigeant ou employé
- N’a pas accès aux comptes bancaires
Qui peut être personne de contact en Estonie
Seuls certains professionnels agréés peuvent exercer ce rôle, notamment :
- Prestataires de services fiduciaires agréés
- Avocats et cabinets d’avocats
- Auditeurs agréés
- Représentants fiscaux enregistrés
- Notaires
La désignation est généralement valable un an et doit être renouvelée avant expiration.
En l’absence d’une personne de contact valide lorsque celle-ci est obligatoire, une procédure de radiation de la société peut être engagée.
Pourquoi ce dispositif doit rester actif
Les notifications officielles peuvent inclure :
- Rappels de dépôt des comptes annuels
- Notifications fiscales ou demandes d’audit
- Enquêtes obligatoires de Statistics Estonia
- Décisions administratives ou judiciaires
Ne pas recevoir ou ne pas répondre à ces documents peut entraîner :
- Des amendes
- La radiation forcée de la société
- Dans les cas graves, des conséquences sur le statut d’e-résident
Comment Unicount structure ces services
Selon votre situation, Unicount propose :
- Bureau virtuel uniquement
- Personne de contact uniquement
- Bureau virtuel + personne de contact
Toutes les options sont conformes au droit estonien et peuvent être ajustées si la structure de la société évolue.
Conclusion
En Estonie, la distinction entre adresse légale et personne de contact est claire juridiquement, mais souvent mal comprise.
Règle essentielle :
- Toute société doit avoir une adresse légale
- La personne de contact n’est requise que dans certains cas transfrontaliers
- Les deux doivent rester valides en permanence
Clarifier cette question dès le départ permet d’éviter des risques inutiles et des problèmes de conformité.
