Changer de prestataire pour votre soci\u00e9t\u00e9 estonienne est l’une de ces d\u00e9marches qui semble complexe mais s’av\u00e8re en r\u00e9alit\u00e9 simple d\u00e8s lors que vous en connaissez les \u00e9tapes. Les fondateurs changent de prestataire pour de nombreuses raisons: les tarifs ont \u00e9volu\u00e9, la qualit\u00e9 du service s’est d\u00e9grad\u00e9e, la soci\u00e9t\u00e9 a grandi et a besoin d’autre chose, ou ils souhaitent simplement tout regrouper au m\u00eame endroit. Quelle que soit la raison, le processus de transfert de votre bureau virtuel, de votre comptabilit\u00e9 ou de votre repr\u00e9sentant l\u00e9gal \u00e0 Unicount suit une s\u00e9quence claire que la plupart des fondateurs finalisent en quelques jours.<\/p>\n\n\n\n
Ce guide explique exactement ce qui peut \u00eatre transf\u00e9r\u00e9, les documents \u00e0 rassembler avant de commencer, les d\u00e9lais de chaque \u00e9tape, et ce qui se passe pendant et apr\u00e8s le transfert pour s’assurer que rien ne tombe dans les failles.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
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Unicount propose trois services principaux pour les soci\u00e9t\u00e9s estoniennes : bureau virtuel et adresse l\u00e9gale, comptabilit\u00e9 et repr\u00e9sentant l\u00e9gal. Chacun peut \u00eatre transf\u00e9r\u00e9 ind\u00e9pendamment ou simultan\u00e9ment, et le processus diff\u00e8re l\u00e9g\u00e8rement pour chacun.<\/p>\n\n\n\n
Vous pouvez transf\u00e9rer les trois services simultan\u00e9ment ou l’un apr\u00e8s l’autre. La plupart des fondateurs qui rejoignent Unicount commencent par le bureau virtuel car c’est le plus simple, puis ajoutent la comptabilit\u00e9 une fois qu’ils se sont familiaris\u00e9s avec la plateforme.<\/p>\n\n\n\n
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Avant d’initier tout transfert, rassemblez ces \u00e9l\u00e9ments. Les avoir \u00e0 disposition acc\u00e9l\u00e8re le processus et \u00e9vite tout blocage de derni\u00e8re minute.<\/p>\n\n\n\n
Aupr\u00e8s de votre prestataire actuel :<\/strong><\/p>\n\n\n\n Aupr\u00e8s du Registre des entreprises estonien :<\/strong><\/p>\n\n\n\n Aupr\u00e8s de votre banque :<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 1 : Souscrire au service de bureau virtuel d’Unicount<\/strong><\/p>\n\n\n\n Rendez-vous sur unicount.eu et souscrivez au service de bureau virtuel. L’abonnement annuel est de 199 euros hors TVA. Vous pouvez souscrire \u00e0 tout moment. Il n’est pas n\u00e9cessaire d’attendre l’expiration de l’abonnement chez votre prestataire actuel.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 2 : Mettre \u00e0 jour votre adresse l\u00e9gale au Registre des entreprises estonien<\/strong><\/p>\n\n\n\n Apr\u00e8s votre souscription, Unicount vous communique les coordonn\u00e9es de la nouvelle adresse. Vous vous connectez ensuite au portail du Registre des entreprises estonien sur ariregister.rik.ee avec votre carte d’e-r\u00e9sident ou Smart-ID, acc\u00e9dez \u00e0 votre soci\u00e9t\u00e9 et soumettez une demande de changement d’adresse l\u00e9gale. La taxe pour ce changement est d’environ 13 euros, pay\u00e9e directement au Registre. Le traitement prend un \u00e0 deux jours ouvrables.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 3 : Informer votre prestataire actuel<\/strong><\/p>\n\n\n\n Une fois le changement d’adresse confirm\u00e9 au Registre des entreprises, informez votre prestataire actuel que vous avez effectu\u00e9 le transfert. Si vous avez pr\u00e9pay\u00e9 pour une p\u00e9riode s’\u00e9tendant au-del\u00e0 de la date de transfert, v\u00e9rifiez leur politique de remboursement \u2014 celle-ci varie selon les prestataires.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 4 : Transfert du courrier en cours<\/strong><\/p>\n\n\n\n Informez Unicount de tout courrier attendu: notifications de l’administration fiscale, communications du Registre des entreprises ou tout autre document adress\u00e9 \u00e0 votre soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 l’ancienne adresse. Unicount prend en charge l’int\u00e9gralit\u00e9 du courrier entrant \u00e0 partir de la date d’activation de la nouvelle adresse.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9lai :<\/strong> Le transfert complet du bureau virtuel se finalise g\u00e9n\u00e9ralement en trois \u00e0 cinq jours ouvrables, de la souscription \u00e0 la confirmation du Registre des entreprises.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Le transfert d’un prestataire comptable exige davantage de pr\u00e9paration que le transfert d’un bureau virtuel, mais le processus est g\u00e9rable lorsqu’il est abord\u00e9 par \u00e9tapes.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 1 : Choisir le bon plan comptable Unicount<\/strong><\/p>\n\n\n\n Examinez les plans comptables d’Unicount avant de commencer. Le plan Lite \u00e0 29 euros par mois est destin\u00e9 aux fondateurs autonomes sans enregistrement TVA ni salari\u00e9s, souhaitant uniquement acc\u00e9der aux logiciels. Le plan Micro \u00e0 99 euros par mois inclut un comptable Unicount d\u00e9di\u00e9 qui g\u00e8re votre tenue de livres, votre rapprochement bancaire et vos rapports financiers. Le plan Standard \u00e0 149 euros par mois ajoute le d\u00e9p\u00f4t des d\u00e9clarations TSD et TVA. Choisissez le plan correspondant au niveau d’activit\u00e9 actuel de votre soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 2 : Demander vos archives comptables \u00e0 votre prestataire actuel<\/strong><\/p>\n\n\n\n Contactez votre prestataire comptable actuel et demandez un dossier de transfert complet. Celui-ci doit inclure votre balance g\u00e9n\u00e9rale \u00e0 la date de transfert, le plan comptable complet, tous les justificatifs de l’exercice en cours organis\u00e9s par p\u00e9riode, vos coordonn\u00e9es d’enregistrement TVA le cas \u00e9ch\u00e9ant, les informations relatives aux d\u00e9clarations fiscales en cours ou \u00e0 venir, et la confirmation que toutes les d\u00e9clarations aupr\u00e8s de l’EMTA sont \u00e0 jour \u00e0 la date de transfert.<\/p>\n\n\n\n Cette \u00e9tape est celle qui prend le plus de temps et d\u00e9pend du degr\u00e9 d’organisation de votre prestataire actuel. Accordez-vous au moins deux semaines pour un transfert propre, id\u00e9alement synchronis\u00e9 avec une fin de p\u00e9riode naturelle telle qu’une fin de mois ou de trimestre.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 3 : Souscrire \u00e0 la comptabilit\u00e9 Unicount et connecter votre logiciel<\/strong><\/p>\n\n\n\n Une fois souscrit, Unicount vous donne acc\u00e8s \u00e0 la plateforme Envoice pour la facturation et la gestion des d\u00e9penses. Votre comptable Unicount prendra contact avec vous pour lancer le processus d’int\u00e9gration et vous demandera les documents de transfert de l’\u00e9tape 2.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 4 : Notification \u00e0 l’EMTA<\/strong><\/p>\n\n\n\n Si votre soci\u00e9t\u00e9 est enregistr\u00e9e \u00e0 la TVA ou dispose de d\u00e9clarations fiscales en cours, votre comptable Unicount mettra \u00e0 jour les informations du repr\u00e9sentant fiscal aupr\u00e8s de l’EMTA pour refl\u00e9ter le changement. Cette d\u00e9marche est prise en charge par Unicount en votre nom.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 5 : Rapprochement du premier mois<\/strong><\/p>\n\n\n\n Votre comptable Unicount rapprochera les soldes d’ouverture issus des documents de transfert avec vos relev\u00e9s bancaires afin d’\u00e9tablir un point de d\u00e9part propre. Ce rapprochement est inclus dans le processus d’int\u00e9gration.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9lai :<\/strong> Un transfert comptable propre prend g\u00e9n\u00e9ralement deux \u00e0 quatre semaines \u00e0 partir de la demande des documents de transfert jusqu’\u00e0 la pleine op\u00e9rationnalit\u00e9 de la premi\u00e8re p\u00e9riode comptable Unicount.<\/p>\n\n\n\n Important :<\/strong> Assurez-vous que toutes les d\u00e9clarations en suspens aupr\u00e8s de votre prestataire pr\u00e9c\u00e9dent sont d\u00e9pos\u00e9es avant la date de transfert. Unicount assume la responsabilit\u00e9 des d\u00e9clarations \u00e0 partir de la date de d\u00e9but convenue uniquement. Toute d\u00e9claration couvrant des p\u00e9riodes ant\u00e9rieures au transfert reste de la responsabilit\u00e9 du prestataire pr\u00e9c\u00e9dent, sauf accord contraire explicite.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 1 : Souscrire au service de repr\u00e9sentant l\u00e9gal d’Unicount<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le service de repr\u00e9sentant l\u00e9gal est factur\u00e9 199 euros par an hors TVA, auxquels s’ajoutent 29 euros de frais d’\u00c9tat pour la d\u00e9signation au Registre des entreprises. Souscrivez sur unicount.eu.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 2 : Mettre \u00e0 jour le repr\u00e9sentant l\u00e9gal au Registre des entreprises estonien<\/strong><\/p>\n\n\n\n Connectez-vous sur ariregister.rik.ee avec votre carte d’e-r\u00e9sident ou Smart-ID et soumettez une demande de changement de repr\u00e9sentant l\u00e9gal. Vous aurez besoin des coordonn\u00e9es d’Unicount en tant que nouveau repr\u00e9sentant l\u00e9gal, fournies lors de la souscription. Les frais d’\u00c9tat pour ce changement sont de 29 euros. Le traitement prend un \u00e0 deux jours ouvrables.<\/p>\n\n\n\n \u00c9tape 3 : Informer votre pr\u00e9c\u00e9dent prestataire de repr\u00e9sentant l\u00e9gal<\/strong><\/p>\n\n\n\n Une fois le changement confirm\u00e9 au Registre des entreprises, informez votre prestataire pr\u00e9c\u00e9dent. Le mandat est juridiquement transf\u00e9r\u00e9 au moment o\u00f9 le Registre des entreprises enregistre le changement, et non au moment o\u00f9 vous notifiez l’ancien prestataire.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9lai :<\/strong> Le transfert du repr\u00e9sentant l\u00e9gal se finalise g\u00e9n\u00e9ralement en deux \u00e0 trois jours ouvrables.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Si vous transf\u00e9rez simultan\u00e9ment votre bureau virtuel, votre comptabilit\u00e9 et votre repr\u00e9sentant l\u00e9gal \u00e0 Unicount, la s\u00e9quence la plus efficace est la suivante :<\/p>\n\n\n\n En r\u00e9alisant les \u00e9tapes 3 et 4 en parall\u00e8le, vous \u00e9vitez d’attendre l’une avant de commencer l’autre.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Une pr\u00e9occupation fr\u00e9quente est l’existence d’une p\u00e9riode de rupture pendant le transfert: une p\u00e9riode o\u00f9 ni l’ancien prestataire ni Unicount ne couvre votre soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Vais-je perdre des donn\u00e9es en changeant de prestataire comptable ?<\/strong> Non. Vos archives comptables vous appartiennent, et non \u00e0 votre prestataire. Vous avez le droit de recevoir l’int\u00e9gralit\u00e9 de vos donn\u00e9es historiques (justificatifs, balances g\u00e9n\u00e9rales, d\u00e9clarations d\u00e9pos\u00e9es) de votre prestataire pr\u00e9c\u00e9dent. Faites-en la demande par \u00e9crit d\u00e8s le d\u00e9but du processus.<\/p>\n\n\n\n Puis-je changer de prestataire en cours d’ann\u00e9e plut\u00f4t que d’attendre janvier ?<\/strong> Oui. Unicount peut int\u00e9grer votre comptabilit\u00e9 \u00e0 tout moment de l’exercice. Un transfert en cours d’ann\u00e9e n\u00e9cessite un transfert propre des archives comptables de l’ann\u00e9e en cours, qu’Unicount rapprochera dans le cadre de l’int\u00e9gration.<\/p>\n\n\n\n Dois-je notifier l’EMTA lors du changement de prestataire comptable ?<\/strong> Si votre soci\u00e9t\u00e9 est enregistr\u00e9e \u00e0 la TVA ou dispose de d\u00e9clarations fiscales en cours, les informations du repr\u00e9sentant fiscal aupr\u00e8s de l’EMTA doivent \u00eatre mises \u00e0 jour. Unicount prend en charge cette d\u00e9marche dans le cadre du processus d’int\u00e9gration pour les clients comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Puis-je transf\u00e9rer mon bureau virtuel sans transf\u00e9rer ma comptabilit\u00e9 ?<\/strong> Oui. Chaque service Unicount est ind\u00e9pendant. Vous pouvez transf\u00e9rer votre adresse l\u00e9gale \u00e0 Unicount tout en conservant votre comptable actuel, ou transf\u00e9rer votre comptabilit\u00e9 tout en conservant votre adresse de bureau virtuel actuelle.<\/p>\n\n\n\n Que se passe-t-il si mon prestataire actuel ne r\u00e9pond pas \u00e0 mes demandes de transfert ?<\/strong> Si votre prestataire pr\u00e9c\u00e9dent tarde \u00e0 r\u00e9pondre aux demandes de transfert, envoyez la demande par \u00e9crit par e-mail et conservez-en la trace. En tant que client, vous \u00eates l\u00e9galement en droit d’obtenir vos propres donn\u00e9es comptables. Si le probl\u00e8me persiste, Unicount peut vous conseiller sur les \u00e9tapes suivantes en fonction de votre situation sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Si vous \u00eates pr\u00eat \u00e0 transf\u00e9rer votre soci\u00e9t\u00e9 estonienne \u00e0 Unicount, contactez-nous via le chat sur unicount.eu en nous indiquant les services que vous souhaitez transf\u00e9rer et votre calendrier souhait\u00e9. Nous vous guiderons pas \u00e0 pas pour votre situation sp\u00e9cifique et veillerons \u00e0 ce que rien ne tombe dans les failles pendant la transition.<\/p>\n\n\n\n Discutez avec nous du transfert \u2192<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Voir les plans comptables et tarifs \u2192<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n\n
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Transfert de votre bureau virtuel \u00e0 Unicount<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Transfert de votre comptabilit\u00e9 \u00e0 Unicount<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Transfert de votre repr\u00e9sentant l\u00e9gal \u00e0 Unicount<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Transf\u00e9rer l’ensemble des services simultan\u00e9ment<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Continuit\u00e9 du service pendant le transfert<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Tableau r\u00e9capitulatif des d\u00e9lais<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Service<\/th> D\u00e9lai habituel<\/th><\/tr><\/thead> Bureau virtuel uniquement<\/td> 3 \u00e0 5 jours ouvrables<\/td><\/tr> Repr\u00e9sentant l\u00e9gal uniquement<\/td> 2 \u00e0 3 jours ouvrables<\/td><\/tr> Comptabilit\u00e9 uniquement<\/td> 2 \u00e0 4 semaines<\/td><\/tr> Les trois ensemble<\/td> 2 \u00e0 4 semaines, services en parall\u00e8le pendant le processus<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Questions fr\u00e9quentes sur le transfert<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Pr\u00eat \u00e0 effectuer le transfert ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n