Как работает сервис виртуального офиса от Unicount
Зарегистрировать компанию в Эстонии проще всего с помощью Unicount. Вы можете зарегистрировать организацию с виртуальным юридическим адресом в Эстонии всего за несколько минут. Unicount делает возможным быстрое создание компании благодаря виртуальному офису и услуге контактного лица, которое включено в данный процесс.
Сервис виртуального офиса от Unicount создан для удовлетворения потребностей электронных резидентов, желающих основать эстонскую компанию онлайн. Кроме того сервисом также могут воспользоваться граждане и резиденты Эстонии, предпочитающие профессиональный юридический адрес для их компании. В данной статье мы объясним как работает сервис виртуального офиса.
Что такое виртуальный офис?
Благодаря виртуальному офису ваш бизнес получает фактический адрес в Эстонии, а также некоторые услуги, которые потенциально должны выполняться вашим административным персоналом в офисе. С помощью виртуального офиса вы можете работать из любой точки мира, при этом имея зарегистрированный в Эстонии адрес вашей компании с качественной обработкой корреспонденции. Все банковские карты и юридические документы, направленные в адрес вашей компании, будут направлены вам в электронном виде либо физически.
Коммерческий кодекс Эстонии, начиная с 2018 года, предписывает электронным резидентам, являющимся основателями компаний, назначить уполномоченное контактное лицо, ответственное за получение официальных уведомлений. Unicount обладает лицензией, позволяющей действовать в качестве вашего контактного лица, ответственного за получение всех официальных обращений от государственных органов Эстонии.
Регистрация адреса виртуального офиса с помощью Unicount
Существует три варианта подписки на услугу виртуального офиса от Unicount. Первый — это основать новую компанию с ограниченной ответственностью через самообслуживание от Unicount, доступное на английском, эстонском, французском, испанском, немецком, турецком и русском языках.
Вы должны являться гражданином, резидентом или электронным резидентном Эстонии, чтобы подписаться на сервисы Unicount онлайн. Это связано с тем, что вам необходим эстонский персональный идентификационный код (также известный как ‘isikukood’), а также цифровой идентификационной документ для доступа к нашему личному кабинету клиента и подачи заявлений в регистр электронного бизнеса.
Если вы проживаете за пределами Эстонии, тогда подписка на виртуальный офис от Unicount с услугой контактного лицав подходит вам. Адрес регистрации вашей компании будет Veskiposti 2-1002 в новом здании Avala Electra в Таллине. Годовая подписка с контактным лицом стоит 179€, или 99€ без контактного лица для основателей-резидентов. В соответствии с эстонским законодательством будет также добавлен налог в размере 20%.
Вторым возможным вариантом является ситуация, когда у вас уже есть эстонская компания и вы хотите перейти к сервису виртуального офиса Unicount. Существует отдельный процесс подписки исключительно на виртуальный офис Unicount на Unicount.eu/ru/usluga-adresa. Это даже проще, чем регистрация новой компании. После оформления подписки вам будет необходимо обновить юридический адрес вашей компании и контактное лицо в эстонском коммерческом регистре. Мы подготовили полноценную инструкцию в разделе частых вопросов и ответов Unicount: Как изменить мой зарегистрированный юридический адрес и контактное лицо?
Третий вариант заключается в регистрации вашей компании в государственном регистре электронного бизнеса или у нотариуса по какой-либо причине. С нашей стороны также нет возражений, если вам не нужна дополнительная поддержка и вы хотите сэкономить плату в 25€ за API, которую Unicount вынужден брать за услугу быстрого онлайн основания. Вообще, вам придется воспользоваться данной услугой в любом случае, если вы намерены основать с нуля компанию с несколькими акционерами. Причина в том, что текущий API коммерческого регистра поддерживает организации с одним основателем. Однако вам все ещё будет необходим адрес компании и контактное лицо в Эстонии, которые вы можете получить с помощью регистрации в виртуальном офисе от Unicount. Просто нажмите на вкладку «У моей компании ещё нет регистрационного кода», чтобы наша команда помогла вам с регистрацией компании в регистре электронного бизнеса.
Когда основывается новая компания, но с использованием эстонского коммерческого регистра, тогда мы одновременно основываемся на инструкции по тому, как это сделать, и при этом все также используем нашу подписку на сервис виртуального офиса: «Как я могу использовать сервис Unicount по адресу и контактному лицу при регистрации компании самостоятельно?».
Пользование сервисом виртуального офиса от Unicount
После регистрации вашей компании, вы получаете доступ к личному кабинету клиента Unicount. При авторизации мы проверяем привязан ли ваш персональный идентификационный номер в вашей карте электронного резидента, Smart-ID, ID-карте или Мобильном идентификаторе к хотя бы одной активной подписке на виртуальный офис.
Существуют множественные подписки на виртуальный офис, присоединенные к пользователям, имеющим несколько компаний в Эстонии, но пока что отсутствует многопользовательская поддержка, дающая доступ различным пользователям от одной компании.
Активация вашего сервиса
После регистрации вашей компании, вы получите письмо-приглашение по активации услуг виртуального офиса. Это значит, что Unicount теперь потребуется немного больше информации о вашем бизнесе и акционерах, чтобы иметь возможность вас обслуживать.
Требование о сборе персональных данных исходит из эстонского законодательства, регулирующего деятельность таких лицензированных поставщиков услуг, как Unicount. Для передачи персональных данных авторизуйтесь в личном кабинете клиента, откройте меню Данные клиента и заполните необходимые Данные о бизнесе так, как показано на данном скриншоте с примером данных о Unicount. Когда вы закончите, нажмите «Сохранить изменения» в верхнем правом углу. Сохранение данных автоматически перенесет вас к следующей форме, где вы можете ввести бенефициарных владельцев компании и загрузить файл с их паспортами. У нас есть полная инструкция о том, как это сделать здесь: Как я могу активировать услуги виртуального офиса?
Сохранение предпочитаемых способов связи
Личный кабинет Unicount так же, как и самостоятельное основание компании, доступен на английском, эстонском, французском, испанском, немецком, турецком и русском языках. Не имеет значение какой язык вы использовали для авторизации, вы всегда можете изменить его на подходящий. Выбор предпочитаемого языка означает, что язык пользовательского интерфейса в личном кабинете меняется после нажатия кнопки «Сохранить изменения». Все последующие письма и сообщения, отправляемые Unicount, будут на этом языке при наличии соответствующего перевода.
Вы также можете выбрать предпочитаемые способы связи ниже меню Профиля пользователя. Там вы можете выбрать, хотите ли получать новостную рассылку Unicount и предложения партнеров или отказаться, если вы ранее соглашались. Уведомления об услугах и входящей корреспонденции активны по умолчанию и не могут быть отключены. Уведомления о согласии не могут быть отключены, так как Unicount несёт фидуциарную ответственность за оповещение обо всех полученных официальных уведомлениях, например, крайних сроках подачи годовых отчетов, просроченных налоговых отчетах или официальных публикациях в прессе.
Доступ к корреспонденции
Всеотправления, полученные по адресу регистрации вашей компании, ежедневно вскрываются и сканируются. Затем Unicount загружает отсканированные письма в в ваше меню Сообщения в личном кабинете и вы получаете уведомление на почту о получении новой корреспонденции. Для прочтения необходимо авторизоваться в личном кабинете здесь.
Существует три категории сообщений в вашем разделе Сообщения:
Почта — это категория для направленных физически отправлений в адрес вашей компании. Она также включает уведомления о готовности банковских карт.
Официальные письма — это категория для писем каких-либо эстонских правительственных органов, которые Unicount получил, так как вы являетесь частью системы Unicount по защите от спама благодаря наличию адреса электронной почты Unicount eesti.ee 14614272@eesti.ee, который назначен вашей компании в качестве общедоступного, либо Unicount получил данное отправление будучи вашим уполномоченным контактным лицом в Эстонии. Все компании, основанные с помощью сервиса API от Unicount с услугой контактного лица, идут по умолчанию с системой защиты от спама.
Unicount — категория для всех сообщений, связанных с услугами виртуального офиса, которые Unicount отправляет для поддержания вашей подписки активной.
В случае, если команда Unicount обнаружит, что полученное от органов власти письмо содержит стандартный шаблон, используемый судом или налоговой инспекцией, вы можете воспользоваться нашими переведенными шаблонами с дополнительными пояснениями для лучшего понимания содержания документов, полученных на эстонском языке. Если такой переведенный шаблон отсутствует, вы всегда можете воспользоваться сервисами машинного перевода, таким как Google Translate. После выбора предпочитаемого языка пользователя в таблице выбора предпочитаемых способов связи, вам понадобится данная функция только в случае, если ни один из языков, поддерживаемых самообслуживанием от Unicount, не отвечает вашим потребностям. Пожалуйста, свяжитесь со службой поддержки Unicount, если вы не понимаете содержимое каких-либо официальных писем или хотите убедиться в корректности машинного перевода.
Пересылка корреспонденции
В случае, если ваша компания получила такие отправления, как банковская карта, вы можете захотеть перенаправить их на ваш текущий адрес за пределами Эстонии. Вы можете просто уведомить нас о предмете, который хотите переслать и сообщить необходимый адрес.
Unicount пользуется услугами эстонской почтовой службы (Omniva) с отслеживанием и подписью или курьером DHL. Вы можете связаться с поддержкой Unicount для оценки стоимости. В дополнение к стоимости пересылки идет плата в 25 евро плюс налог. Плата за пересылку писем всегда взымается с вашей карты перед пересылкой с помощью Stripe. Пожалуйста, прочитайте данное руководство, чтобы понять, как добавить или изменить вашу карту для оплаты в личном кабинете.
Курьерские доставки
Согласно условия пользования Unicount не принимает и не перенаправляет своим клиентам почтовые или курьерские посылки за исключением случаев, когда это было заранее согласовано. Несмотря на это, каждую неделю нашим клиентам приходят некоторые посылки, такие как подтверждения подписки на Amazon или дебетовые карты Wise. В зависимости от курьера, доставляющего посылку с отслеживанием и подписью, он может растеряться при входе в здание Avala, не обнаружив названия вашей компании. Чтобы убедиться, что он не уйдёт с вашим важным конвертом, рекомендуем предупредить поддержку Unicount заранее, чтобы мы дали номер телефона курьеру для вызова офиса с ресепшн. Также, всегда используйте адрес Veskiposti 2-1002, чтобы работник ресепшн знал, что это адресовано клиенту Unicount. Номер офиса 1002 предназначен для использования исключительно клиентами виртуального офиса Unicount.
Как я могу обновить подписку на виртуальный офис?
Это совершенно просто сделать при использовании банковской карты в качестве метода оплаты. Unicount просто автоматически обновит вашу подписку на сервис виртуального офиса на следующие 12 месяцев путём списания годовой стоимости услуги за 7 дней до даты окончания подписки. Все, что вам необходимо сделать — это убедиться, что ваш метод оплаты или паспорт не просрочены. Все остальное Unicount сделает автоматически. В случае проблемы с пропавшей картой необходимой для автоматической оплаты вы можете скачать ваш счет из меню подписки и перечислить деньги Unicount для ручного обновления. Счета доступны за 60 дней до окончания подписки. Период текущей подписки вы всегда можете посмотреть в личном кабинете клиента.
В случае если вы захотели поменять поставщика услуг, вы всегда можете отменить ваши сервисы в меню подписок и затем поменять зарегистрированный юридический адрес и контактное лицо в коммерческом регистре до окончания срока действия.
Благодарим за прочтение!
This article was written by Adam Rang, Communications Director at Unicount. You can get started with Unicount at Unicount.eu.
Данная статья была написана Адамом Рэнгом, директором по коммуникациям Unicount. Вы можете начать использовать Unicount на Unicount.eu/ru/.
